编写秘书准备工作项目表

掌握秘书准备工作的内容，了解领导商务旅行秘书准备工作项目表的基本要素，能够熟练制订秘书准备工作项目并填写秘书准备工作项目表。

张明的上司王经理负责公司的产品开发。下星期三，王经理将前往北京参加一个业务洽谈会（时间为10月5日至6日）。现在上司要张明做好北京之行的准备工作。

秘书张明接到任务后，立即梳理工作思路：

（1）确定行程日期；

（2）明确交通工具；

（3）明确具体工作事项；

（4）进一步了解业务洽谈会的具体内容、程序安排；

（5）准备需要携带的资料。

一、领导商务旅行秘书准备工作项目表（见表9-1）

表9-1　领导商务旅行秘书准备工作项目表

二、常用商务旅行物品清单（见表9-2）

表9-2　常用商务旅行物品清单

三、领导商务出行日程安排表（见表9-3）

表9-3　领导商务出行日程安排表

旅行计划表要说明出发和到达的地点，是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间，座位情况及旅馆情况。

旅行计划表要准备三份，一份给上司，一份给旅行人员的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要该表并有权利要，应再额外准备一份。

约会计划表应该包括城市名和省（州）名（如果是国外旅行，则要写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址、电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，则要把当时记录的档案找出来，交给上司。

把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。

把上司商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。

旅行常备的用品如下：

·信纸、信封（普通的、公司的、大号的）、邮票；

·笔记本；

·地址及电话、传真等号码；

·日历卡；

·世界各地时间表；

·国际电话号码表；

·文件夹；

·商业名片；

·声像材料；

·手机、手提电脑、光盘、微型录音机或者掌上电脑等；

·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡；

·相关档案；

·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍；

·日程表、约会安排表、时间表和计划表；

·钢笔、铅笔；

·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子；

·图章和印泥盒；

·急救药盒。

要准备随身携带的行李。有些主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。

另外，要为每件行李准备识别标签，注意每件行李里面还要放一套（出于安全考虑，有时不能把上司的姓名和地址写在贴在外面的标签上），办公室要经常准备一些这样的标签。

旅行时，商务人员可使用下列方法携带差旅费。

（1）预支差旅费。有些公司为出差人员提供预支差旅费，等出差回来报销。文秘人员拿到上司的出差信息，就可以填表申请预支差旅费。

（2）个人支票。经常出差的人，一般持有信用卡，如VIZA卡、万事达卡或美国运通卡，这些卡可以把个人支票兑换成现金。

（3）旅行支票。这种支票经常带有不同的面值，如美国就有10美元、100美元、5000美元等。文秘人员为上司在开有账户的银行或其他银行购买旅行支票时，要填写一张申请表，然后你的上司要当着银行代表的面在支票上签字。

如果上司经常出差，文秘人员应该收集一些交通图、时间表和飞机时刻表，还要有一些介绍旅馆方面的小册子，并随时与旅行社联系，更新信息，充实自己的资料库。

要办理旅行保险，如意外伤害保险等。

·训练目标

（1）能够为领导出行做好差旅安排。

（2）能够为领导出行做好相关的准备工作。

（3）能够制订领导商务旅行秘书准备工作项目表。

（4）能够制订领导商务出行日程安排表。

·知识要求

（1）需要了解上司商务旅行的原因和目的地。

（2）需要了解上司商务旅行必须做的准备工作。

（3）需要掌握商务旅行计划和日程表的内容。

·训练要求

（1）概括叙述完成各项任务的步骤。

（2）商务旅行计划和日程表的制订要求完整规范。

（3）商务旅行的准备工作要周详。

·任务描述

秘书王丽上班没几天，就碰到了这样一件事：人文创新集团的领导们经过慎重的考虑，对开拓国内市场的工作做了安排，其中包括几位领导的陆续外出。第一位外出的是陈明总经理，拟于6月2日到广州与吉利公司总经理张强会谈并共进晚餐；6月3日到公司驻广州办事处，了解他们下一步的工作打算；6月5日上午出席本公司的新产品推广会议。办公室主任让王丽负责为陈总经理制订旅行计划。

·操作提示

（1）以小组为单位进行，实训的准备工作需要2～4课时（课外完成），模拟制订商务旅行计划和日程表需要2课时。

（2）做好模拟商务旅行的前期准备非常重要，所以一定要定好小组负责人，并协商合理分配好任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（3）训练前布置学生复习制订商务旅行计划和日程表的写作知识与要求等工作任务，充分落实领导的思路和要求，通过分工合作完成。

在这项训练中，要总结得失，为实践活动提供有益的借鉴。