美国著名时间管理专家拉金,向企业管理者提出过18条时间管理的原则,这些基本原则对我们每个人也都是有用的。
其中,最重要的原则有:把事情分为轻重缓急,只做重要事情,放弃或拖延不重要的事情;拒绝外界的干扰;列一张“待办的事”清单,然后,按照单子上的安排去做;努力使自己始终围绕着自己的目标做事情。
很多管理者随着事业规模的不断扩大,自己显得力不从心,不是他们的能力不够,而是他们时间管理的能力没有跟上,时间管理的意识还没有建立起来,随着事业的磨炼,他们的战略思考能力提高了,他们的运作资源的能力也增强了,视野也开阔了,但时间管理的习惯却不是随着能力的提高而提高。所以,他们就会感到“分身乏术”、无力回天。
这种被动的局面中,其实是可以通过改进和强化时间管理的方法加以改变的。
时间管理的原则,主要如下:
1.设立明确的目标
时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。把今年度的4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定详细的计划,并依照计划进行。
2.学会列清单
把自己所要做的每一件事情都写下来,列一张总清单,这样做能让你随时都明确自己手头上的任务。在列好清单的基础上进行目标切割。
(1)将年度目标切割成季度目标,列出清单,每一季度要做哪一些事情;
(2)将季度目标切割成月目标,并在每月初重新再列一遍,遇到有突发事件而更改目标的情形时及时调整过来;
(3)每一个星期天,把下周要完成的每件事列出来;
(4)每天晚上把第二天要做的事情列出来。
3.做好“时间日志”
你花了多少时间在哪些事情,把它详细地,记录下来,每天从刷牙开始,洗澡,早上穿衣花了多少时间,早上搭车的时间,早上出去拜访客户的时间,把每天花的时间一一记录下来,做了哪些事,你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。
4.制订有效的计划
绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时,在实施计划中就可能节省3-4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划,那么实际上你正计划着失败。
5.遵循20:80定律
用你80%的时间来做20%最重要的事情。生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。一定要了解,对你来说,哪些事情是最重要的,是最有生产力的。成功者往往花最多时间在做最重要但不是最紧急的事情,而一般人往往将紧急但不重要的事放在第一位。因此,必须学会如何把重要的事情变得紧急。
6.安排“不被干扰”时间
假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情,或是做一些你认为最重要的事情,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至可能比三天的工作效率还要好。
7.确立个人的价值观
假如价值观不明确,就很难知道什么对你是最重要的,当你的价值观不明确时,就无法做到合理地分配时间。时间管理的重点不在管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但永远有时间做对你来说最重要的事。
8.严格规定完成期限
巴金森(C.Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法则》中写下这段话“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。
9.学会充分授权
列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情,把它们写下来,找适当的人来授权。
10.同类的事情最好一次做完
假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。
当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。
【小案例】
营销人员时间管理的“二十条军规”
1.积极的工作态度和良好心态
2.良好的健康状况和安全意识
3.拜访客户前须电话预约
4.充分利用电话与客户和你的主管沟通
5.随身携带交通地图和火车大巴时刻表
6.定期整理你的文件夹或删除电脑中的无用档案
7.临睡前想一想明天的工作,按重要性排列1,2,3
8.将最重要的拜访按排在上午,至少2次
9.早出晚归避开交通高峰
10.这次可以办完的事,决不拖到下次,不给自己找借口
11.避免过高承诺,学会说不
12.随身携带记录本记录,避免随手记小纸条
13.电话交谈,简单扼要,主动要求停止
14.业务报吿当天完成,不写回忆录
15.利用出差途中,等候客户和下班时间写报告
16.长途出差线路设计,不走回头路
17.长途出差出发和返回时间时间定在8点以前和5点以后
18.100公里以上长途出差需在当地住宿一天以上
19.80%时间花在20%重要客户上
20.尽可能花一些时间与家庭团聚
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