在办理出口托运时,如出口货物数量较大时,需要一整艘船来运送,可向外运公司办理租船手续;如出口货物数量不大,可找货运代理公司委托其代为租船订舱,这在外贸业务中使用较多。
(1)出口托运的基本程序
出口货物托运是指出口单位通过外运公司或其他有权受理对外货物运输业务的单位办理海、陆、空等出口货物的运输事宜。不同的运输方式办理不同的运输手续。这里我们以目前国际贸易中使用较多的海运为例来讲解这一过程。
如上图所示,出口订舱一般要经历如下程序:
1)出口商委托货代进行租船订舱和代理报关。此时需出口商填写订舱委托书和报关委托书。
2)货代填写托运单向轮船公司租船订舱。
3)轮船公司根据货和船期情况安排订舱,签发装货单,确认运输合同。
4)货代填写报关单并汇集装货单、商业发票、装箱单等单据向海关报关。同时向保险公司办理投保。
5)海关查验出口货物,通过后由海关人员填写查验记录,并在装货单上盖章放行。
6)货代或发货人将盖有放行章的装货单递交给轮船公司港区仓库,并由港区装船。
7)船长或大副在货物装船完毕后签发收货单交与托运人。
8)托运人或货代将收货单递交给轮船公司。
9)轮船公司签发正本提单给托运人或货代。
(2)订舱委托书的填制
订舱委托书(Shipping Note)是出口企业与货代之间委托代理关系的证明文件。订舱委托书没有固定格式,不同进出口公司缮制的委托书不尽相同,但主要内容都要包含在内。其中主要包括托运人、收货人、装货港、卸货港、唛头、货物描述、货物毛重、货物体积、运费的支付方式、所订船期、订舱章以及其他需要在订舱委托书中体现的内容(见示例7.1)。
【示例7Ʊ1】 货运委托书
1)发货人(托运人):一般填写出口公司(信用证受益人)。
2)收货人:填写信用证规定的提单收货人。
3)通知人:填写信用证规定的提单通知人。
4)信用证号码、开证银行、合同号码、成交金额、装运口岸、目的港按信用证规定填写。
5)转船运输:据信用证条款,如允许转船,则填”YES”,反之填“NO”。
6)分批装运:据信用证条款,如允许分批,则填”YES”,反之填“NO”。
7)信用证有效期、装运期限按信用证规定填写。
8)运费据信用证填“FREIGHT PREPAID”或“FREIGHT TO COLLECT”。
9)成交条件(FOB/CIF/CFR),据成交的具体术语来填写。
10)公司联系人、电话/传真、公司开户行、银行账号,按公司实际情况填写。
11)特别要求:如,B/L需显示信用证号码、货物需在香港中转、要求承运机构提供其他议付单据等在此注明。
缮制订舱委托书的注意事项:
1)确认委托书所载品名是否是危险品,是否是液体(对接载液体以及电池有特殊要求)。确认品名的另外一个作用就是查明该货物是否存在海关监管条件。
2)确认件数,确认货物尺寸体积是否超过装载装箱能力,确认重量是否有单件货物超过3吨,如果超过3吨需要和仓库确认是否有装箱能力。
3)委托书是预配舱单以及提单确认的初步依据,如果一次性正确可为提单确认省去许多麻烦。
4)如需要投保、熏蒸、打托缠膜、拍照、换单、买单,要在订舱委托书显要位置注明。
5)所订船期受到外商订购合同、备货时间、商检时间等制约,需根据时间合理安排订舱日期。
6)遇到拼箱出口未能按时出运,并未按时撤载,会产生亏舱费。
办理订舱手续时,还需要将商业发票和装箱单一并交与货代公司。
(3)商业发票的制作
发票(INVOICE)是进出口贸易结算中使用的最主要的单据之一,我国进出口贸易中使用的发票主要有商业发票(COMMERCIAL INVOICE)、海关发票(CUSTOMS INVOICE)、形式发票(PROFORMA INVOICE)、领事发票(CONSULAR INVOICE)及厂商发票(MANUFACTURER'S INVOICE)等。其中,商业发票简称发票,是出口商向进口方提供的一种发货的价目清单,它是全套进出口单据的核心,是制作其他单据的依据。它一般包括货物的品名、规格、单价、数量、总价等内容,能够使进口商对所买商品有一个全面的了解,并凭此对货物进行验收与核对。同时,商业发票也是进出口商记账、收付汇、进出口报关及海关统计的依据。在不需要出具汇票时,还可以作为买方支付货款的依据。所以,商业发票几乎是每一单业务中都少不了的单据。
而其他发票,比如海关发票是根据某些国家海关的规定,由出口商填制的供进口商凭以报关用的特定格式的发票;同时也供进口国海关核定货物原产地国,以采取不同的国别政策。形式发票是出口商向进口商发出的有关货物名称、规格、单价等内容的非正式的参考性发票,供进口商申请进口批汇之用;它只能算是一种简式合同,不能用于托收和议付。领事发票是拉美、菲律宾等国家和地区为了解进口货物的原产地、货物有无倾销等情况而规定的,以进口国驻出口国领事签证的发票作为征收进口关税的前提,同时也作为领事馆的经费来源。厂商发票是进口国为确定出口商有无倾销行为,以及为了进行海关估价、核税和征收反倾销税,而由出口货物的制造厂商所出具的,以本国货币计算,用来证明出口国国内市场出厂价的发票。
商业发票缮制的要点:
商业发票一般无统一格式,由出口商自行设计,但内容必须要符合信用证或合同的要求。其基本内容及制单要点如下:
1)出口商名称及地址:信用证中一般表示为“BENEFICIARY:×××”。通常出口商名称及地址都已事先在单据的顶端印好。
2)单据名称:商业发票上应明确标明“INVOICE”(发票)或“COMMERCIAL INVOICE”(商业发票)字样。
3)发票抬头(TO):除信用证有其他要求之外,发票抬头一般缮制为开证申请人(APPLICANT)。信用证中一般表示为“FOR ACCOUNT OF×××”或“TO THE ORDER OF×××”中“×××”部分。
4)发票号码(INVOICE NO.):发票号码一般由出口商按统一规律自定。
5)发票日期(INVOICE DATE):发票日期一般在信用证开来之后,最好不要晚于提单的出具日期。根据《跟单信用证统一惯例》(UCP600),发票出具日期也可以早于信用证开立日期,但必须在信用证及UCP600规定的期限内提交。
6)合同及信用证号码(S/C NO.,L/C NO.):根据实际填写。
7)装运港和目的港:一般只简单地表明运输路线及运输方式,如FROM××TO××BY SEA/AIR。
8)唛头(SHIPPING MARKS):一般由卖方自行设计,但若合同或信用证规定了唛头,则须按规定。若无唛头,应注明N/M。
9)货物描述(DESCRIPTION):必须与信用证中的货物描述(DESCRIPTIONOF GOODS)完全一致,必要时要照信用证原样打印,不得随意减少内容,否则有可能被银行视为不符点。但有时信用证货物描述的表述非常简单,此时需按信用证打印完毕后,再按合同要求列明货物具体内容。
10)数量(QUANTITY):按信用证标明装运货物数量,同时必须注明数量单位如PIECE、SET、KG或METER等。
11)单价(UNIT PRICE)、总价(AMOUNT):对应不同货物标明相应单价,注意货币单位及数量单位。总价即实际发货金额,应与信用证规定一致,同时还应注明贸易术语。按照惯例,开证银行可以拒绝接受超过信用证所许可金额的商业发票。
12)签字盖章:若信用证要求“SIGNED INVOICE”,就要求出口商签字或加盖图章。否则按UCP600的规定,发票可不需签章。
13)其他:有些国家对商业发票有特殊要求,如必须在商业发票上注明船名、重量、“无木制包装”等字样,需根据具体业务及信用证要求具体对待。
【示例7Ʊ2】 商业发票
(4)装箱单的制作
装箱单(PACKING LIST)是指记载或描述商品包装情况的单据,它是商业发票的补充和说明,也是货运单据中的一项重要单据。进口地海关验货、公证行检验、进口商核对货物时都必须以包装单据为依据。除了装箱单外,常用的包装单据还有包装声明(PACKKNG DECLARATION)、重量单/磅码单(WEIGHT LIST)、重量证书(WEIGHT CERTIFICATE)、尺码单(MEASUREMENT LIST)、花色搭配单(ASSORTMENT LIST),等等。
装箱单制作要点:
装箱单无统一格式,一般由出口商自行设计,其基本内容及制单要求如下:
1)出口商名称、地址:要与相对应的发票一致。
2)发票号码(INVOICE NO.)、制单日期(DATE):与商业发票相一致。
3)装运港和目的港:一般只简单地表明运输路线及运输方式,如FROM×× TO××BY SEA/AIR。
4)唛头(SHIPPING MARK):必须与商业发票保持一致,若没有则填N/M。
5)货物描述(DESCRIPTION OF GOODS):装箱单货物描述可以使用统称,但不得与信用证的规定相抵触。而且装箱单上不得标明商品的单价和总价。
6)规格(SPECIFICATION):列明不同产品的型号、大小、花色等。
7)外包装数量及内产品数量(NO.OF PACKAGES,QUANTITY):要写明包装物的名称及数量。如:每箱18只(18PCS/CTN)。
8)每个外包装尺寸(SIZE)、毛重(GROSS WEIGHT)及净重(NET WEIGHT):按实际情况填写。外包装尺寸即每箱的长×宽×高,如:50CM× 30CM×20CM。
9)总毛重(TOTAL GROSS WEIGHT)、总净重(TOTAL NET WEIGHT)及总体积(TOTAL MEASUREMENT):即将单件包装进行合计。
10)出口商签章(SIGNATURE):如合同或信用证有要求,则需进行签章。
【示例7Ʊ3】 装箱单(实验系统中)
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