管理的系统原理

任何社会组织都是由人、物、信息组成的系统,任何管理都是对系统的管理,没有系统,也就没有管理。 管理的系统原理不仅为认识管理的本质和方法提供了新的视角,而且它所提供的观点和方法广泛渗透到管理的人本原理、责任原理、效益原理之中,从某种程度上来说,它在管理原理的有机体系中起着统帅的作用。

3.1.1 系统的概念与分类

1)系统的概念

世界的一切事物都具有系统的属性。 所谓系统,就是由若干相互依赖、相互作用的要素所组成,并处在一定环境中为共同达到规定目标而存在的有机结合体。 系统广泛存在于自然界和人类社会的一切事物之中,如在宇宙,有各种行星系统;在产业界,有工业系统、农业系统、服务业系统等。 系统广泛而大量存在,因此在管理中,人们可以把任何一个组织及其环境看成一个系统。

系统必须符合下列三个条件:①要有两个以上的要素;②各要素之间存在一定的联系;③各要素之间的联系必须产生统一的功能。

2)系统的分类

(1)按系统的自然属性分

按系统的自然属性分,可以分为自然系统和人造系统两大类。 自然系统基本上是由自然过程形成的系统,例如生态系统、植物系统等。 人造系统是指靠人类活动创造出来的系统,例如社会系统、知识系统等。

(2)按自然界进化程度分

按自然界进化程度分,可以分为有无机系统、生物机体系统及社会系统三大类。 无机系统是指由自然界无机物质构成的系统。 生物机体系统是指有生命特征的生物机体构成的系统,如动物系统、人体系统等。 社会系统是指以人为基本单元的群体组织系统。

(3)按系统与环境的联系分

按系统与环境的联系分,可以分为封闭系统与开放系统两大类。 封闭系统是指不与环境发生任何联系和交流的系统。 开放系统是指与环境发生各方面联系与交流的系统。 事实上,绝对封闭的系统是不存在的,只是为了解研究的需要而把一些与环境交流较少的系统看作为封闭系统。 因此,封闭系统只是一个相对概念。

【课堂互动】

现代企业、学校从这种分类角度上来讲应该是什么系统? 如果现代企业是一个封闭系统,危害性是什么?

(4)按系统反馈属性分

按系统反馈属性分,可以分为开环系统和闭环系统两大类。 不存在反馈的通道和机制的系统是开环系统,而系统内存在反馈的通道和机制的系统是闭环系统。

【课堂互动】

从这种分类角度上来讲一个正常的管理系统应该是开环系统还是闭环系统? 为什么?

(5)按系统的运动属性分

按系统的运动属性分,可以分为动态系统与静态系统两大类。 动态系统是指系统状态会随着时间的变化而发生相应变化的系统。 静态系统则是指系统状态不受时间变化的影响而保持不变的系统。 实际上,世界上万事万物都处于运动中,绝对静止的系统是不存在的,关于相对静止的分类,也是为研究活动服务的。

【课堂互动】

企业、学校从系统运动属性来讲是什么系统? 从与环境关系来讲是什么系统?

3)系统的特征

(1)整体性

每一个系统都是由若干子系统(或称要素)构成的,这些子系统之间相互联系、相互作用且服从于共同的目标,从而构成统一整体。 整体的统一性决定着系统的生机与活力。 如从功能上看,一所大学通常由教学子系统、科研子系统、管理子系统、后勤服务子系统等构成,它们互相配合,共同实现培养人才的统一目标。

管理同世界上一切事物一样都呈现着系统形态,又都是由相关的众多要素通过相互联系、相互作用、相互制约、有机结合而构成系统整体,也称为“复合体”。 没有要素或单个要素无从复合,则不能构成系统。

(2)结构性

任何一个系统都有属性和功能,但系统要素不能直接形成系统属性和功能,必须通过“结构”这个中介来实现。 结构说明系统的存在及系统要素互相联系、互相作用的内在方式。而要素间的相互关联,要素与系统的相互依存,是系统结构性的基础。 有机结合的结构产生系统属性和功能,也就是系统的结构决定系统的功能。 金刚石与石墨都是由碳元素所组成的,但是由于他们的结构不同,前者坚硬无比,后者却成为世界上最软的矿石。

(3)层次性

构成系统的各个子系统不但有相互联系的一面,也有各自独立的地位与作用。 整体的统一,靠多层次子系统的分工与协作来实现;整体的功能,靠多层次子系统各自作用及其综合作用而发挥;整体的优化,靠多层次子系统的最佳组合而达到。 如大学里有各个学院,学院里又有系,系里还设有教研室,这就是系统的层次性。 当然,各系统的层次性都是相对的,一个要素相对于甲要素可能是子系统,相对于乙要素可能是子子系统。

(4)相关性

相关性是指系统内各要素之间存在相互制约、相互影响、相互依存的关系。 表现为系统中一个因素的变化必然引起其他因素以至整个系统的变化。

(5)目的性

任何系统都有自己特定的目的(或目标),它在系统中发挥启动、导向、激励、聚合和衡量的作用。 没有目的,各要素是一盘散沙,系统就不能存在和运转。 每个系统只能有一个总的目的,系统内的各子系统都要围绕总目标统筹运动,确定或调整子系统的具体目标必须服从总目标。

(6)全局性

每个系统都是一个相对独立的整体,它要求立足全局,对诸要素进行科学组合,形成合理的结构,使各局部性能融合为全局性能,从而发挥系统的最佳整体效应。

4)系统分析

在管理中我们对于管理对象进行管理,必须进行有效的系统分析,系统分析必须包括以下几个方面的内容:

①了解系统的要素。 分析系统是由哪些基本因素构成的,可以分成哪些子系统。

②分析系统的结构。 分析系统内部呈现什么样的组织结构,系统与子系统、子系统与子系统是如何联系的,相互作用的方式是什么。

③研究系统的联系。 研究该系统同其他系统在纵向、横向方面的联系,该系统在更大系统的地位、作用如何。

④弄清系统的历史。 弄清系统是如何产生的,经历了哪些阶段,呈现什么样的相互影响、制约关系。

⑤把握系统功能。 弄清系统及其要素具有什么概念,系统与子系统在国内有什么样的相互影响、制约关系。

⑥研究系统的发展。 弄清维持、完善与发展系统的主要因素是什么,研究改良、发展系统的战略方针与具体方案。

【推荐阅读】

为了更好地了解系统理论的相关内容,推荐阅读百度百科“系统管理思想”词条:http://baike.baidu.com/view/1455971.htm

3.1.2 系统原理相应的管理原则

管理的系统原理,就是运用系统理论,对管理活动作系统分析,实施系统化的管理,以达到优化目标的一项管理原理。 之所以要运用系统原理的观点,是因为人类面临的问题越来越复杂,社会生产实践范围扩大,管理因素越来越复杂,只有运用系统原理的观点去观察、分析和处理问题,才有好的效果。 管理的系统观被认为是管理理论中非常重要的一个理念。

系统原理有以下几项基本管理原则:

1)整体性原则

所谓整体性原则就是管理者在工作中将对象看作一个由众多要素有机地结合起来的系统,从整体着眼看待各个部分和部分之间的关系,使局部服从整体,实现工作效果最佳化。系统是由两个或两个以上的要素构成的,这些要素必须统一和协调于系统的整体之中,系统的整体功能是建立在一定的要素功能的基础之上,但是系统的整体功能不是要素功能的简单相加,它通过要素之间的有机联系能发生质的变化,产生出每个要素都不可能具有的新的功能,因此,系统的整体功能应该比部分功能之和要大,管理的奥妙在于实现“整体大于部分之和”。 这里的“大于”不仅指数量,而且指质量,即产生一种系统的综合功能,这种功能的产生是一种质变,它大大超过了各部分功能之和。 但是如果要素功能不协调,就不能发挥出整体的优势,很多情况下,单独提高某些要素的功能并不会使整体功能提高,有时还会使其降低。

在管理中如何应用整体性原则? 这要做到以下几点:

①要考虑系统各要素的兼容性。 系统是由各要素组成的,各要素是相互联系、相互矛盾的,但是如果系统各要素不融合,矛盾丛生,则难以取得整体的功能放大。 现代管理是靠团队精神的,如果一个人缺乏团队意识,与团队成员水火不容,团队凝聚力、战斗力就无从谈起。

②要注重系统结构的构建。 系统的功能决定于系统的结构,因此,要实现系统功能的放大必须搞好系统结构整体设计。

③要有全局观,统筹协调。 当局部与整体发生矛盾时,局部利益应服从于整体利益,以达到整体的最大优化。

【课堂互动】

为什么我们说“团结就是力量”“三个臭皮匠赛过诸葛亮”?

2)动态性原则

系统是在不断发展变化的,要在动态变化中研究系统的动态规律,搞好管理工作,这就是系统的动态性原则。 动态原则是系统的运动性的体现。 动态原则要求人们不能静止地看待事物,要用动态和变化的观点看待问题。 在管理活动中遵循动态原则,要求要做到:

①要有前瞻意识。 要分析系统的过去和现在的情况,并由此充分预测未来,以便作出具有前瞻性的正确决策。

②要有长远意识。 要协调好近期利益和长远利益的关系,近期利益应当服从于长远利益。

无论看待一个组织,还是个人,既要认识在他(它)的现在,也要认清其潜质,看到未来发展,不能“一叶障目”。

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能力与待遇

主人要驮运一批货物,他把货物分成两份,平均分给驴和骡。 驴看到自己背的东西和骡一样多很气愤地说:“人们给骡吃的食物比我多一倍,却让我和它驮一样重的货物。”

走了一段路以后,主人看到驴支持不住了,就把它身上的货物移一部分到骡背上。 再走了一段路以后,驴更没精神了,主人又把货物移过去一部分。 最后驴身上空无一物。 这时骡瞪着驴说:“你现在还会认为我不该多吃一倍食物吗?”

•判断一个人的能力,一定要长期观察才可下评论。 一个组织的工作性质不同,待遇是有差别的。

③要有创新意识。 随着系统及其环境的不断变化和运动,不能因循守旧,任何过去曾经行之有效的管理模式、管理措施和竞争策略都应当随着时间的推移而不断地更新。

④要有反馈意识与机制。 既然系统是动态变化的,管理要及时有效应对,离不开灵敏、准确、迅速的反馈。 反馈就是由控制系统把信息输送出去,又把其作用结果返送回来,并对信息的再输出发生影响,起到控制的作用,以达到预定的目的。 原因产生结果,结果又构成新的原因、新的结果。 反馈在原因和结果之间架起了桥梁。 反馈分正反馈和负反馈两种,前者使系统的输入对输出的影响增大,后者则使其影响减少。 在一般管理中追求的是负反馈效果,在劳动竞赛中追求的是正反馈。 反馈的最终目的就是要求对客观变化作出应有的反应。 这就要求建立信息反馈系统与制度,保证信息及时反映。

管理故事

不动的炮兵

一位年轻的炮兵军官上任后,到下属部队视察操练情况,发现有几个部队操练时有一个共同的情况:在操练中,总有一个士兵自始至终站在大炮的炮筒下,纹丝不动。 经过询问,得到的答案是:操练条例就是这样规定的。

原来,条例因循的是用马拉大炮时代的规则,当时站在炮筒下的士兵的任务是拉住马的缰绳,防止大炮发射后因后坐力产生的距离偏差,减少再次瞄准的时间。 现在大炮不再需要这一角色了。 但条例没有及时调整,出现了不拉马的士兵。 这位军官的发现使他受到了国防部的表彰。

管理的首要工作就是科学分工。 只有每个员工都明确自己的岗位职责,才不会产生推诿、扯皮等不良现象。 但时代是发展的,管理者应当根据实际动态情况对制度及分工及时作出相应调整。 否则,队伍中就会出现“不拉马的士兵”。 而之所以出现了“不拉马的士兵”,是我们对一些身边常见事务习以为常,缺乏反馈机制造成的。

•时代在变,一些规则也必须与时俱进,但这要在充分反馈了解组织条件变化情况下作调整。

3)整分合原则

根据系统原理,任何组织都是一个复杂的社会系统,都是由相互联系的各要素、子系统构成的有机整体,其固有的特性,决定了管理者必须要在充分了解系统的环境、整体性质、功能的基础上确定出总体目标,然后根据总目标进行合理的分工或分解,以形成有序的系统结构体系,最后再按整个系统的内在必然联系科学地进行组织综合。 这种对系统的“整体把握、科学分解、组织综合”的要求,就是整分合原则,也就是我们常说的“总分结合”。

概括地说,整分合原则是指为了实现高效率管理,必须在整体规划下明确分工,在分工基础上进行有效的综合。 在这个原则中,整体是前提,分工是关键,综合是保证。 因为没有整体目标的指导,分工就会盲目而混乱,使整体受到“五马分尸”之苦;离开分工,整体目标就难以高效实现。 如果只有分工,而无综合或协作,那么也就无法避免和解决分工带来的各环节的脱节及横向协作的困难,不能形成“凝聚力”等众多问题。 管理必须有分有合,先分后合,这是整分合原则的基本要求。

由于系统的层次性,从整体上看,整分合也是相对的。 现代管理活动形成总体上的整分合,就具体某一方面,局部管理活动,也同样体现出许多小的、局部的整分合。

在管理中应用整分合原则,一般经过整体目标确立、系统分解、组织综合三个步骤。

(1)确立整体目标

整分合原则实施的前提条件,实质上就是从整体角度设计组织系统的结构功能,确定系统的总体目标。 但这离不开对下列因素的分析:

①对系统环境的分析。 根据系统原理,管理组织是一开放性系统,与外部环境密切相关。 系统环境对系统本身具有一定的影响和制约作用。 因此,在设计系统结构、确定系统整体目标时,必须充分了解和分析系统环境的状况以及可能对系统产生的影响,尽可能满足环境和适应环境的要求。

②对系统本身属性的分析。 即包括对管理组织中存在多少构成要素或子系统;各要素或子系统的结构、功能如何;各要素或子系统之间的关系及相互作用状况如何等的分析。

(2)系统分解

科学的系统分解实质上就是把管理职能划分为各个部分并确定各部分之间的联系。 对于组织成员个人及部门活动而言,表现为分工;而对目标、计划等,则为分解。 例如,对不同的人分配做不同的工作,把不同的人群组成不同的部门,确定其职责,就是分工;把企业总计划分为若干不同性质的部门、个人计划,则为分解。 我们这里将它们统称为分解,管理活动是一种整分合的连续统一过程。 分解必须在整体把握的基础上进行符合规律的科学分解。科学的系统分解的主要要求是:

①分解要适度。 任何分工,在既定条件下都有一个合理的界限,即分工所带来的系统整体效益的变化,存在着一个最佳点。 通俗地说,即分工不够和分工过细都会降低系统效益。这是因为分工过细,管理者负担过重,将因顾不过来而导致管理低效,也必将增大组织成本和管理成本而影响系统效益的提高。

②分解要完全。 各部分的功能必须能有机地整合为系统整体功能,不能出现“空白”或“断口”。

③分解不能出现“多余”部分和环节。 出现多余部分则意味着系统的内部浪费,必将导致系统整体功能的低劣化。 例如,在政府、企业组织中存在的不少不管事或劳而无功的多余机构和人员。

④分解后各部分的比例要合理。 不能出现某些部分过重、过大或者不足。

⑤分解要配套。 例如,分出一个部门,委以一定的职责,那么,相应的权力和条件就必须配套地分解下去。

在分解过程中,必须注意一定的人对一定的工作负全责。 例如,对于企业,无论如何分解,厂长必须对企业的生产、管理、经营活动、社会责任等负全责。

(3)组织综合

为了避免系统分解活动所带来的诸如部门间的脱节、各行其是、部门利益冲突、横向协调难等问题,在系统内按照系统内在的联系把各部门、各环节有效地结合起来,协调它们之间的关系,使各部门相互支持,相互配合,使整体力量集中到整体目标的实现上来。

组织综合主要包括以下几方面的工作:

①合理确定各个局部之间的相互协作、相互联系,以此减少不必要的相互隔绝、脱节和相互牵制。

②合理调节各个局部、个人利益之间以及它们与系统整体利益之间的关系。

③以有效的信息反馈和沟通去实施及时的指挥和控制。

④始终把握整体目标,从总体目标去统一各部分的思想和行为。

在管理中应用整分合原则应该注意分工并不是现代管理工作的终结。 分工也不是万能的,它也会带来许多新问题,分工的各个环节,特别容易在相互联系方面产生新的脱节,在相互影响方面产生新的矛盾,在需要协调方面产生新的问题。 因此,必须进行强有力的组织管理,使各个环节同步协调,有计划按比例综合平衡地发展,才能创造出真正高水平的生产力。 这就是有分有合,先分后合。 如果只分工而不进行强有力的组织综合,其效能可能还不如一个自给自足的“大而全”“小而全”。 现在有些企业将一些零部件分解出去,进行专业化生产,甚至跨越了国界,如果国家和地区设置了重重障碍,企业与新的生产零部件单位分而治之,又缺少有效的经济手段加以制约,零部件供应的时间、数量和质量反而得不到保证。

现代管理强调分工,但管理本身的功能是不能分解的。 管理的基本原则:一定的人对所管的一定的工作完全负责。 每个独立功能单位实行分工以后,它就必须具有完全的管理功能。 因此,它所管理的内容(人、财、物等)是不能分解的,必须在一条管理线上,集中于它这个独立功能单位内。 在整个生产过程中,输入管理线(供)的是人、财、物,最后从管理线上输出(销)的还是人、财、物。 如果这个功能单位对自己的人、财、物没有足够的管理权,那么管理就只剩下形式的外壳,从而失去了调节运筹的力量,也就不能构成有活力的运动了。 供、产、销是人、财、物运动的必然流程,理所当然不可分解,否则无从考核人、财、物运动的效果。因此,确保基层独立功能单位在管理人、财、物方面有必要的自主权,是现代管理必须遵循的原则。

4)封闭原则

封闭原则是指在任何一个管理系统内部,管理手段、管理过程等必须能够形成一个连续封闭的回路,才能形成有效的管理活动。 该原则的基本精神是企业系统内各种管理机构之间,各种管理制度、方法之间,必须具有相互制约的管理,管理才能有效。 系统的封闭原则有三个方面的含义。

(1)管理过程的封闭性

一方面,管理过程由计划、组织、领导、控制等职能所组成,这些职能必须形成一个封闭的回路。 制订了计划就应该监督、检查,并根据情况进行奖惩;另一方面,管理过程是动态发展的,一个管理过程完结后,在总结经验情况下,下一轮管理过程在一个新台阶上继续连续不断地进行。

(2)控制反馈过程的封闭性

一个完善的管理控制系统,应该实行闭环控制,有信息的发出也有消息回收,以便管理者根据信息反馈情况及时调整管理的政策与措施,使管理系统处于控制状态(见图3．1)。

图3．1 管理系统机构的相对封闭回路图

(3)管理权力的封闭性

为了有效实现管理职责,必须根据管理职责的大小赋予每个职能机构、不同管理层次相应的管理权力,但为了保证权力不滥用,还必须实现权力的相互制衡、相互监督,构成权力相互制衡的一种封闭系统。 一个健全的管理机构应当由决策、执行、监督和反馈机构四部分组成。 指挥中心是决策机构,管理的起点就是由决策机构发出指令。 指令一方面通向执行机构,另一方面又发向监督机构,监督执行的情况。 指令执行结果输入反馈机构。 反馈机构对信息处理,比较指令执行结果与指令的差距后,返回决策机构,使决策机构根据情况发出新的指令,这就形成了管理的封闭回路。

【小思考】

为什么控制反馈过程必须要封闭? 不封闭会怎样? 同学们试想一下,我们参加期末考试,而期末考试成绩迟迟不出来,我们能知晓学习效果好坏吗?

5)开放性原则

开放是系统的生命。 开放原则是系统的环境适应性的体现。 所谓开放性原则就是系统为了保持对环境的适应性,必须不断地与外界进行信息、技术、物质、能量等的交流,才能保持系统的活力,才能适应环境的变化。 根据系统论的研究结果,只有开放系统才能从无序走向有序,而且只有具有良好的环境适应性的开放系统才能很好地得到发展。 因此,仅仅对系统内部有深入的了解并进行良好的整合是不够的。 开放原则要求对系统的环境进行深入的调查和研究,分析系统输入和输出的类型和性质,评价系统和环境之间的协调关系以及系统的环境适应能力,预测环境的变化趋势,并作出系统应对这些变化的科学决策。

在管理工作中,那些试图把本系统封闭起来与外界隔绝的想法和做法都是错误的。 中国因近代闭关锁国而落后,近三十多年来因改革开放而迅猛发展,成为世界第二大经济体,就是活生生的例子。 因此,我们要不断地加强系统内部与外在环境的联系,不停地从外在环境中吸收各种能量、信息、技术和物质,增强系统的活力,推动系统不断向前发展。