控制的类型与要求

10.1.1 控制及其重要性

1)控制的含义

作为管理职能,控制是管理的一种手段,其含义是指:管理者为了确保组织的实际工作与计划一致,有效实现组织目标而采取的一切行动。

在实际工作中为了保证组织目标的实现,需要拟订计划,为了保证计划的实现,各级管理者根据事先确定的标准或重新拟订的标准,对下级的工作进行衡量、测定和评价,并在出现偏差时进行纠正,以防止偏差继续发展或再度发生。 从这个角度来讲控制就是纠正偏差。

控制的结果一般有两种情况:一是纠正实际工作与原有计划及标准的偏差;二是纠正组织已经确定的目标及计划与变化了的内外环境的偏差。

在现代管理活动中,管理控制工作的目标主要有两个:

(1)限制偏差的累积

一般来说,工作中出现偏差是不可避免的。 但小的偏差失误在较长时间里会积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。 因此管理控制应当能够及时地获取偏差信息。

(2)适应环境的变化

制订出目标到目标实现前,总是需要相当一段时间。 在这段时间,组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化。 需要构建有效的控制系统帮助管理人员预测和把握这些变化,并对由此带来的机会和威胁作出反应。

2)控制的重要性

(1)控制是完成计划、实现组织目标的保证

计划是组织未来行动的谋划与运筹,是面向未来的,而未来是不确定的,在组织发展的过程中,由于内外环境因素与条件的制约,任何组织都必须通过控制及时掌握环境变化的原因、程度和趋势,不断补充、完善和调整计划,以有效控制减轻环境的各种变化对组织活动的影响,实现组织的目标。

(2)控制可以使复杂的组织活动协调、有序地运作,以增强组织活动的有效性

现代组织的各种活动日趋复杂,往往需要众多部门和人员的参与。 因此,要使组织中不同层次的不同部门和人员在分工的基础上能够协调一致地工作,完善的计划是必备的基础,但还要以控制为保证,否则就可能会出现“各自为政”“一盘散沙”的局面,不利于组织的运行。

(3)控制可以减少和避免管理失误造成的损失

由于组织所处的内外环境因素的影响以及组织活动的复杂性,管理失误是不可避免的。控制通过对整个管理过程的监督和检查,可以及时发现组织运行中出现的问题并采取措施纠正,能够避免和减少因管理失误而造成的损失。

(4)控制可以促进管理的创新

控制不等于监管、检查。 控制不仅要保证计划完成,还要推进管理的创新。 实施控制的过程要通过控制活动调动被控制者的积极性,这是现代控制的特点。 在具有良好反馈机制的控制系统中,管理者、控制者通过接收被控制者的反馈,不仅能够及时了解计划执行的状况,纠正组织运行中出现的偏差,而且还可以从反馈中受到启发。 面对新问题,可以激发管理者在管理上推陈出新,促进管理工作在适应环境的过程中激发创新。

10.1.2 控制的类型

按照控制信息的性质、控制所采用的手段、控制来源、控制点的位置、控制活动的性质和控制的内容等,可以把控制分为不同的类型。 下面重点介绍前三种分类方法下的控制类型。

1)按控制信息的性质划分

按信息的性质,控制可以分为反馈控制、现场控制和前馈控制三种类型。

(1)反馈控制

反馈控制是指主管人员分析以前工作的执行结果,将它与控制标准相比较,发现偏差及其原因,拟订纠正措施,指导现在和将来。 控制的目的是防止已经发生或即将出现的偏差继续发展或今后再度发生。 反馈控制用过去的情况来指导现在和将来,是管理控制工作的主要方式,也是最常用的控制类型。

反馈控制的优点是它为管理者提供了关于计划执行的效果究竟如何的真实信息。 如果反馈显示标准与现实之间只有很小的偏差,说明计划的目的达到了;如果偏差很大,管理者就应该利用这一信息及时采取纠正措施,也可以参考这一信息使新计划制订得更有效。 反馈控制还可以提高员工的积极性,因为人们希望获得评价他们绩效的信息,反馈为人们提供了这样的信息。

反馈控制具有“时滞”的缺点。 从发现偏差到采取更正措施,可能有时间延迟现象,在进行更正的时候,实际情况可能已经有了很大变化,而且往往是损失已经造成了。 因此,反馈控制类似于亡羊补牢。

(2)现场控制

现场控制是指对正在进行的管理活动给予指导与监督,以保证管理活动按预定的程序和方法进行的一种控制。 现场控制能及时发现偏差、纠正偏差,使损失控制在最低程度。

现场控制是一种主要为基层管理者所采用的控制方法,一般都在现场进行,做到偏差即时发现、即时了解、即时解决。 现场控制主要包括:向下级批示恰当的工作方法和工作过程;监督下级的工作以保证计划目标的实现;发现不符合标准的偏差时,立即采取措施纠正。

现场控制的关键就是做到控制的及时性。 它必须有赖于信息的及时获得,多种控制方案的事前储备,以及事发后的镇静和果断。 这也显示出现场控制的难度。 在计划的实施过程中,大量的管理控制工作,尤其是基层的管理控制工作都属于这种类型,因此,它是控制工作的基础。 一个管理者的管理水平和领导能力的高低常常会通过这种工作表现出来。

在现场控制中,要避免单凭主观意志进行控制工作。 控制工作的内容应该和被控制对象的工作特点相适应。 例如,对简单的体力劳动采取严厉的监督可能会带来好的效果;而对于创造性的劳动,控制的内容应转向如何创造出良好的工作环境。 而且,控制工作的效果往往取决于管理者的个人素质、个人作风、指导的方式方法以及下属对这些指导的理解程度。

(3)前馈控制

前馈控制是指在执行计划之前预先规定计划执行过程中应遵守的规则和规范等,规定每一项工作的标准,并建立偏差显示系统,使人们在工作之前就已经知道该怎么做。

管理故事

扁鹊见魏文王

话说魏文王问名医扁鹊:“你们家兄弟三人,都精于医术,到底哪一位最好呢?”

扁鹊答:“长兄最好,中兄次之,我最差。”

文王再问:“那么为什么你最出名呢?”

扁鹊答:“长兄治病,是治病于病情发作之前。 由于一般人不知道他事先能铲除病因,因此他的名气无法传出去;中兄治病,是治病于病情初起时。 一般人以为他只能治轻微的小病,因此他的名气只及本乡里。 而我是治病于病情严重之时。 一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术,因此以为我的医术高明,名气因此响遍全国。”

•管理控制重在预防控制,防患于未然。

前馈控制的最大优点是克服了“时滞现象”。 前馈控制是一种面向未来的控制,它能把握将来的发展势态,把偏差消灭在萌芽状态,力求实现损失最小、效率最高。 例如,企业搞好预算、搞好计划,防止生产的盲目性;司机在驾驶汽车上坡时提前加速可以保持行驶速度的稳定。 因此,前馈控制在现实中得到了广泛的应用。

【小思考】

过去在领导干部管理时大多实行领导干部离任审计,这是一种什么控制? 现在为什么强调对领导干部要实行全程跟踪审计? 这样做有什么好处?

2)按控制的手段划分

按照所采用的手段,控制可以划分为间接控制和直接控制两种类型。

(1)直接控制

直接控制是指着眼于提高管理者的能力和素质,使他们能够熟练地运用管理理论与技术,不断完善和改进管理工作,防止因管理不善出现不良后果的控制活动。

直接控制有以下优点:

①直接控制重视人的素质,对管理人员的优缺点有比较全面的了解,在对管理者委派任务时能有较大的准确性。 对管理人员经常进行评价,并进行专门的培训,能消除他们在工作中暴露出的缺点及不足。

②直接控制可以及时采取纠正措施。 由于对人员评价过程中会暴露出工作中存在的缺点,能够促使管理人员更加尽职尽责,并且自觉地纠正错误。

③可以减少损失。 提高了管理人员的素质,减少了偏差的发生,就能减少偏差造成的损失。

④可以获得较好的心理效果。 管理者的素质提高后,其自信心和威信也会得到提高,下级也会更加支持他们的工作,这有利于整体目标的顺利实现。

采用直接控制方法,管理人员必须对管理的原理、方法、职能以及管理的哲理有充分的理解。 因此,管理人员必须不断学习,积累经验,使自己的素质不断得到提高。 只有这样,直接控制的优点才能得到发挥。

(2)间接控制

间接控制是指着眼于发现工作中出现的偏差,根据偏差探究原因,并追究当事人责任使之改进工作的控制活动。 管理者常常会觉察不到那些将要出现的问题,不能及时采取适当的纠正或预防措施。 因而,间接控制是必要的。

在工作中产生偏差的原因很多,有时是制订的标准不正确,可对标准作合理的修订;有时是存在未知的不可控因素,如未来社会的发展状况、自然灾害等,因此而造成的失误是不可避免的。 还有一种造成偏差原因,就是管理人员缺乏知识、判断力和经验等,在这种情况下也可以运用间接控制来纠正。 间接控制还可以帮助管理人员总结经验并吸取教训,丰富他们的知识、经验和判断力,提高其管理水平。

间接控制也存在一些局限性。 首先,间接控制是在出现了偏差,造成损失之后才采取措施,因此其花费的代价比较大。 其次,间接控制有很多假设,如工作绩效是可以计量的、人们对工作有责任感、追查偏差原因所需要的时间是有保证的等,这在实际工作中有时是不能成立的。 因此,间接控制不是普遍有效的控制方法。

3)按控制的集中程度划分

按集中程度与否,控制可以分为集中控制和分散控制。

(1)集中控制

集中控制是指在组织中建立一个相对稳定的控制中心,由控制中心对组织内外的各种信息进行统一的加工处理,发现问题并提出问题的解决方案。 在集中控制中,信息处理、偏差检测、纠偏措施等都是由一个中心统一完成的。

集中控制最大的优点就是能够保证组织的整体一致性。 但是,集中控制容易造成下层管理人员缺乏积极性,出现官僚主义,甚至导致组织反应迟钝,也可能出现控制中心失误而带来整个组织的坍塌。

(2)分散控制

分散控制是指管理系统分为不同的相对独立的子系统,每一个子系统独立地实施内部直接控制。 分散控制对整个组织集中处理信息的要求相对较小,容易实现。

分散控制的优点是反馈环节少,整个组织系统反应快、时滞短、控制效率高,有利于调动子系统的积极性。 在分散控制中,由于各个子系统各自独立控制,即使个别子系统出现严重失误,也不会导致整个系统出现混乱。 其缺点是容易形成本位利益,造成管理失控。

资料链接

高度集中的计划经济体制的弊端

我国长期以来实行的高度集中的计划经济体制,由国家统一经营企业,企业成为行政的附属,导致政企不分,企业缺乏自主权,严格按国家计划进行生产,企业盈亏与职工收益无关,严重影响了企业积极性,导致企业活力严重不足,企业缺乏自主生存与发展的能力,国家整体经济发展差。

•过度集中控制影响下属积极性,也难以有效控制。

10.1.3 控制的前提

(1)控制要有明确完整的计划

计划是控制的标准,没有计划,就谈不上控制。 实现计划是控制的最终目的。 计划制订得越详细、越明确、越可行,控制也就越有效。 因此,做好控制工作的前提之一就是要做好计划工作。 控制本身也需要有计划。 对于施控者来说,不仅要建立控制标准、控制程序,而且还必须明确控制工作的重点、方法和目标。 这都说明控制工作本身也需要计划。

(2)控制要掌握足够的信息

信息是组织活动的要素,也是控制的基础和前提。 控制必须依据有效的信息。 控制过程实质上就是一个施控者向被控制者传递指挥和决策信息、被控制者向施控者反馈执行信息的过程。 没有信息的传递,控制就不能进行,没有正确、全面、及时的信息,就难以达到控制的效果和目的。

(3)控制要有完善的控制系统与控制机调

控制系统是指由决定和被决定动态系统稳定状态的元素有机结合而成的集合。 控制机制是指控制主体在控制系统中对控制对象进行调节的机制。 控制系统具有以下特征:系统有一个预定的稳定状态,或必须保持的平衡状态;它是一个不断交化的动态系统;从外部环境到系统内部有信息传递;系统具有一种能保证实现系统稳定或平衡状态的可进行纠正行动的装置。

管理就是一个具有上述特征的控制系统。 控制系统越完善,组织目标就越容易实现。

10.1.4 控制的基本要求

控制的目的是保证组织活动符合计划的要求,以有效地实现预定的目标。 为此,有效的控制必须注意以下几点:

1)适时控制

在组织经营活动中产生的偏差只有及时采取措施加以纠正,才能避免偏差的扩大,或防止偏差对组织不利影响的扩散。 及时纠偏,要求管理人员及时掌握能够反映偏差产生及其严重程度的信息。 如果等到偏差已经非常明显,且对组织造成了不可挽回的影响后,反映偏差的信息才姗姗来迟。 那么,即使这种信息是非常系统、绝对客观、完全正确的,也不可能对纠正偏差带来任何指导作用。

纠正偏差的最理想方法应该是在偏差未产生之前,就注意到偏差产生的可能性,从而预先采取必要的防范措施,防止偏差的产生;或者由于某种组织无力抵抗的原因,偏差的出现不可避免,那么这种认识也可指导组织预先采取措施,消除或遏制偏差产生后可能对组织造成的不利影响。

预测偏差的产生,虽然在实践中有许多困难,但在理论上是可行的,即可以通过建立组织经营状况的预警系统来实现。 我们可以为需要控制的对象建立一条警报线,反映经营状况的数据一旦超过这条警戒线,预警系统就会发出警报,提醒人们采取必要的措施防止偏差的产生和扩大。

【课堂互动】

组织经营活动不适时控制有什么弊端? 如何才能做到适时控制?

上网搜索,看看视频“温州红十字会管理被指严重失控”。

2)适度控制

适度控制是指控制范围、程度和频度要恰到好处。 这种恰到好处的控制要注意以下几个方面的问题:

(1)要防止控制过多或控制不足

控制常给被控制者带来某种不愉快。 但是如果缺乏控制则可能导致组织活动的混乱。有效地控制应该既能满足对组织活动的监督和检查需要,又要防止与组织成员发生强烈的冲突。 适度的控制应能同时体现两个方面的要求:一是要认识到,过多的控制会对组织中的成员造成伤害,对组织成员行为的过度限制,会扼杀他们的积极性、主动性和创造性,会抑制他们的首创精神,从而影响个人能力的发展和工作热情的提高,最终会影响企业的效率;二是要认识到,较少的控制将不能使组织活动有序进行,也就不能保证各部门活动进度和比例的协调,将会造成资源的浪费。 此外,过少的控制还可能使组织中的个人无视组织的要求,我行我素,不为组织提供所需的贡献,甚至利用在组织中的便利地位谋求个人的利益,最终导致组织的涣散和崩溃。

控制程度适当与否,受到许多因素的影响。 判断控制程度和频度是否适当的标准,通常要随活动性质、管理层次以及下属受训练程度等因素而变化。 一般来说,科研机构的控制程度应小于生产活动;组织中对科室人员工作的控制要少于现场生产作业的人员;对受过严格训练、能力较强的管理人员的控制要低于那些缺乏必要训练的新任管理者或单纯的执行者。此外,组织环境的特点也会影响人们对控制严厉程度的判断;在市场疲软时期,为了共渡难关,部分职工会同意接受比较严格的行为限制,而在经济繁荣时期希望工作中有较大的自由度。

(2)处理好全面控制与重点控制的关系

任何组织都不可能对每一个部门、每一个环节的每一个人在每一个时刻的工作情况进行全面的控制。 由于存在对控制者的再控制问题,这种全面控制甚至会造成组织中控制人员远远多于现场作业者的现象。 然而,事实上并不是所有成员的每一项工作都具有相同的发生偏差的概率,也并不是所有可能发生的偏差都会对组织带来相同程度的影响。 因此,全面系统的控制不仅代价极高,是不可行的,而且也是不必要的。 适度的控制要求企业在建立控制系统时,利用ABC分析法和例外原则等工具,找出影响企业经营成果的关键环节和关键因素,并据此在相关环节上设立预警系统或控制点,进行重点控制。

(3)要注意控制成本与收益之间的关系

任何控制都需要一定的费用,衡量工作成绩,分析偏差产生的原因,以及为了纠正偏差而采取的措施等,都需要支付一定的费用;同时,任何控制,由于纠正了组织活动中存在的偏差,都会带来一定的收益。 一项控制,只有当其带来的收益超出其所需成本时,才是值得的。

【课堂互动】

在一些单位实行高度的集中管理,下属部门没有任何自主权,工作没有积极性,一切搞平均主义,这是属于控制不足还是控制过度? 如何避免这种情况的出现?

3)客观控制

控制工作应该针对组织实际情况,采取必要的纠偏措施,或促进组织活动按原先的轨道继续前进。 因此,有效的控制必须是客观的,符合组织实际的。 客观的控制源于对组织经营活动状况及其变化的客观了解和评价。 为此,控制过程中采用的检查、测量的技术与手段必须能正确地反映组织经营在时空上的变化程度与分布状况,准确地判断和评价组织各部门、各环节的工作与计划要求的相符或相背离程度。 这种判断和评价的正确程度还取决于衡量工作成效的标准是否客观和适当。 为此,组织还必须定期地检查过去规定的标准和计量规范,以使之符合现实的要求。 没有客观的标准和准确的检测手段,人们对组织实际上就不易有一个正确的认识,从而难以制订出正确的措施,进行客观的控制。

4)弹性控制

组织生产经营过程中经常可能遇到某种突发的、无力抗拒的变化,这些变化使组织计划与现实条件严重背离。 有效的控制系统应在这样的情况下仍能发挥作用,维持组织营运,也就是说,应该具有灵活性和弹性。

弹性控制通常与控制的标准有关。 比如说,预算控制通常规定了组织各经营单位的主管人员在既定规模下能够用来购买原材料或生产设备的经营额度。 这个额度如果规定得绝对化,那么一旦实际产量或销售量与预测数发生偏差,预算控制就可能失去意义:经营规模扩大,会使经营单位感到经费不足;而销售量低于预测水平,这可能使经费过于富绰,甚至造成浪费。 有效的预防控制应能反映经营规模的变化,应该考虑到未来组织经营可能呈现出的不同水平,从而为标志经营规模的不同参数值规定不同的经营额度,使预算在一定范围内是可以变化的。 一般来说,弹性控制要求组织制订弹性的计划和弹性的衡量标准。

5)计划控制

有效控制不是随机进行的,而是预先安排、预先计划的。 必须按计划来进行控制。 这就要提高控制的预见性,要搞好预测、预算,重视预先控制。 即使在现场控制与反馈控制中,也要充分注意预见性问题,要建立组织的信息系统,及时捕捉信息,发现偏差,及时纠偏。 有效的控制应该有预见地按既定标准、程序来控制。