【摘要】：如果撰写信息的目的在于传达常规信息，或者你觉得顾客可能会对信息内容感兴趣的时候，我们应该使用直接组织方式。在常规信息中采用直接组织方式的优势在于，主旨句置前使得关键信息得到凸显和更多关注。传达信息可以采用办公室之间的备忘录、信函或者电子邮件的方式。
如果撰写信息的目的在于传达常规信息，或者你觉得顾客可能会对信息内容感兴趣的时候，我们应该使用直接组织方式。即首先把最主要的观点置于开头，然后加入其他所需细节解释，最后选用一个友好善意的结尾，如图7-1所示。
图7-1 常规电子邮件信息
小贴士：
采用直接叙述方式，将主旨句放在开头，然后提供其他所需细节。
在常规信息中采用直接组织方式的优势在于，主旨句置前使得关键信息得到凸显和更多关注。读者只需浏览开头一两句话，就能掌握整体信息，大大节约阅读时间。间接组织方式就是把原因置于关键信息之前，这种方式通常用于传达说服性或者负面信息，主旨句一般放在比较靠后的段落。
小贴士：
传达负面信息或预计读者会产生抵制心理时，使用间接组织方式。
传达信息可以采用办公室之间的备忘录（对象是同组织某人）、信函（对象是组织以外的某人）或者电子邮件的方式。不管采用何种媒介，都必须在信息中加入描述性的主题行。
在了解如何撰写常规信息之前，你应当知道有时书面信息并不是实现沟通目的的最有效方法。通常情况下，电话联系或者下楼前往同事办公室面对面沟通的方式更加迅速，而且比撰写书面信息成本更低。但是，如果你需要永久记录信息，或者详细描述信息主题，那么最为有效的方式应该是撰写书面信息。
小贴士：
先决定是否需要书面信息。
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