【摘要】：你作出负面决定一定是通过分析所有相关信息后作出的，因此无论你以直接的方式还是间接的方式开始，你都需要解释你的分析使读者相信你的决定是合理的。告诉读者你的决定是一种商业决定，而非个人决定。证明你决定的合理理由应该占整个信息的主要部分。如果你有多个理由拒绝一个请求，将最有说服力的放在首位。
你作出负面决定一定是通过分析所有相关信息后作出的，因此无论你以直接的方式还是间接的方式开始，你都需要解释你的分析使读者相信你的决定是合理的。对于以直接方式写的坏消息，实事求是地将原因简单说明。但是如果用间接方式写，则需要更加小心。
从一开始的缓冲就要准备一个平稳过渡，并且真实地、令人信服地叙述原因。解释这些理由如何给读者带来好处，或者至少使除了自己组织以外的人受益。说明读者利益或者给第三方带来利益能使你的决定听起来不那么自私。例如：
● 提高产品的价格也许会使你转型为利用绿色能源进行产品生产。
● 拒绝提供公司文件的副本是为了保护顾客交易的保密性。
告诉读者你的决定是一种商业决定，而非个人决定。让读者感觉到你认真对待他的请求，而不要简单地以“这是公司的政策”为借口。假如这个政策非常明智且合理，那么解释这个政策。
不要 根据公司政策，我们不能为您的十周年特卖会提供店内展示品
应该 根据三年前对我们经销商的一份调查，他们认为空间被店内展示品占用了，而且导致的交通问题不值得对此作出努力，他们还担心要承担允许让人在他们店里煮食的法律责任。
证明你决定的合理理由应该占整个信息的主要部分。但不要过度阐述一个理由，也不要提供过多背景。如果你有多个理由拒绝一个请求，将最有说服力的放在首位。
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