当被分配作一次商业报告的任务时，你的直觉可能是马上坐在桌边开始埋头写作。不要这样做。你应当先做一些计划，这些步骤包括确定报告的目的、分析听众以及选择报告的形式。
一、报告的目的
牢记报告的目的能帮助你决定在报告中包含和省略什么信息，信息的呈现顺序，以及强调和淡化哪几点。
大多数商业演讲的目的为以下四种之一：
● 报告：将某个项目或事件的最新进展告知观众。
● 解释：详细解释如何实施某项计划，或者如何操作某个设备。
● 劝说：说服听众购买某物或者接受你报告中的某个观点。
● 激励：鼓励听众采取某种行动。
举例来说，假如你被要求作一次简短的口头报告，内容是关于工厂旷工问题。如果你的听众是管理委员会，你的目的就是把调查结果报告给他们。你应该运用合乎逻辑的组织方式，先讨论旷工对生产力的影响，再谈谈产生旷工的原因，最后给出可能的解决方案。
如果你是向工会人员作报告，你的目的就是激励他们不要再旷工了。你可能会简短地讨论问题的严重程度，主要任务是展示员工如何从全勤中获益，最后介绍一个月度表彰计划。
二、报告的方式
在准备阶段，你还要决定选择哪一种报告方式。具体而言，你是要把整个演讲都背下来，朗读，还是拿着指示条演讲？你的选择依据是根据这些情况而定的：你的报告有多长？内容有多复杂？报告的正式程度如何？以及，你自己最喜欢什么方式。
1．背诵
如果你的报告比较短小而又很重要，你可以使用背诵的方式，但这种方式是很冒险的。你很难保证自己不会忘记下一句是什么，从而影响整个报告的质量。除此，背给观众听的报告总会显得呆板，而且你不能在适当的时候调整内容来满足场面的需要。
2．照着读
这种方式经常在学术演讲和科技报告中出现，教授或者研究人员会被邀请在学术会议上阅读自己的论文。将报告的内容写下来，然后照着准备好的文章一句一句读。这种方式在以下几种情况下比较有用：
● 所讲的主题非常复杂，或者是技术类话题。
● 所讲的主题有争议性时，比如向媒体发布声明。
● 短时间内有大量内容要呈现。
最好不要在商业报告中使用这种方式，因为这样的话主讲人的眼睛总是盯着文本，和观众的互动性不够，也无法察觉场下实际情况来对内容做适当的调整。同时，你也会显得不够自然和灵活。
小贴士：
背诵或照着读只能在特定的场合下使用。
3．拿着指示条
这是最常用也是最有效的商务报告方式。这些指示条（如提纲）包含关键词，能让你在讲话时自然流畅地娓娓道来，而不是死记硬背。
即便你偶尔会卡住，但这种方式所带来的自然亲切，以及和观众之间的融洽氛围都是其他两种方式无法比拟的。
指示条的内容和格式都不重要，你可以选择最适合自己习惯的。有些人喜欢在一整张纸上写个正式提纲，而另一些人喜欢把提示写在小卡片上。有些人爱用短语，有些人擅用整句。你也可以记录一些对自己有用的小提示，比如在哪里停顿，哪句话要强调，何时切换幻灯片。
初学者一般喜欢先练习写提纲，然后把自己要说的内容写成文，再进行大量的口头练习，等到完全熟悉了自己所讲的内容后，再把这些内容精简为演讲时的提纲，最后根据提纲演讲。大多数有经验的人都会直接从报告提示条入手，不管你是初学者还是有经验者，成功作报告的关键还是练习，练习，再练习。
小贴士：
拿着指示条作报告是职场环境中最常见的报告方式。
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