视觉辅助工具

如今，用电子设备进行报告会或者展示会都会有视觉辅助工具的介入。这些工具包括幻灯片或者视频，通过电脑及投影机投射到幕布或者墙壁上。电子设备辅助的介入使你能轻而易举地加入多媒体效果。如你可以播放一段视频；给文字设置动画、配上背景音乐。

小贴士：

视觉辅助工具能增加观众兴趣，帮助他们理解，让你的报告更精彩。

一、幻灯片的制作原则

人们最常犯的错误就是直接把报告、数据、表格复制打印出来，再投射到屏幕上。但是，不加精简的资料通常涵盖了太多的信息，以至于非但无法发挥它们的作用，反而阻碍了你与观众的良性沟通。

幻灯片品质的高低向你的观众传递着一个信息，你自身能力的大小和对观众的重视程度。正如你不想观众因为花哨的幻灯片而眼花缭乱，你也同样不希望观众因它们的粗劣而无精打采。以下是幻灯片制作的一些原则。

小贴士：

只在必要时才使用视觉辅助工具，并且要让它简单、易懂、品质上乘。

1．字体和颜色

（1）字体原则应该＞18磅，最小在14磅，否则后排根本无法看清楚。要注意到本机预览和幻灯片放映区别。

（2）避免使用过多的字体，减少下划线、斜体和粗体的使用。

（3）幻灯片中尽量使用笔画粗细一致的字体，如黑体、Arial、Tahoma。

（4）如果采用英文，不要全部采用大写字母。一方面是对听众的不尊敬，也不如小写字母容易辨认。

（5）正文字体应该比标题要小，字体文本框间应注意对齐。文字较多应注意分区。

（6）注意字体色和背景色搭配。蓝底白字或黑底黄字或白底黑字将非常引人注目。

（7）深蓝色和灰色给人以力量和稳定的感觉；红色一般意味着警告或者紧急；绿色代表生命和活力。颜色还影响幻灯片的清晰度。因此如商业应用一般要选择蓝或灰色体系。

（8）蓝色、紫色和绿色适合做背景色，而白色、黄色和红色适合做前景色。

（9）颜色黄金法则：背景深蓝色，标题金黄色，副标题采用淡蓝色，文字采用白色，项目符号为金黄色。

2．标题和模板

（1）幻灯片的所有标题应当采用相同的字形、大小、格式、位置和颜色。

（2）标题字体的大小在该幻灯片中最大。

（3）副标题的字体比正标题小一些，放置的位置也要每张都一致。

（4）幻灯片页面和文字的配色要考虑和模板色系一致。

（5）根据演讲的对象和环境选择适宜的模板，比如商业项目建议书模板宜寻找蓝或灰色系。

（6）页面请设置为35mm幻灯片，并且四周保持0．5英寸的空白边缘，以防内容被幻灯片框所覆盖。

3．整体和局部布局

（1）要有一张标题幻灯片：告诉观众你是谁，你准备谈什么内容。

（2）每张幻灯片最多5～6个项目符号，并且每段的句子要短，这样才能使文字变大，容易辨认。

（3）准备一张结论幻灯片：准备一张结论性的幻灯片可以使你有机会在结束演讲之前再次强调你的信息。

（4）整套幻灯片的格式应该一致，包括颜色、字体、背景等。

（5）同一套幻灯片使用统一的横向或者竖向，不要混杂使用，因为内容会超出屏幕。

（6）每页幻灯片应注意尽量采用文字，图表和图形的混合使用。这样更能吸引听众。避免全文字的页面。

（7）不要每张幻灯片都塞满了信息；不要把整段整段的文字搬上幻灯片。如果这样，是对听众的不尊重。

（8）不要把ppt文件变为Word文件。幻灯片上只出现关键性的词语或短句，而不是你要说的每句话。

二、给观众分发的材料

给观众分发的材料包括打印出来的笔记、表格或者是图画，它们是帮助观众跟上演讲者思路的有力工具。大多数商务报告都会分发讲义，因为报告会遗忘，而讲义却能随时翻阅和会议，寻找有用的信息。

另外，这些材料能永久保存你所讲的主要内容，可以成为一份永久档案。有了它们，观众也可以不用边听边做笔记了。当你在报告中呈现复杂的信息时，给观众分发材料是最有用的，因为这些复杂的内容如果投射到屏幕上，观众没有足够的时间去理解。

小贴士：

给观众分发材料不失为延长观众对演讲内容记忆的好策略。

1．材料应当包含什么

材料应该是你报告中重要内容的小结。常规的做法是不要把所有你讲的内容都展示在材料中。应该用注解的方式表明你在幻灯片中提到了什么内容。

材料还可以包含哪些不适合在屏幕上展示的信息。诸如细节信息、背景数据、完整的图表或是信息的来源。一定要让材料中的内容简洁、有序且切题，不要堆砌无关内容。

材料内容的组织要和报告的顺序一致。要不断地添加标题和页码，这样观众才能在报告时轻易找到你所讲的内容。安排材料版面的时候，注意留出足够的空白，能让观众在空白的地方做笔记。正文不要用彩色，应该是白底黑字。

影印的材料一定要清晰，如果材料不够吸引人或者模糊不堪，读者很快会失去阅读兴趣。字体大小要合适，至少需要小四，以便观众能在黑暗的房间里看清材料上的内容。

2．什么时候分发材料

你需要决定分发材料的最佳时间，报告前、报告中还是报告结束之后？有一些材料包含复杂的数据或者海量信息，在报告开始之前，观众可以把它当作理解内容的一个总体框架，这样的话，你就应该在演讲日的前几天就把材料发出去。

你可以通过电子邮件、备忘录或者附函的方式告诉观众你分发这些材料的目的和使用方法。这其中的风险是：你要确保自己在报告时所讲的内容不会只是简单地重复材料上的东西。

如果你要在报告中提到材料里的内容，那你应该在开始报告之前发放它们。确保观众在报告开始之前有足够的时间来看你的材料，这样在你演讲的时候，它们可以撇下材料，把目光聚集在你身上。

最后，若你的材料只是你所讲内容的一个总结，那你可以在报告之后及时分发给观众，这样才能让观众在报告时聚精会神。事先提醒观众，演讲后会分发材料，以避免观众白做笔记。

你作的报告也许只有一次，但你分发的材料却是永久文档，是观众检验和见证你及你所在公司的标准，因此要留给观众好印象。

小贴士：

材料的内容和目的决定了分发时间。