团队报告和视频报告

并不是所有的商业报告都是一人承担并在大庭广众之下进行演讲，有时候一些项目非常复杂，如要你给出公司五年计划的进度报告时，仅凭一己之力根本无法胜任，因为你没有足够的时间和精力来准备一个大规模的报告。这种情况下团队通力合作才能取得最好的效果。有时，你是团队报告会中的一员，又会被要求准备一次视频报告，因为你的观众并非能在现场观看。

一、团队报告

团队报告无论形式是书面的还是口头的，成员们都要悉心准备，紧密合作，并以坦诚与和睦的心态对待彼此。如果让你来负责协调团队报告的工作，你一定要给组员们充足的准备时间，并根据每个人的优点来合理分配任务。

1．团队领导者的职责

一个团队需要一个领导者，能够对项目承担主要责任的人。团队领导者应该具备良好的组织能力，了解报告的主题，同时还需要得到其他团队成员的认可和尊敬。

有效率的团队领导者会带领整个团队制订一份报告策划书和时间安排表。在所有队员都明确和支持报告策划书之后再分配任务。分配任务的主要标准就是哪种分配方法能够最有效地完成报告任务。你要深入了解每个组员的优点。有些人善于收集和分析材料，有些人善于制作课件，摆弄视频设备，有些人或许更适合演讲。

如果有组员善于讲故事或者和陌生人沟通，那他应该为报告做开场白。你也可以选择一个沉稳的“外交官”似的人来掌控问答环节。

小贴士：

根据每个人的优点和喜好来安排任务。

2．统一连贯

每个人的写作风格不同，自然每个人的演讲风格也不一样。你必须确保整个报告的风格统一和连贯，尽量使整个报告听上去就像一个人单独准备和呈现的。因此每个成员在准备之时就应该统一好各种相关因素。比如演讲的语调、格式、结构、着装及回答问题的方式。

各个成员应该使用统一的模板制作幻灯片。这样整个报告才会在外观上保持一致。同样，必须有人监督队员在语言使用上的一致。如称呼人的时候用姓还是用名或者是姓加上头衔？如果要使用人们不熟悉的术语，一定要确保第一个提到该词的人先给它定义。

3．练习团队报告

在正式报告开始之前，一定要做一次完整的彩排，用上所有的视觉辅助工具（幻灯片、讲义等）。用摄像机将全部彩排过程录下来，一遍之后全队可以分析改进。千万不能把练习的时间安排到最后，这样才能留有余地为团队报告作出改进。

在评价某个成员的时候要讲究一定的策略，还要表现得恳切和善意。同样，你也要虚心接受别人的指正。

小组报告时，要把自己想象为置身于舞台之上，不管谁在上面作报告。你如果站在边上，也要抬头挺胸，把目光朝向自己的同事，还要注意观察下面观众的表情，看看他们是否出现困惑、无聊或是失望等表情。

练一练

六个同学一组，老师会将你们分配到下面话题的正方和反方，你们需要就这些话题进行辩论：

● 雇主应该给所有员工灵活的工作时间。

● 雇主应该为员工未到上学年龄的孩子提供安顿设施。

● 雇主应该有权不理睬反歧视规定，直接雇佣最符合公司需求的人才。

你所在的员工团队被要求向管理层作一次报告，内容是对上述某个话题的看法，而管理层则会根据你们的表现作出最终决定。流程如下：

（1）双方各有6分钟陈述时间。

（2）双方各有3分钟讨论时间。

（3）双方各有2分钟辩论时间，驳斥对方论点，回答对方的提问。

（4）双方各作1分钟的总结。

（5）管理层（班上其他同学）进行不记名投票，决定哪方的报告更有效。

二、视频报告

越来越多的企业开始使用视频报告的方式，这类报告可以通过摄像机、光盘或者网络放映出来，非常便捷。比如公司会为新成员培训课录制一段欢迎辞。而人力资源主管可能会录制一段演讲，讲述员工的福利问题。事实上，任何可以多次使用的报告或者展示都可以通过视频报告的形式来呈现。

之前所讲述的大多数演讲技巧都可以应用于视频报告。除此以外还需要注意一些要点。在视频报告时，最好穿蓝色的衣服。不要穿戴颜色对比很强烈的衣服和领带。男士和女士都应该稍微化妆。录制开始后，不要弯腰驼背，说话时眼睛要尽可能长时间地注视镜头，要保持眼睛的焦点不是镜头就是看着自己的笔记。不要偏离镜头，因为在镜头前面，你的一举一动都会被放大。

视频报告的广泛运用也意味着你需要学习如何调试视频设备。这方面你需要注意的是：

● 控制屋内的噪音大小。是否有会发出噪音的座椅，空调的声音有时也很恼人，另外会议室的灯光亮度是否合适。

● 提前检查摄像机电池是否够用，最好准备备用电池。

● 为了保持画面平稳，要使用三脚架。尽可能不要让摄像机移动，但也不要一动不动，移动时要轻缓自然。

● 尽可能地把演讲者框在摄像头前，如可以只包括上半身。不要把镜头弄得太宽，以免包含过多不相关的内容，干扰观众的注意力。如果演讲者要移动，事先规定好他移动的范围，避免让摄像机跟着演讲者到处跑。

● 在考虑视频效果时要从观众的角度来考虑，而不是以摄像师的角度。一般来说，你不可能把录下来的所有材料都用上，可以把这些材料剪辑成一个有效的报告。