建立监理例会制度

1. 建立监理例会制度的意义

公路工程施工监理中制定并实施例会制度，可以为工程施工全过程的监理工作提供大量反馈信息，是监理工程师对工程项目进行全面管理的一种重要方法，也是合同管理项目中普遍采用的一种手段。建立例会制度旨在检查、监督合同各方特别是承包人对于工程项目承包合同的执行情况，协调各方关系，促进工程项目的顺利进行。

建立例会制度，不仅便于监理工程师对工程施工的进度和质量的矛盾进行协调，方便各种信息迅速在业主、承包人间传递，有利于工程的顺利进行; 同时例会可用来协调业主、监理工程师、承包人三方之间的矛盾，也可以协调工程施工中的一些矛盾，使矛盾和问题及时得到解决，避免对工程项目三大目标的影响;而且例会还可以集思广益，对施工过程中出现的各种问题，提出建设性意见和措施。此外，通过会议讨论和研究的现场事件及情况将被完整地记录下来，形成文字材料，成为约束履约各方行为的依据。

(洛阳市三星公路工程监理咨询公司主编．公路工程监理实用手册．北京: 人民交通出版社，2003．9)

2. 例会的时间确定以及参加人员的规定

例会是按一定的程序召开的以研讨工地可能出现的包括计划、进度、质量、支付等诸多问题的工地会议。由于合同中授予监理工程师有责任按合同规定做出决定，发给证明和下达指令，所以例会由驻地监理处主持和召集，一般每月召开一次，具体时间间隔可根据施工进程及存在问题的程度由驻地监理处确定。例会应在开工后的整个活动期内定期举行。

工地例会的参会人员为: 驻地监理处有关监理工程师及助理工程师，承包人的授权代表，指定分包人及有关助理人员，总监办代表及工作组人员。

3. 例会的主要内容和议程要求

会议按既定的例行议程进行，一般应由承包商逐项进行陈述并提出问题与建议; 监理工程师逐项组织讨论并做出决定或决议的意向。会议一般应按以下议程进行讨论和研究。

(1)确认上次会议记录: 可由会议记录人对上次会议记录征询意见并在本次会议记录中加以修正。

(2)审议工程进度: 主要是关键线路上的施工进展情况及影响施工进度的因素和对策。

(3)审查现场情况: 主要是审查现场机械、材料、劳力的数额以及对进度和质量的适应情况，并提出解决措施。

(4)审查工程质量: 主要针对工程缺陷和质量事故，就执行标准控制、施工工艺、检查验收等方面提出问题及解决措施。

(5)审议安全事项: 主要对发生的安全事故或隐藏的不安全因素以及对交通和民众的干扰提出问题及解决措施。

(6)审议环保事项: 主要对施工中的环境保护提出要求，对环境保护的问题提出解决措施。

(7)讨论施工环境: 主要是承包商无力防范的外部施工阻挠或不可预见的施工障碍等方面的问题及解决措施。

(8)审议工程费用事项: 主要是意外费用的发生或将发生的问题及初步的处理意见或意向。

(9)讨论延期与索赔: 主要是对承包商提出的延期或索赔的意向进行初步的澄清和讨论，另按程序申报并约定专门会议的时间和地点。

(10)审议工程分包: 主要是对承包商提出的工程分包的意向进行初步审议和澄清，确定进行正式审查的程序和安排，并解决监理工程师已批准(或批准进场)分包中管理方面的问题。

(11)其他事项: 会议中若出现延期、索赔及工程事故等重大问题，可另行召开专门会议协调处理。

4. 整理例会纪要的注意事项

监理方应及时整理每次例会纪要，发送给与会各方。整理会议纪要要注意以下几个问题:

(1)会议纪要要有统一格式和要求。

(2)会议纪要内容要以三大控制为主，解决热点难点问题，使工程顺利进展。

(3)文字简略，用词准确，措辞严谨，篇幅不宜过长，否则会影响对会议纪要的理解。

(4)要分清问题的性质，脉络清楚，条理分明，避免记“流水账”。

(5)有关环保问题、安全问题、安全教育事项都要记录在案，提醒各方将其置于头等地位。

(鲍香台，周志言等编著．公路工程施工监理．北京: 中国科学技术出版社，2001．204)