一、外贸函电的流程
(一)建立业务关系
介绍进出口贸易的种类、步骤,掌握如何撰写有关建立业务关系的函电。
(二)询价与答复
掌握进出口贸易的几种基本价格条件,相关函电的撰写,并熟悉询价与答复的常用句型。
(三)报盘与递盘
掌握报盘中实盘与虚盘两大种类,如何报盘与递盘及相关函电的撰写。
(四)还盘、反还盘和接受
掌握还盘、反还盘的技巧,了解什么是有效的接受,并掌握相关函电的撰写及还盘、反还盘和接受的常用句型。
(五)订货和签约
了解订货单及合约一般包括事项,掌握相关函电的撰写及订货和签约的常用句型。
(六)包装
了解包装的目的、形式,什么是合理的包装及唛头,掌握相关函电的撰写及包装的常用句型。
(七)装运
了解装运的种类、工具及提单,掌握相关函电的撰写及装运的常用句型。
(八)支付与结算
掌握几种常用的付款条件和结算方法,掌握相关函电的撰写及支付与结算的常用句型。
(九)保险
了解风险和损失的种类,常用的保险条款及保单;掌握相关函电的撰写及保险的常用句型。
(十)商检
了解商检的种类,商检条款及商检单;掌握相关函电的撰写及商检的常用句型。
(十一)抱怨、索赔、理赔及仲裁
了解相关知识,掌握相关函电的撰写及常用句型。
(十二)代理、特殊贸易、经济技术合作
了解相关知识,掌握相关函电的撰写及常用句型。
二、外贸函电的基本要求
外贸函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。
外贸函电基本要求:主题明确,内容简洁,语言精练,表述完整。
外贸函电的格式:有固定的语言、习惯用法和常用句型。需要掌握各种英语语言知识,掌握外贸书信的格式与写作技巧。常见的缩略语。条理清楚,内容适合。
外贸函电的语气:各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气,表达感谢;平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。
外贸函电的写作应掌握7C原则,即:完整(complete)、正确(correctness)、清楚(clearness)、简洁(concreteness)、具体(concreteness)、礼貌(courtesy) 、体谅(consideration)。
完整:外贸函电应完整表达所要表达的国际贸易中的内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。
正确:表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为外贸函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。
清楚:所有的词句都应非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁:在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
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