会议项目财务管理

8.6.1 管理对象与目标

1）管理对象

会议财务管理主要研究会议运营过程中资金活动的过程和规律，是利用价值形式对会议财务活动管理。 会议财务管理对象包括资金筹集、运用和分配等，也即资金的循环和周转；管理内容主要是财务预测、财务预算和筹资与成本控制。

2）管理目标

在会议策划筹备阶段，必须制订会议财务目标，会议财务目标分为营利性和非营利性两种。 如果会议不是纯粹的商业活动，财务目标就带有非营利性质，通常政府、有关部门机构划拨行政事业经费用于会议费用开支，因此，在会议财务管理中会较少计算投资收益，财务目标就是收回启动资金，最终做到财务收支平衡或略有结余即可，还有一些公益性、展示性的会议甚至做不到收支平衡，需要从其他渠道获取会议经费。 会展公司或其他单位举办的营利性质的会议则需要计算资金流转平衡，进行利润规划，加强先进流转的管理和成本控制，实现利润最大化。

8.6.2 财务预测

会议主办者要依据会议活动的客观规律，利用已有的财务知识和技术方法，对会议未来财务状况作出预先推测和判断。 会议项目财务预测主要是对会议规模、固定成本与可变成本、盈亏平衡点、收入和财务风险等内容进行估计，为财务预算提供依据。［37］财务预测是预算的基础，是资金管理和成本控制的起点，预测程序一般遵循确定目标、收集数据、确定预测方法和输出预测结果4个步骤，预测方法有专家调查法、报表调查法、历史类比法和集合意见法等。

1）会议规模预测

会议预算是以参加会议的人数为最主要数据编制的。 会议筹备初期，与会人数具有很大不确定性，会议规模预测一般参考前几届会议人数，采用历史类比法估算本届会议人数。

2）会议固定成本与可变成本预测

会议支出最终形成两大部分成本：固定成本和变动成本。 固定成本是不随会议人数变化而变化的支出。 会议筹备早期最多的固定支出是印刷和邮寄费，其他支出还有项目小组成员工资、保险费、电话费等，这些费用与会议人数没有直接关系。 会议的变动成本是指那些随会议举办期间参加人数的增加而增加的成本，如劳务费、注册工本费、会议进程表设计、印刷费、餐费等。

3）会议盈亏平衡点预测

一般来说，会议最基本的财务目标是收支平衡，不出现亏损。 会议项目成本包括固定成本和可变成本，即使参会人数为零，固定成本也是存在的，随着与会人数的增加，会议收入会增加，同时可变成本也增加，当与会人数增加到一定数目时，收入与可变成本的差额可以完全弥补固定成本，如果人数继续增加，那么利润就会出现，这就是会议成本、收入和利润之间的量本利分析，这种方法主要适用于依靠注册费作为主要收入来源的会议，而对于以拨款或赞助捐赠为主要收入来源的会议活动不适用。 成本、收入和利润三者之间的关系可以表示为如图8-21所示的量本利分析图。

图中，F代表固定成本，V代表总成本，S代表收入。 在原点处，收入为零，总成本为固定成本，亏损额为固定成本。 在达到P点之前，收入是小于总成本的，项目依然是亏损状态。 在P点，收入与总成本持平，达到盈亏平衡点。 当人数继续增加时，收入大于总成本，会获得利润，因此，通常用一定的参会人数来表示盈亏临界点。

图8-21 量本利分析图

4）会议收入预测

注册费是会议各项收入中相对比较稳定的收入来源，只要人数预测准确，预算的收入和实际收入不会有很大差异。 但其他收入，比如国际会议中的旅游收入，会由于与会人员的经济因素而有差异，赞助费成为目前会议的一项重要来源，因此，对赞助费的预测也是至关重要的。

5）会议财务风险预测

筹备大型会议往往需要一年甚至数年时间，在这期间经济环境的变化和各种社会因素最终都会通过价格反映到会议的财务报表中，因此，在做财务预测时，必须考虑这些风险因素。

8.6.3 财务预算

会议预算是在财务预测的基础上，根据会议举办地的价格水平和收入支出项目编制的。通过会议预算能够清楚地了解会议启动资金所需规模，并通过计算收入、支出和盈亏指标制订详细的会议财务计划。

1）收支预算

（1）会议收入预算

会议类型不同，会议收入的来源也不同。 一般来讲，政府部门或机构办会，收入主要来源于拨款和赞助，而会展公司或其他单位办会，收入则主要来源于注册费或参会费和赞助，总体上，会议收入主要包括：

①拨款：由主办单位拨付的款项；

②注册费/参会费：参会者向会议主办者交纳的费用；

③赞助费：具有一定实力、符合一定条件的企业向会议提供的赞助；

④参展费：会议举办期间经常会举办一些小型展览，参展费是参会企业或人员交纳的参展费用；

⑤广告收入：主办者在会议举办期间为一些企业作广告宣传，获得广告收入；

⑥服务收入：会议举办期间提供各项服务的收入，如餐饮、茶点等。

（2）会议支出预算

会议的费用支出种类繁多，按照性质可以归为以下5类：

①营销公共类费用，包括宣传、广告、公共关系、邮费、资料费、摄影摄像费等；

②会议场地租赁费；

③会议项目管理费，包括会议计划支出、筹划支出、项目管理人员工资等；

④服务费用，包括运输费、保险费、休闲娱乐费、酒水食品费等；

⑤其他费用，如演讲费、翻译费等。

2）弹性预算

财务预算是以财务预测为基础的，而随着时间的推移实际预算会有一定的出入，因此，预算要有一定的弹性，作为控制成本支出的工具。 在计划开始时，弹性预算提供控制成本所需要的依据；在计划结束后，弹性预算又可评价和考核实际成本。

8.6.4 资金筹集与成本控制

1）资金筹集

如何获得会议项目所需要的资金是筹资管理所要解决的问题，常见的筹资方式有行政事业费、专业会议管理机构垫支、企业自有资金、商业赞助、市场开发、负债筹资等。

①行政事业费。 若会议规模不大，筹备期间垫支经费不多的情况下，可向所在的主管单位提出申请，经批准后主办单位用行政事业费垫支，会议结束后偿还。

②专业会议管理机构垫支。 若筹办的是大型会议，一般都会选择一个专业会议管理机构来承办会议。 专业会议管理机构通常可以给会议在整个筹备期间提供充足的启动资金，而且通常不计利息，因此，资金垫支能力是选择专业会议管理机构的一个重要条件。

③企业自有资金。 一般企业举办的各种会议，包括客户联谊会、产品介绍会、技术座谈会以及表彰奖励等方面的会议资金，主要是来自企业自有资金，从企业税后利润中提取。

④商业赞助。 商业赞助是会议举办方和企业之间的一种互动双赢的商业行为，举办方借由赞助获得会议资金，企业通过赞助某一项体育赛事、社会或政府活动、艺术项目活动等，并围绕该活动展开一系列营销，借助活动的良好的社会效应，提高企业的品牌知名度与品牌形象。

⑤市场开发。 市场开发是以会议的标志、名称、形象等所有知识产权的转让为条件而获得资金、物资、技术和服务的行为。

⑥负债筹资。 一般意义上的负债筹资既包括银行贷款，也包括发行债券筹资和以商业信用形式获得短期资金使用权的筹资。 商业信用是指在交易中由于延期付款和预收账款所形成的企业间的借贷关系。

2）成本控制

会议项目的成本控制贯穿于项目策划、规划、启动、执行的整个过程。 与实施计划一样，成本控制也有从宏观到微观、从粗放到细致的过程。 在财务预测、财务预算的基础上，根据项目的执行情况产生成本计划和实际成本情况，成本控制就是要对上述过程进行监控，监控的目的是力求在会议过程中，使人、财、物发挥良好的经济收益和社会效益。 成本控制的方法有很多，可以用鱼骨图法，也可以用挣值分析法。鱼骨图法在本章前文已经介绍过，这里主要介绍挣值分析法。

挣值分析法是对项目进行的成本估算和项目实际进行的工作中投入的资金进行对比，从而了解整个项目是否超出成本，然后做出适当的调整。 挣值分析法包含以下3个主要变量：

项目计划工作的预算成本PV（Planed Value，项目管理知识体系中称作Budgeted Cost of Work Scheduled，缩写为BCWS），用于表示按照预算价格和计划工作量计算的成本。

项目已完成工作的实际成本AC（Actual Cost，项目管理知识体系中称作Actual Cost of Work Performed，缩写ACWP），用于表示按照实际发生的成本计算得到的实际已完成工作量的成本。

挣值EV（Earned Value，项目管理知识体系中称作Budgeted Cost of Work Performed，缩写BCWP）表示按照预算价格所计算的某项目实际已完成工作的成本。

挣值分析法的主要步骤有：

①3个主要变量的计算。 首先，对于整个项目中需要投资的资金总量进行估算，所以BCWS＝规划中工作任务×估算的价钱；然后，根据项目实际运行情况，已完成的工作量实际投入的资金量ACWP＝已经做好的任务×实际的价钱，也叫累计消耗投资额；最后，挣值就是已完成的工作量部分预计投入的资金，BCWP＝已经做好的任务×估算的价钱。

②评估的标准计量。 主要考察4个计量指标，即项目成本差异、项目进度差异、工期绩效指数和成本绩效指数。

项目成本差异CV＝BCWP-ACWP，大于零说明有结余，小于零说明超支；

成本绩效指数CPI＝BCWP/ACWP，WP不变，BC变为AC所造成的项目成本或造价的相对差异程度，大于1为成本结余，小于1为成本超支；

项目进度差异SV＝BCWP-BCWS，其大于零说明进度超前，小于零说明进度滞后；

工期绩效指数SPI＝BCWP/BCWS，BC不变，WS变成WP所造成的项目成本或造价的相对差异程度，大于1说明进度超前，小于零说明进度滞后。

③绘制挣值评价曲线。 项目进行期间，最好的结果是ACWP，BCWS，BCWP这3条线彼此之间离得很近，而且上升也较稳定，表明项目在按照预定的规划执行，如果3条线距离变大，说明项目可能面临很大的风险。

挣值分析法需要有一定的数据积累才能进行估量，一般在项目已经完成工作量超过计划总工作量的15％以上，预测项目成本未来发展变化和结果才是有效的。