会计账簿的格式和登记

时间：2023-07-19 百科知识版权反馈

【摘要】：二、会计账簿的格式和登记1.会计账簿设置的原则一个企业设计和使用何种账簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的账务处理程序以及核算工作的电子化程度等因素而定。①现金日记账的设计和登记。会计人员应对多栏式现金日记账的记录加强检查监督，并负责于月末根据多栏式现金日记账各专栏的合计数，分别登记总账有关账户。

二、会计账簿的格式和登记

1.会计账簿设置的原则

一个企业设计和使用何种账簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的账务处理程序以及核算工作的电子化程度等因素而定。一般来说，会计账簿的设置应以能够全面、系统地反映经济业务的交易情况为原则，繁简适当，全面系统。具体地讲，有以下几个方面：

（1）设计的账簿既应符合本国会计制度和账簿设置有关方面的要求，又必须要与企业规模和特点相适应。经济业务数量及管理要求是账簿设计的关键因素之一。如果企业规模较大，经济业务必然较多，加上管理上要求分工细致，则会计人员的数量也相应地多，会计账簿也较复杂，册数也多。在设计时应考虑各单位具体情况以适应其需要。

（2）设计账簿应详简相宜。既便于信息使用人取得各方面的信息，又要简便易行，避免烦琐、重复，减少不必要的核算工作。例如，会计部门和仓库都有材料账，但不要两边设账，一般在仓库设立数量账，会计部门设立金额账。这样，既可加强会计监督，经常到仓库审核账目，又可以减少会计部门的数量账，节省核算工作量。

（3）账簿的设计要考虑到账簿记录的客观、真实性，应尽量使账簿体系严密，做到既有利于分工协作，又有利于互相监督和制约。

（4）账簿设计与账务处理程序和会计报表相配合。账务处理程序的设计实质上已大致规定了账簿的种类，在进行账簿的具体设计时，应充分注意已选定的账务处理程序。同时，账簿是编制会计报表的依据，会计报表的主要数据来源于账簿。因此，在会计账簿设计时应尽可能使报表中的有关指标直接从有关总分类账户或明细分类账户中取得和填列，以加速会计报表的编制，尽量避免从几个账户中取得资料进行加减运算来填报。

2.会计账簿的基本内容

会计账簿格式多种多样，总账、明细账和日记账等主要账簿一般由封面、扉页和账页等构成。

（1）封面。封面主要用来载明账簿的名称。

（2）扉页。扉页由两页组成：第一页是账簿使用登记表；第二页通常是科目索引表。使用账簿前，应在扉页中填写以下主要内容：

①单位名称和账簿名称。

②启用日期。

③启用账簿的起止页数。如果使用订本式账簿，由于其账簿的页数已经印制好，故无须再填写账簿的起止页数；如果使用活页式账簿，起止页数应等到全部登记工作结束装订成册时填写。

④单位领导人、会计主管人员的签章和记账人员姓名。

⑤如果记账人员发生变动，应在办好账簿移交手续后，在登记表上明确记录交接日期及接办人姓名、监交人姓名，并加盖签章和单位财务公章。

（3）账页。账页是会计信息登记的场所，也是构成账簿的主要内容。账页中登记的基本内容包括账户名称、日期、凭证种类和编号、摘要、金额、页次等内容。

3.日记账的设计和登记

日记账是一种特殊的明细账。它是按经济业务发生和完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，随着管理上对会计所提供的信息和分工记账的要求不断提高，在会计实务中日记账也经历了一个由简单到复杂的发展过程，即从普通日记账发展到特种日记账。

（1）普通日记账的设计和登记。普通日记账是用来登记一般经济业务的序时账。普通日记账的主要内容是会计分录，因此普通日记账也称分录簿。它的特点是设有借方和贷方两个金额栏，所以又称为两栏式日记账。这种日记账的优点是可以将每天发生的经济业务逐笔加以反映，且可起到试算平衡的作用，但是不便于分工记账，而且不能将经济业务加以分类归集，过账的工作量又比较大，因此实际中较少采用。普通日记账的格式如表9－22所示：

表9－22　普通日记账

经济业务发生时，应按先后顺序逐日记入普通日记账，再根据日记账过入分类账，然后在“记账”栏内注明“√”符号，表示已经过账。这样就可使记账的错误和遗漏减到最低限度，并便于事后根据业务发生的时间次序进行查账。采用普通日记账后一般不再编制记账凭证。

（2）特种日记账的设计和登记。特种日记账是用来专门记录某一类经济业务的日记账。企业最常见的特种日记账有现金日记账、银行存款日记账。为了加强库存现金和银行存款的管理和核算，各单位通常都应当设置现金日记账和银行存款日记账，以便逐日核算和监督库存现金与银行存款的收入、付出和结存情况。

①现金日记账的设计和登记。现金日记账是用来反映库存现金收入、支出和结余的详细情况的账簿，它通常按币种设置。

现金日记账的账页一般采用三栏式，即收入、支出和余额三栏（见表9－23）。如果收、付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时也为了通过现金日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式，即在收入和付出两栏中分别按照对方科目设置若干栏目，也就是在收入栏按贷方科目设置专栏，在付出栏按借方科目设置专栏。采用多栏式时，如果会计科目较多，造成篇幅过大，还可以分设现金收入日记账和现金支出日记账（见表9－24和表9－25）。

现金日记账通常由出纳人员根据审核后的库存现金收、付款凭证，逐日、逐笔顺序登记。同时，由其他会计人员根据收、付款凭证，汇总登记总分类账。对于从银行提取现金的业务，由于只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而现金的收入数应根据银行存款付款凭证登记。每日收付款项逐笔登记完毕后，应分别计算本日现金收入和支出的合计数及账面的结余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实存数相核对，借以检查每日现金收、支和结存情况，即通常所说的“日清”。月终，同样应分别计算本月现金收入和支出的合计数及账面的结余额，并将其现金总账核对，即通常所说的“月结”。

表9－23　现金日记账（三栏式）

表9－24　现金收入日记账（多栏式）

表9－25　现金支出日记账（多栏式）

在采用多栏式现金日记账的情况下，账务处理可有两种做法：一是由出纳人员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记现金的收入日记账和支出日记账，每日应将支出日记账中当日的支出合计数转记入收入日记账中的支出合计栏中，以结算当日账面结余额。会计人员应对多栏式现金日记账的记录加强检查监督，并负责于月末根据多栏式现金日记账各专栏的合计数，分别登记总账有关账户。二是另外设置现金出纳登记簿，由出纳人员根据审核后的收、付款凭证，逐日、逐笔登记，以便逐笔掌握库存现金收付情况。然后将收、付款凭证交由会计人员据以逐日汇总登记多栏式现金日记账，并于月末根据多栏式日记账登记总账。出纳登记簿与多栏式现金日记账要相互核对。上述第一种做法可以简化核算工作，第二种做法可以加强内部牵制。总之，采用多栏式现金日记账可以减少收、付款凭证的汇总编制手续，简化总账登记工作，而且可以清晰地反映账户的对应关系，了解现金收付款项的来龙去脉。

②银行存款日记账的设计和登记。银行存款日记账是用来反映银行存款收入、支出和结余情况的账簿，通常应按各种开户行和币种分别设置。

银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即收入、支出和余额三栏。如果收、付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时也为了通过银行存款日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式，即在收入和付出两栏中分别按照对方科目设置若干栏目，也就是在收入栏按贷方科目设置专栏，在付出栏按借方科目设置专栏。采用多栏式以后，如果会计科目较多，造成篇幅过大，还可以分设银行存款收入日记账和银行存款支出日记账。其格式的样式与现金日记账基本相同，唯一的区别是增加“结算凭证种类与号码”一栏，以便于和银行对账。银行存款日记账格式如表9－26所示：

表9－26　银行存款日记账

银行存款日记账通常也是由出纳员根据审核后的有关银行存款收、付款凭证，逐日、逐笔顺序登记的。对于现金存入银行的业务，其银行存款的收入数应根据现金付款凭证登记。每日终了，应分别计算本日银行的存款收入、付出的合计数和本日余额，以便于检查和监督各项收支款项，了解企业在银行的存款余额情况。每月终了，应分别计算本月银行存款收入、付出的合计数和月末余额，以便于同银行对账单逐笔核对。有关多栏式银行存款日记账的账务处理与现金日记账相同，此处不再赘述。

（3）其他日记账。

①转账日记账。转账日记账是根据转账凭证，逐日、逐笔登记的账簿，格式如表9－27所示，这种账簿在实际中采用的不多。

表9－27　转账日记账

②购货销货日记账。在商品流通企业，购销商品业务比较频繁，若管理上需要掌握购销情况，可设置购货日记账和销货日记账，其格式如表9－28和表9－29所示。

表9－28　购货日记账

表9－29　销货日记账

4.分类账的设计与登记

（1）总分类账的设计与登记。总账是根据一级会计科目(亦称总账科目)开设的账簿，用来分类登记一个单位的全部经济业务，提供资产、负债、资本、费用、成本、收入和成果等总括核算的资料。

总账账页一般采用三栏式，其格式如表9－30所示：

表9－30　总分类账

总分类账的登记方法很多，可以根据各种记账凭证逐笔登记，也可以先把各种记账凭证汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记总分类账。关于总分类账的登记方法将在第十章账务处理程序中做具体说明。

（2）明细分类账的设计和登记。明细分类账通常根据总账科目所属的二级科目或明细科目设置，用来分类、连续地记录有关经济业务详细情况的账簿。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基础环节，借助于明细账既可以对经济业务信息或数据做进一步加工整理，进而通过总账形成适合于会计报表提供的会计信息，又能为了解会计信息的形成提供具体情况和有关线索。

明细账的格式应根据各单位经营业务的特点和管理需要来确定，常用的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式三种格式。

①三栏式明细账。三栏式明细账的账页只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的经济业务的核算，如“应收账款”、“应付账款”等债权债务结算科目的明细分类核算。其格式如表9－31所示。

表9－31　三栏式明细账

三栏式明细账（债权债务明细账），要根据审核无误的记账凭证及所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按经济业务发生的时间先后顺序，逐日、逐笔进行登记，以便随时与对方单位结算并了解其余额。

②数量金额式明细账。数量金额式明细账的账页按收入、发出和结余再分别设数量、单价和金额栏，以分别登记实物的数量和金额。它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量和金额资料，便于开展业务和加强管理的需要。这种格式适用于既需要进行金额核算，又需要进行实物数量核算的各种财产物资的明细核算，如“原材料”、“库存商品”等财产物资科目的明细分类核算。其格式如表9－32所示。

数量金额式明细账（财产物资明细账）要根据审核无误的记账凭证及所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按经济业务发生的时间先后顺序，逐日、逐笔进行登记，以便随时了解、核对其库存余额。

③多栏式明细账。多栏式明细账的账页按照明细科目或明细项目分设若干专栏，以在同一账页上集中反映各有关明细科目或某明细科目各明细项目的金额。这种格式适用于费用、成本、收入和成果的明细核算，如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“营业外收入”和“营业外支出”等科目的明细分类核算。多栏式明细账往往单方向设置，如“生产成本”明细账往往只设借方，不设贷方，如出现反向发生额，用红字登记。其格式如表9－33所示：

表9－32　数量金额式明细分类账

表9－33　多栏式明细分类账

多栏式明细账，要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证，每日逐笔进行登记，也可以定期（3天或者5天）登记。

（3）总账与明细账的平行登记。总账和明细账是既有联系，又有区别的两类账户。为了使总账与明细账相互之间能起到统驭与补充的作用，满足各单位经济管理对总括会计信息和详细会计信息的需要，确保核算资料的正确、完整，以及便于账户的核对，在总账及其所属的明细账之间进行记录，必须采用平行登记的方法。所谓平行登记是指经济业务发生后，根据同一会计凭证，一方面登记有关总分类账户，另一方面登记该总分类账所属各有关明细分类账户。平行登记的要点主要包括以下四个方面：

①依据相同。对发生的经济业务，都要以相关的会计凭证为依据，既登记有关总账，又登记其所属明细账。

②方向相同。将经济业务记入总账和明细账时，记账方向必须相同。即总账记入借方，明细账也记入借方；总账记入贷方，明细账也记入贷方。

③期间相同。对每项经济业务在记入总账和明细账过程中，可以有先有后，但必须在同一会计期间全部登记入账。

④金额相等。记入总账的金额，与应记入其所属明细账的金额合计相等。这里包含以下含义：总账本期发生额与其所属明细账本期发生额之合计相等；总账期末余额与其所属明细账期末余额之合计相等。

下面举例说明总账与明细账的平行登记。

假设XYZ公司20××年1月1日“原材料”总账账户及所属的甲材料、乙材料和丙材料明细账户的月初余额如表9－34所示。

表9－34　月初余额表

该企业20××年1月份发生以下经济业务（为简化，假定企业不设“材料采购”账户）：

5日，从大名公司购入甲、乙两种材料。增值税专用发票上注明的甲材料500千克，单价52元，计26000元；乙材料500千克，单价100元，计50000元，买价共计76000元，增值税进项税额12920元。上述款项已用银行存款支付。材料已经到达并验收入库。会计分录（编号为银付8号）为：

借：原材料——甲材料　　　　　　　　　26000

　　　　　——乙材料　　　　　　　　　50000

　　应交税费——应交增值税（进项税额）12920

　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　88920

7日，生产车间领用甲材料2000千克，每千克50.40元，其中1500千克用于生产A产品，500千克用于生产B产品；领用乙材料1500千克，每千克101.50元，其中1000千克用于生产A产品，500千克用于生产B产品；领用丙材料200千克，每千克50元，用于车间的一般消耗。会计分录（编号为转字5号）为：

借：生产成本——A产品　　　　　177100

　　　　　　——B产品　　　　　 75950

　　制造费用　　　　　　　　　　10000

　　贷：原材料——甲材料　　　　　　100800

　　　　　　　——乙材料　　　　　　152250

　　　　　　　——丙材料　　　　　　 10000

将上述月初余额和本月发生额记入有关“原材料”的总账及其明细账，如表9－35至表9－38所示。

表9－35　总分类账

表9－36　原材料明细分类

表9－37　原材料明细分类

表9－38　原材料明细分类

由上述可以看出，有关总分类账户及其明细分类账户实现了“依据相同、方向相同、期间相同、金额相等”的平行登记要求。登记结果如表9-39所示：

表9－39　原材料明细分类账本期发生额及余额表

5.登记账簿的要求

登记账簿是会计核算的基础环节，必须认真、严肃对待，切实做到登记及时，内容完整，数字正确清楚。为了做好记账工作，必须严格遵守各项记账要求。

（1）账簿启用的规则。为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性，明确记账责任，会计账簿应当由专人负责登记。会计人员在启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当填写启用表，如果记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章等。这样做，既是明确有关人员责任的需要，也是提高有关人员的责任感和维护会计记录严肃性的需要。“账簿启用及经管人员一览表”的格式如表9-40所示：

表9－40　账簿启用及经管人员一览表

（2）登记账簿的基本要求。会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿，并符合下列要求：

①准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

②注明记账符号。账簿登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的“记账”栏注明已经登账的符号，表示已经记账，以免发生重记或漏记。

③文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪体字；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，不要写满格，一般应占格距的1/2，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“—”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。

④正常记账使用蓝黑墨水。登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写，以保持账簿记录的持久性，防止涂改。

⑤特殊记账使用红墨水。会计中的红字表示负数，因此，除下述情况外，不得用红色墨水登记账簿。可以使用红色墨水记账的情况包括：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录，如“应交税费——应交增值税”明细账户的登记时，在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额；在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额等。

⑥顺序连续登记。各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页画线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。这是堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞的十分必要的防范措施。

⑦结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的“0”应当放在“元”位。

⑧过次承前。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。

⑨定期打印。实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印；发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。

⑩记账的文字和数字要书写端正、清晰。记账如发生错误，要按规定的更正方法进行更正，不得涂改、挖补、刮擦或用药水消除字迹。

6.错账的更正

记账是会计核算的一个重要环节，会计人员应按照会计制度规定，尽最大努力把账记准，减少差错，保证账簿资料的正确可靠。但是由于种种原因，在记账过程中可能发生各种各样的差错，产生错账，如漏记账、记重账、记反账、记账串户、记错金额，数字颠倒、数字错位等，从而影响会计信息的正确性。为了迅速准确地更正错账，就必须采用比较合理的方法查找错账，一经查找出错账就应该立即更正。由于差错性质不同，发现的时间有先有后，所以采用的更正方法也有所不同。常用的有画线更正法、红字更正法和补充登记法。

（1）划线更正法。在记账时或结账之前发现账簿记录中的数字或文字有错误，而记账凭证正确，可以用画线更正法。更正时，首先在错误的数字或文字上画一道红线表示注销，画线时，如果是文字错误，可只画销错误部分，如果是数字上错误，应将全部数字划销，不得只划销错误数字，划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认；然后在红线上端的空白处记入正确的数字或文字，并由经办人员在更正处加盖印章，以示负责。

（2）红字更正法。在记账以后，如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时，可以采用红字更正法进行更正。具体又分两种情况：

①记账后，发现记账凭证上应借、应贷的会计科目有错。更正时，先用红字金额填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，据以用红字登记入账，冲销原有的错误记录；同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，注明“订正×年×月×号凭证”，据以登记入账，这样就把原来的差错更正过来了。

例：11月5日采购员张明出差预借差旅费2000元，出纳以现金付讫。编制的会计分录如下，并已登记入账。

原会计分录如下：

借：管理费用2000

贷：库存现金2000

11月30日对账时发现会计科目用错，更正时先用红字金额填制一张记账凭证，并登记入账：

借：管理费用　