单元格引用另一个工作表

一、公式的应用

(一)公式的概念及其构成

公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式(如图4-13所示)。运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等;运算符是使 Excel自动执行特定运算的符号。Excel 中，运算符主要有四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

图4-13  公式的构成

Excel中，公式总是以等号“=”开始，以运算体结束，相邻的两个运算体之间必须使用能够正确表达二者运算关系的运算符进行连接。即公式的完整表达式按以下方式依次构成：等号“=”、第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体，以下类推，直至最后一个运算体。

具体内容如表4-1所示。

表4-1  Excel中运算符的类型及其功能

例4-9  (多项选择题)Excel中，公式是由(    )组成的。

A.=

B.运算符

C.运算体

D.中括号

【答案】ABC

如果公式在运用过程中出现错误，系统会自动产生提示信息，明确这些信息产生的原因，可有助于用户检查、修改公式直到公式正确，常见的单元格公式错误信息如表4-2所示。

表4-2  错误信息及原因

(二)公式的创建与修改

1.公式的创建

Excel 中，创建公式的方式包括手动输入和移动点击输入。

(1)手动输入

手动输入公式的具体步骤为：①选定目标单元格；②在目标单元格或其对应的编辑栏中输入等号“=”，输入的内容在单元格和编辑栏中同步显示；③输入第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体，以下类推，直至最后一个运算体。如有小圆括号，应注意其位置是否适当以及左括号是否与右括号相匹配；④确认新创建的公式。

当输入的公式中含有其他单元格的数值时，为了避免重复输入费时甚至出错，还可以通过移动鼠标去单击拟输入数值所在单元格的地址(即引用单元格的数值)来创建公式。

(2)移动点击输入

移动点击输入数值所在单元格的地址后，单元格将处于“数据点模式”。

①选定需要输入公式的单元格，在其对应的编辑框中输入“=”、必须直接输入的数值和运算符。

②将鼠标移至公式所需数值所在的单元格，然后鼠标左键单击(也可以通过键盘方向键移动选取)，该数值所在单元格四周出现彩色框线，公式所在单元格及其对应编辑栏中出现该数值所在单元格的地址名称，其名称的颜色与选取的单元格框线颜色相同，光标自动返回公式所在单元格或其对应编辑栏中该地址名称的后面，等待输入其他内容。

③继续输入运算符和其他数值或单元格的地址名称。

④确认新创建的公式。

2.公式的编辑和修改

公式编辑和修改的方法有：

(1)双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。

(2)选中公式所在的单元格，按下“F2”键后直接在单元格内更改内容。

(3)选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏中作相应更改。

需注意的是，在编辑或者移动点击输入公式时，不能随便移动方向键或者单击公式所在单元格以外的单元格，否则单元格内光标移动之前的位置将自动输入所移至单元格的地址名称。

例4-10  (单项选择题)下列关于公式编辑和修改的方法中，不正确的是(    )。

A.双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容

B.选中公式所在的单元格，按下“F2”键后直接在单元格内更改内容

C.在编辑或者移动点击输入公式时，可以随时移动方向键

D.选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏中作相应更改

【答案】C

(三)公式的运算次序

对于只由一个运算符或者多个优先级次相同的运算符(如既有加号又有减号)构成的公式，Excel 将按照从左到右的顺序自动进行智能运算;但对于由多个优先级次不同的运算符构成的公式，Excel 则将自动按照公式中运算符优先级次从高到低进行智能运算。运算符的优先级次如表4-3所示。

表4-3  运算符的优先级次

为了改变运算优先顺序，应将公式中需要最先计算的部分使用一对左右小圆括号括起来，但不能使用中括号。公式中左右小圆括号的对数超过一对时，Excel 将自动按照从内向外的顺序进行计算。

(四)公式运算结果的显示

Excel 根据公式自动进行智能运算的结果默认显示在该公式所在的单元格里，编辑栏则相应显示公式表达式的完整内容。该单元格处于编辑状态时，单元格也将显示等号“=”及其运算体和运算符，与所对应编辑栏显示的内容相一致。

1.查看公式中某步骤的运算结果

单元格中默认显示的运算结果是根据完整的公式表达式进行运算的结果，但可通过下述方法查看公式中某步骤的运算结果：

(1)选中公式所在的单元格，双击或按“F2”键进入编辑状态;

(2)选中公式中需要查看其运算结果的运算体和运算符，按“F9”键后，被选中的内容将转化为运算结果，该运算结果同时处于被选中状态。

在运算结果处于被选中状态下，如果按下确认键或者移动光标键，公式中参与运算的运算体和运算符将不复存在，而被该结果所替代;如果移动鼠标去点击其他单元格，公式所在单元格将由编辑状态切换成数据点状态，公式所在单元格里同时显示被选中单元格的地址或名称。

(3)按下“Esc”键或者“Ctrl+Z”组合键(或单击“撤消”按钮)，运算结果将恢复为公式表达式的原来内容。

2.公式默认显示方式的改变

为了检查公式整体或者其中某一组成部分的表述是否正确，可以通过下述方法使单元格默认显示完整的公式表达式，实现公式表达式与运算结果之间的便捷切换。

(1)在单元格显示运行结果时，选中单元格，按下“Ctrl+` ”组合键或者点击“显示公式”(适用于 Excel 2013)菜单命令，可切换为显示公式内容。

(2)在单元格显示公式内容时，选中单元格，按下“Ctrl+` ”组合键或者点击“显示公式”(适用于 Excel 2013)菜单命令，或者点击“公式审核模式”(适用于Excel 2003)菜单命令，可切换为显示运行结果。

3.将公式运算结果转换为数值

采用复制粘贴的方法将公式原地复制后，进行选择性粘贴，但只粘贴数值。

复制的步骤是选中单元格，按“Ctrl+C”组合键或点击“复制”菜单命令。Excel 2003中，依次点击“编辑”、“复制”；Excel 2013中，依次点击“开始”、“复制”。

例4-11  (多项选择题)下列关于Excel中快捷键的说法中，正确的有(    )。

A.选中单元格，按下“Ctrl+` ”组合键可切换为显示公式内容

B.按下 “Ctrl+Z”组合键，运算结果将恢复为公式表达式的原来内容

C.选中公式所在的单元格，双击或按“F2”键进入编辑状态

D.按“F9”键后，被选中的公式将转化为运算结果

【答案】ABCD

二、单元格的引用

单元格引用是指在不同单元格之间建立链接，以引用来自其他单元格的数据。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。

通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值，常用的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。此外还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其他应用程序中的数据。

(一)引用的类型

1.相对引用

如果公式使用的是相对引用，公式记忆的是源数据所在单元格与引用源数据的单元格的相对位置，当复制使用了相对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用将自动更新，数据源将指向与当前公式所在单元格位置相对应的单元格。在相对引用中，所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面没有任何标示符号。Excel 默认使用的单元格引用是相对引用。

2.绝对引用

如果公式使用的是绝对引用，公式记忆的是源数据所在单元格在工作表中的绝对位置，当复制使用了绝对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用不会更新，数据源仍然指向原来的单元格。在绝对引用中，所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面分别加入标示符号“＄”。如果要使复制公式时数据源的位置不发生改变，应当使用绝对引用。

3.混合引用

混合引用是指所引用单元格地址的行标与列标中只有一个是相对的，可以发生变动，而另一个是绝对的。

(二)输入单元格引用

在公式中可以直接输入单元格的地址引用单元格，也可以使用鼠标或键盘的方向键选择单元格。单元格地址输入后，通常使用以下两种方法来改变引用的类型：

(1)在单元格地址的列标和行标前直接输入“＄”符号。

(2)输入完单元格地址后，选中整个公式，重复按“F4”键选择合适的引用类型。

例4-12  (多项选择题)下列属于混合引用的有(    )。

A.＄A＄3*＄

B＄9B.A＄3*B＄9

C.＄A3*＄B9

D.A3*B9

【答案】BC

【解析】选项A属于绝对引用；选项D属于相对引用。

(三)跨工作表单元格引用

跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的单元格，又称三维引用，需要按照以下格式进行跨表引用：

工作表名!数据源所在单元格地址

(四)跨工作簿单元格引用

跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单元格，又称外部引用，需要按照以下格式进行跨工作簿引用：

［工作簿名］工作表名!数据源所在单元格地址

也可以使用函数INDIRECT来引用。例如，要引用Book1工作簿Sheet1工作表中B2单元格，其格式为：“［Book1］Sheet1！＄B＄2”。

三、函数的应用

Excel中，函数是预先编写的公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。在Excel中，利用函数可以快速执行有关计算。

函数的基本格式是：函数名(参数序列)。参数序列是用于限定函数运算的各个参数，这些参数除中文外都必须使用英文半角字符。函数只能出现在公式中。

Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查找与引用函数、数学与三角函数、统计函数、文本函数以及自定义函数。在选中存放函数结构的单元格中，输入“=”和函数，或者单击“fx”，或者使用快捷键“Shift+F3”均可开始函数的录入。

(一)常用函数

1.统计函数

(1)MAX

作用：用于返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。

用法：MAX(number1，number2，…)

说明：number1，number2，…表示最大值的数值或引用单元格区域，参数不超过30个。

例如：单元格中输入函数= MAX(10，23，36，B2：E5)，单元格最终显示结果为数值10,23,36和区域B2：E5中最大的数字。

(2)MIN

作用：用于返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。

用法：MIN(number1，number2，…)

说明：number1，number2，…表示要求最小值的数值或引用的单元格区域，参数不超过30个。

例如：单元格中输入函数= MAX(10，23，36，B2：E5)，单元格最终显示结果为数值10,23,36和区域B2：E5中最小的数字。

(3)SUM

作用：用于计算单元格区域中所有数值的和。

用法：SUM(number1，number2，…)

说明：number1，number2，…表示需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格区域、逻辑值。

例如：单元格中输入函数= SUM(10，23，36，B2：E5)，单元格最终显示结果为数值10,23,36和区域B2：E5中的数字之和。

(4)SUMIF

作用：用于对满足条件的单元格求和。

用法：SUMIF(range，criteria，sum_range)

说明：range表示条件判断的单元格区域，每个区域中的单元格都必须是数字和名称、数组和包含数字的引用，空值和文本值将被忽略；criteria代表指定条件表达式，即确定对哪些单元格相加的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

例如：如图4-14所示，统计男员工的销售额，在单元格G5中输入公式=(C2:C8“男”，D2：D8)。

图4-14  SUMIF函数计算过程示意图

(5)AVERAGE

作用：用于返回参数的算术平均值。

用法：AVERAGE(number1，number2，…)

说明：number1，number2，…需求平均值的数据或单元格区域，可以是数字或者使包含数字的名称、数组或引用，不能超过30个。

例如：在单元格输入公式AVERAGE(A2：A6)，表示计算A2：A6区域的数值的平均数，AVERAGE(A2：A6，5)表示计算A2：A6区域的数值与5的平均数。

(6)AVERAGEIF

作用：用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。

用法：AVERAGEIF(range，criteria，average_range)

说明：range是计算平均值的一个或多个单元格，其中包含数字或包含数字的名称、数组或引号；criteria是数字、表达式、单元格引用或文本形式的条件，用于定义要对哪些单元格计算平均值。

例如：如图4-15所示，统计男员工平均销售额，在单元格G6中输入公式=AVERAGEIF(C2:C8,“男”,D2:D8)。

图4-15  AVERAGEIF函数计算过程示意图

(7)COUNT

作用：用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。

用法：COUNT(value1，value2，…)

说明：value1，value2，…，可以包含或引用各种类型数据的1到255个参数，但只有数字类型的数据才计算在内。

例如：如图4-16所示，统计员工人数，在单元格G7中输入公式=COUNT(A2:A8)。

(8)COUNTIF

作用：用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。

用法：COUNTIF(range，criteria)

说明：range是一个或多个要计数的单元格，其中包括数字或名称、数组或包含数字的引用。criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式、单元格引用或文本。

例如：如图4-17所示，统计男员工人数，在单元格G8中输入公式=COUNTIF(C2:C8,“男”)。

图4-16  COUNT函数计算过程示意图

图4-17  COUNTIF函数计算过程示意图

例4-13  (单项选择题)要统计B2至B8单元格区域汇总，数值大于100的单元格数目，公式为(    )。

A.=COUNT(B2：B8，>100)

B.= COUNT(B2：B8，“>100”)

C.=COUNTIF(B2：B8，“>100”)

D.=COUNTIF(B2：B8，>100)

【答案】C

2.文本函数

(1)LEN

LEN(text)用于返回文本字符串中的字符数。括号中的参数text表示待要查找其长度的文本。

(2)RIGHT

RIGHT(text，num_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。

参数text是包含要提取字符的文本串；num_chars指定希望RIGHT提取的字符数，它必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。

如图4-18所示，提取A公司固定电话后7位，在单元格D2中输入公式=RIGHT(B2,7)。

图4-18  RIGHT函数计算过程示意图

(3)MID

MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。

参数text是包含要提取字符的文本串。start_num是文本中要提取的第一个字符的位置，文本中第一个字符的start_num为1，以此类推；num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数。

(4)LEFT

LEFT(text，num_chars)用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。

3.逻辑函数IF

IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)用于判断“logical_test”的内容是否为真，如果为真则返回“value_if_true”，如果为假则返回“value_if_false”的内容。

如图4-19所示，计算A公司的员工是否完成计划的销售额，在单元格F2中输入。

图4-19  IF函数计算过程示意图

4.查找与引用函数

(1)LOOKUP

LOOKUP 函数用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。它具有两种语法形式：向量形式和数组形式。

向量形式：LOOKUP(lookup_value，lookup_vector，result_vector)用于在单行区域或单列区域(称为“向量”)中查找值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的值。

数组形式: LOOKUP(lookup_value，array)用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值，并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。数组是指用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式;数组常量是用作参数的一组常量。

(2)INDEX

INDEX(array，row_num，column_num)用于返回表格或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。

(3)MATCH

MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)用于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。

5.日期与时间函数

(1)YEAR

YEAR(serial_number)用于返回某日期对应的年份。

serial_number为一个日期值，其中包括要查找年份的日期。

(2)MONTH

MONTH(serial_number)用于返回某日期对应的月份，介于 1到12之间。

(3)DAY

DAY(serial_number)用于返回某日期对应的天数，介于1到31之间。

(4)NOW

NOW()用于返回当前的日期和时间。

提示：如果只在单元格中输入日期，不输入时间可直接按“Ctrl+；”组合键，只输入时间不输入日期可以按“Ctrl+Shift+；”组合键。

(二)基本财务函数

1.SLN

SLN(cost，salvage，life)用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。

cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。

2.DDB

DDB(cost，salvage，life，period，factor)用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。

cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。period 是必需参数，指需要计算折旧值的期间。period 必须使用与 life 相同的单位。factor 是可选参数，指余额递减速率。如果 factor被省略，则默认为 2，即使用双倍余额递减法。

3.SYD

SYD(cost，salvage，life，per)用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。

cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。per 是必需参数，指第几期，其单位必须与 life 相同。