外贸流程知识与技能(外贸跟单流程要领)

贸易合同的签订

经过交易磋商。当事人一方提出的发盘，经对方有效接受，合同即告成立。双方在磋商过程中的往返函电，就是合同的书面证明。但是在国际贸易中，一般还要用书面形式或成交确认书将贸易双方的权利、义务及各项交易条件明文规定下来，便于检查执行。按照国际惯例，货物买卖合同没有特定的形式限制，可采用正式的合同、确认书形式，也可以采用备忘录、意向书、订单、委托订购单等形式。我国涉外经济合同法规定，合同应当采用书面形式。签订书面合同作为合同成立的证明和作为交易履行的依据。

贸易合同的形式与内容

国际货物买卖合同的形式及使用名称没有特定限制。根据我国《中华人民共和国合同法》，当事人订立合同可以采用书面形式、口头形式或其他形式，三种形式都同样具有法律效力。但有些国家的法律强调合同必须采用书面形式。所以，通常在签订合同时采用书面形式会更有利于合同的履行。

书面合同

书面合同包括正式的合同、确认书、协议书、备忘录、订单等。在此简单介绍常见书面合同形式的各自特点。

(1)正式合同(Contract)

正式合同是一种全面、详细的合同订立形式，它对双方的权利与义务以及发生争议以后的处理方法都有比较详细的规定。通常该形式的合同适合大宗的商品和成交额比较大的交易。

合同的内容比较详细，除了交易的主要条件，如品名、质量、价格、包装、价格、交货、支付外，还有保险、商品检验、索赔、不可抗力、仲裁条件等。根据磋商结果，由卖方拟定的合同称为“购销合同”(Sales Contract)，由买方拟定的合同称为“购货合同”(purchase Contract)。虽然拟定人不同，但是贸易合同的效用是等同的。

在纺织品行业中，有着不成文的行业约定，即便是正式合同也行文简约，约省了诸如仲裁条款等。

(2)确认书(Confirmation)

确认书的内容比合同简单些，一般只包括主要的交易条件，是一种简易合同。它在格式上与合同有所不同，条款也相对较简单，主要是就交易中的一般性的问题作出规定，而对双方的权利、义务规定的不是很详细。此种合同订立形式主要用于成交金额相对较小，或者是已经订有代理、包销等长期协议的交易。由卖方出具的确认书称为“销售确认书”(Sale Confirmation)，由买方出具的确认书称为“购货确认书”(purchase Confirmation)

(3)协议书(Agreement)

协议书是一种比较灵活的方式，既可以很复杂也可以很简单。若其内容对买卖双方的权利和义务都作了明确的规定，那么就与合同一样具有法律效力了。若交易洽谈的内容比较复杂，双方仅仅商定了一部分的条件，还有一些条件需要进一步磋商，此时可以签订一个“初步协议”，并且说明此协议属于初步性质，那么此种协议就不具有合同的性质，因而没有法律约束力。

(4)备忘录(Memo)

备忘录主要是起到记录洽谈内容，供以后查询的作用。若双方交易条件完整、明确、具体地记录在了备忘录中，并且经过双方签字，则其性质就和合同一样具有法律约束力了；相反，若交易条件记录得不完整，则不具有法律约束力。

(5)订单(Order)

订单是指买方拟制的货物订购单。在通常的贸易中，买卖双方经过洽谈达成交易后，卖方通常会制作合同或者确认书各两份寄给买方，要求其回签一份。但也有些情况下，买方会直接将他的订单寄来，要求卖方回签。这种经过磋商成交后寄来的订单，实际上就是一份购货合同。

口头合同和其他合同

除了书面形式的合同外，还有口头合同(当事人之间通过当面谈判或通过电话形式达成的协议)和其他形式的合同，如电子信息形式的合同。

(1)口头合同

口头合同的优点是节省时间，方便快捷。但是因为没有文字依据，所以一旦发生争议，处理起来难以找到证据。口头合同对双方的诚信要求比较高。

(2)电子合同

电子合同的载体不是纸张，而是信息系统。因为电子信息的内容可以编辑，而且不太稳定，另外要添加合同当事人的“亲笔签名”，在技术上还有些难度，所以电子合同是否具有法律效力这一问题，在各个国家有不同的观点，在签订合同时应该注意了解这点。

其中与跟单员工作最紧密的核心要素是货物质量、数量和交期。

订单评审的目的

评审订单执行的可行性

分析订单的短期效益和长期效益，考虑风险

判断企业的生产能力、生产进程以及技术水平，能否保证完成订单

安排交期，确定有足够的生产加工时间

确定是否要外发加工，保证质量和交货期

订单评审的三种结果

可能实施的订单，要及时安排订单、打样、生产等部门制订生产计划，安排生产实施，保证如期交货。

无法执行的订单，应及时通知客户，合理解释，避免误会，争取客户的谅解

需要做必要修订方可实施的订单，应及时与客户协商，征询修改意见，得到客户确认，双方认可后方可实施

订单评审的内容及注意事项

客户订单，首先应审单。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、包装要求。

产品名称规格、数量的审查

客户传真来的订单很多时候只有英文或只有一些产品代码，这时首先要找到相对应的资料册，查出产品的中文名称及规格。

单价、金额审查

客户下订单时，有时会把单价标出，这时应查看单价条款是否打印有误，同时复核金额有否差错，如果有错则应该在改正的同时通知对方，请客户及时确认，如果客户下单时没有标出价格，则应查出对应价格，计算出金额，并请客户确认。

数量

明确计量单位和短溢装的百分比要求。一般在3%~5%。

交货期的审查

客户下单时一般有具体交货期要求，偶尔也会有没有规定交货期的。但无论客户是否规定交货期，均需要根据订单数量和生产产能及准备状况报给客户实际的工厂交货期。遇到急单，尽量插单，不能插单则跟客人协商后确定交货期。

付款方式的审查

审查内容主要看客户的付款方式是否是本单位可以接受的方式。如果接到不能接受的付款方式，应及时通知客户修改为可以接受的付款方式。信用证是相对最可靠的付款方式。

在出口贸易中常用的有T/T(电汇：进口商请本地银行通过电讯手段通知出口方所在地银行给出口方)和L/C(信用证)。

单价条款的审查

主要审查订单的单价是否为对应单价条款。比如是CIF价(卖方报价包括货物的成本、海运保险费及将货物运至目的港的运费)、CNF价(卖方报价包括货物运至指定目的港的运输费在内)、FOB价(出口方承担货物运至指定工具前的一切费用和风险)、工厂交货价(卖方在工厂将货物交给买方时完成交货，买方承担在卖方所在地受领货物的全部总费用和风险)。不同的单价条款对应不同的单价，不能混用。

包装要求的审查

审查客户的包装要求是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有否明显错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书等，纺织品包装主要是外包装，包括主唛和侧唛。

交货方式的审查

交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄等。纺织品一般采用海运，费用相对便宜。如果客户在内陆加工成衣后再出口，那么也会出现内陆陆运。

保险条款的审查

保险条款一般包括保险险别、保险金额、保险条款等问题，外贸跟单员审核保险条款时一般应考虑以下问题：

(1)保险条款中是否有明确保险适用的条款

实务中，保险条款主要有“中国保险条款”(China Insurance Clauses，简称CIC)和伦敦保险协会海运货物保险条款(Institute Cargo Clauses，简称ICC)。应避免发生两种保险条款同时出现的情况。

(2)投保险别是否有明确规定，“仓至仓条款”是否被误用

中国人民保险公司的《海洋运输货物保险条款》规定的平安险、水渍险和一切险三种险与伦敦保险协会海运货物保险条款规定的ICC(A)、ICC(B)、ICC(C)对承保责任起或称保险期限，均采用国际保险业务中惯用的仓至仓条款(即Warehouse to Warehouse Clause，简称W/W Clause)。但战争险和罢工险不使用“仓至仓条款”。

(3)加保战争险、罢工险时是否明示保险费率调整时保费由买方负担

一般情况下，战争险和罢工险的保险费率不高，但如果有特殊情况(如战争)发生时，其保险费率将被大幅度调高。若出口企业采用CIF或CIp等术语成交，将可能额外承担保险费率调高的费用。因此，对于出口贸易，如加保战争险、罢工险、应明确“若发生有关的保险费率调整，所增加的保费由买方负担”，把可能出现的费用增加转移由买方支付。

(4)是否投保了附加险

附加险只能在投保其某一种基本检的基础上才可加保，但因一切险的责任范围包括了一般附加险，故投保人在投保时选择了一切险，则无须再加保一般附加险。

伦敦保险协会海运货物保险条款的战争险和罢工险可单独投保。

(5)保险加成率是否过高

根据《跟单信用证统一惯例》（简称《UCp600》）的规定，保险加成率双方没有规定的，按惯例卖方加成10%投保；没有规定保险险别的，卖方只有义务投保最低险别。若买方要求提高保险加成率，应在合同中规定额外的费用由买方承担。

贸易术语与国际惯例

国际贸易术语又称价格术语。国际贸易中，买卖双方所承担的义务，会影响到商品的价格。在长期的国际贸易实践中，逐渐形成了把某些和价格密切相关的贸易条件与价格直接联系在一起，形成了若干种报价的模式。每一种模式都规定了买卖双方在某些贸易条件中所承担的义务。用来表明这种义务的术语，称之为贸易术语。

贸易术语所表示的贸易条件，主要分两个方面：

其一，说明商品的价格构成，是否包括成本以外的主要从属费用，即运费和保险；

其二，确定交货条件，即说明买卖双方在交接货物方面彼此所承担的责任、费用和风险的划分。贸易术语分类如下。