后勤管理的原理与方法

企业后勤管理的原理，是在总结分析企业后勤管理过程中各个环节的管理工作内容的基础上概括出来的理论认识，是对后勤管理工作的实质及其规律的总结。

现代企业管理不同于过去小生产管理，管理的对象处于各个层次、各个环节之中，它是由企业各部门、各要素构成的复杂的有机统一体。为了达到后勤管理的最优化，运用系统论对后勤管理工作进行分析研究，这就是后勤管理的系统原理。凡是构成系统的客观事物都必须具有如下共同特征。

后勤系统管理首先要求树立整体观念，表现在后勤管理工作中，就是要有全面的统筹规划和在分工基础上的密切协作。没有全面规划，就难以统筹全局，会造成顾此失彼的混乱状态；没有分工，就没有效率；没有协作就不能实现整体目标最优化。系统中各子系统的功能及它们相互之间的关系，都要以实现整体目标为准则。遵循系统的整体性，在利益分配上要使局部利益服从整体利益，把当前利益和长远利益结合起来进行观察和处理。把企业后勤管理工作目标同企业管理总目标结合起来，并使之服从企业管理总目标。在后勤管理系统中，要杜绝各行其是、相互扯皮的行为，那样既损害全局目标，又违背系统管理的原则，会削弱了整体功能。

任何一个系统，从它本身的特点来看都是一个独立的、完整的整体。但是，对于更大范围或更高一级的系统来说，它又只是一个组成部分，从自然系统和社会系统的总体上看，都有宏观与微观之分。在微观方面，还有各种层次的区别，也就是说，大系统和子系统也是相对的，子系统又是由更小的子系统构成的。因此，系统本身具有一定的层次性。既然系统具有一定的层次性，那么，对后勤系统进行有效管理时，就必须实行分层分级管理，划清职责和权限，做到各司其职，各负其责，层层负责，充分发挥各自的功能与作用，把系统总目标分解并落实到各个层次、各个具体岗位上。如果在后勤管理工作中层次不清，职责不明，就会出现混乱局面，后勤工作中那种不分层次的指挥，“一竿子插到底”、“事事面对面”的做法，将会架空中层干部，使他们无法履行职责，失去工作主动性，造成基层越级请示，中层放弃职责，一切问题和矛盾上交，上层领导陷入日常事务，从而失去领导的决策指挥功能。

首先，系统相关性表现为系统是由各要素、各层次组成的有机整体，各要素、各层次之间相互依存和制约，并通过系统内部运动与外部环境保持密切的联系和动态适应。其次，系统的相关性一方面表现为系统的存在和发展是子系统存在和发展的前提，子系统的发展，必然要受大系统的制约；另一方面，又表现为系统内部任何一个子系统或要素发生变化，都会影响其他要素的变化。依据这一原理，在进行企业后勤管理活动时，就必须从企业后勤系统管理的总目标出发，协调后勤系统内部各方面的因果关系，使之协调配合。企业后勤系统管理还要适应外部环境的变化，使后勤管理工作服从整个企业管理工作的总体要求和条件变化，并围绕整个企业管理的中心工作来展开一系列后勤管理活动，适应企业总目标的变化，做到各项指标相互平衡，从而达到企业管理工作所确定的总目标，满足社会需求，促进企业发展。

企业后勤系统的管理活动是否是良性循环状态，主要取决于企业后勤系统各要素的变化，以及由这一变化而引起的相关因素和整体的变化是否处于良性循环状态。任何事物总是在运动中稳定和稳定中变化这样的对立统一中存在和发展的，要了解和掌握后勤系统的运动规律，就必须掌握影响后勤系统和控制后勤系统的因素，使这些因素适应后勤系统管理的要求，各因素之间合理流动、配合协调、相互促进，使后勤管理系统正常高效地运转。

企业后勤管理系统运转的好坏，与后勤系统各种要素的变化密切相关。后勤系统运动的实质，就是人、财、物、信息的运动变化，一旦这些因素停止运动，整个后勤系统也就停止了运动。因而，按照管理的动态原理，我们在从事企业后勤管理活动时，必须充分考虑这些因素运动变化的特点和规律。

企业后勤系统中的劳动者是体力和智力的统一体，要人尽其才，充分发挥人的主观能动性，就必须考虑人的生理特点，智力活动的特点、经验和职业技能的水平，以及社会性方面的问题，使后勤劳动者能够以良好的状态从事生产和服务劳动，从而很好地发挥后勤劳动者的组织性、纪律性、主动性、积极性。

企业后勤系统中，需要对物的因素进行合理的管理。物资的流动必须合理，对需要的物资必须认真测算。物资积压过多，会占用大量资金，造成浪费；物资供应不定时定量，又会影响服务活动的正常进行。因此，应尽量缩短物资的库存时间，加速资金周转。例如，食堂饭菜的供应，应当充分考虑以上因素，掌握进餐人数，合理安排，这样才能使食堂物资合理流动，减少或避免不必要的浪费。

企业后勤系统同样存在资金的合理使用问题。一方面，必须加强资金管理，使资金合理流动，加速资金的周转，充分发挥现有财力的潜力，减少企业负担。另一方面，在财力、物力允许的情况下，精打细算，少花钱，多办事，办好事，满足企业员工对生活服务方面的需要，使有限的资金能够分配到后勤系统的各个方面。管理者要分清轻重缓急，提高后勤服务工作的效率，学会生财、聚财、用财之道，不断提高后勤财务管理水平，使有限的财力充分发挥作用，获得最佳的服务和经济效益。

在企业后勤管理的实践中，客观上存在着信息的流动，企业后勤管理活动实际上就是后勤信息流动。在进行企业后勤管理活动时，必须重视信息管理。国外经验和我们工作的实践都证明：如果不重视信息，就谈不上管理；缺少了信息，将会使指挥失灵，管理混乱。要使后勤管理活动能完成企业大系统的目标，就必须及时地收集后勤信息，确保信息的可靠性和准确性。

管理活动的根本目的在于最大限度地增加管理的经济效益。效益越高，说明对企业和社会的贡献就越大；没有效益的管理不是科学的管理，更不是优化的管理。效益是管理的根本出发点和归宿。每个管理者要始终把创造出更高更好的经济效益、社会效益作为管理的最终目的，以最少的投入取得最大的产出，这就是管理的效益原理。这就要求我们在企业后勤服务中，一方面要节约各种资源，以较少的资源投入创造出能满足员工生活、工作需要的优质服务；另一方面，要注意提供质优价廉的服务，满足员工对后勤服务数量和质量的需求。在后勤管理中，要反对那种只顾花钱不讲效益，只讲投入不讲产出，把后勤服务部门看做单纯的福利性部门的错误思想。企业后勤部门必须注重减少劳动力消耗和占用，围绕符合企业、社会需要这个中心点开展工作，从而提高整个企业的经济效益。

人是企业大系统中最基本的组成要素，是最根本、最活跃的因素。生产力和科学技术的发展，都离不开劳动者智力水平的提高和积极性的发挥，人有着巨大的潜力，因此要把对人的管理放在特别重要的地位，作为管理的“根本”，这就是管理的人本原理。管理的人本原理要求后勤管理者通过做好人的工作，使后勤系统的全体成员明确整体目的、个人职责、工作意义及其相互关系等，从而主动、认真、创造性地完成自己的任务。运用人本原理，要充分尊重后勤员工在企业中的主人翁地位，做好思想政治工作，积极疏导员工的不满情绪，处理利益分配问题时要正确使用激励手段，根据每个后勤员工劳动成果的数量和质量给予相应的物质和精神的满足。要多采用激励和表彰的方法，慎用惩罚手段。

人本原理强调人在管理活动中的重要地位，并不把人看成是脱离其他管理对象而孤立存在的；相反，它强调在管理对象的整体系统中，人是其他构成要素的主宰。财、物、信息、时间等因素只有为人所掌握和利用，才能发挥其价值。因此，在后勤管理活动中，我们要坚决抵制那种“见物不见人”、“见钱不见人”、“靠权不靠人”，甚至“以权整人”、“以势欺人”的错误做法，充分调动后勤员工的工作积极性和创造性，为实现企业整体目标而努力奋斗。

根据企业后勤管理的特点，在进行企业后勤管理活动时必须遵循服务保障的原则。企业后勤系统，是企业系统不可缺少的一个重要组成部分，它的基本职能是从人力、物力、财力和技术等方面来保证企业大系统的正常运转。企业后勤管理的特点之一就是为企业大系统提供服务和保障，这也是企业后勤管理的全部意义所在。

人们从事任何工作，都离不开两个条件：一是必要的生活条件，二是进行工作的物质条件。人们的衣食住行是从事其他活动的基础，是第一位的，而这些都是由企业后勤部门来提供和完成的，没有后勤服务活动作为保证，企业的生产经营活动就不能正常进行，员工的生活就会受到影响。从后勤工作和后勤系统在企业大系统中所处的重要地位来看，企业后勤管理必须贯彻服务保障的原则，更好地为生产经营和员工生活提供保障和服务；从生产经营与后勤工作的关系来看，生产离不开后勤保障，后勤保障是生产经营活动顺利进行的基础和前提。没有后勤的保障，生产经营活动就会受到阻碍，人、财、物的利用就难以做到人尽其才、财尽其力、物尽其用；从员工生活与后勤工作的关系来看，后勤工作与员工生活密切相关，涉及员工的切身利益。后勤服务工作搞好了，也就能为员工提供舒适、良好的工作和生活环境，解除员工的后顾之忧。因此，坚持后勤为生产服务的思想，是生产发展的需要，也是办好后勤工作的需要，两者互为补充、互为依附。

在贯彻服务保障的原则的同时，还必须贯彻优质高效的原则。后勤工作和后勤管理活动，不仅是要保障生产经营活动正常进行和为员工的衣食住行提供服务，还要保证服务的质量和工作的效率，这是后勤管理中经济效益原理的根本要求和具体应用。后勤工作是一项十分重要的服务工作，它政策性强，涉及面广，服务项目较多，任务繁重且相当具体。它内外联系复杂，同群众关系十分密切，是一种“全方位”、“全过程”、“全天候”的工作。其他工作可以实行8小时工作制，而有些后勤服务工作是24小时运转，如医疗、供水、供电部门等。逢年过节时，大家放假休息时，后勤战线的员工却在繁忙辛苦，默默无闻地工作。正因为后勤工作具有上述特点，后勤管理部门必须围绕这些特点进行管理。企业后勤管理是为了满足企业生产经营全过程的需要，满足企业全体成员的生活需要。目前，在社会这个“大后勤”尚不完善的情况下，要完成这种全面的、全过程的后勤服务，企业就形成了“大而全”的后勤服务体系。如何使这个“大而全”的服务系统正常运转，使服务工作优质、高效呢？一方面，后勤工作人员和后勤管理人员要牢固地树立服务思想，一心为企业、为员工，任劳任怨，无私奉献，消除那种“后勤工作低人一等”的观念，充分认识后勤工作的重要性。另一方面，在端正指导思想的同时，要搞好后勤管理的计划与决策，合理安排好每一项具体服务工作，使有限的财力、物力、人力得到最充分的利用，取得最佳的经济效益，增加企业内部各部门之间的协作联系，促进员工之间的合作与团结。

分工协作的原则，就是为了使企业后勤服务保障系统发挥最佳职能作用，在充分认识后勤系统各项工作之间协作关系的基础上，使后勤系统各项工作、各部门之间合理分工，配合协调，各负其责，讲求效益。虽然各企业对后勤工作管理的划分不尽相同，但大体是一致的，不论服务项目、服务行业多少，都要求在统一指挥下实行分工协作。后勤服务系统庞大，头绪繁多，诸如人事、物资、财物、设备、基建、房屋、伙食、交通、医疗、卫生、园林、环保、计划生育、幼儿教育，以及其他综合服务工作，统统由后勤部门管理。要完成如此多的服务内容，后勤系统内部的分工协作就显得尤为重要。这就要求在横向联系和纵向联系上都处理好分工协作的关系。分工是协作的基础，协作是实现分工的条件。没有协作的分工是各自为政、各行其是、产生内耗的代名词，不是真正的科学分工；没有分工的协作，是不分彼此、不讲责任的协作。

在后勤服务工作中，要节约人、财、物等资源，对物资的使用要精打细算、综合利用，这就意味着要用少量的资源，最大限度地满足企业员工生活、工作的服务需要。企业后勤管理要求后勤工作人员在工作中，事前要周密计划，事中要精打细算，严格审核，把有限的资源用在最急需、最重要的地方。因此，后勤管理人员必须严格按经济节约的原则办事，在后勤工作中做到以下几点。

（1）对办公设备和生活设施等固定资产，要经常维护保养，提高其利用效率和使用年限。

（2）对各类生产和生活库存物资要及时清查盘点，登记入账，修旧利废，减少自然消耗，防止损坏、丢失等。

（3）在不违反国家政策的情况下，挖掘潜力，充分利用现有资源和条件，扩大营业，增加收入，改善员工环境和生活条件，搞好员工生活福利。

企业的全面计划管理是一项综合性的全面管理工作，它是通过计划把企业的各项工作全面地组织与协调起来。综合性的全面管理涉及面很广，它既和企业各项工作发生直接关系，又渗透到各项工作的全过程，要求动员企业全体来参加。企业后勤工作是构成整个企业工作的一部分，因此必须贯彻执行全面计划管理。

搞好后勤计划管理，必须建立全面计划管理的保障体系，做到以下几点。

（1）建立计划管理机构，配备专职计划人员。

（2）建立健全计划责任制，明确每个后勤员工在计划管理方面应完成的任务、承担的责任和被赋予的权限，并将工作的好坏同经济效益挂钩，进行奖惩。

（3）建立健全计划考核与评价制度，制定明确的计划工作标准，定期进行检查和考核，表彰先进，鞭策后进。

（4）按PDCA循环程序进行计划管理，即按计划、实施、检查、处理四个阶段来开展计划管理活动。在第一循环结束后，及时进行总结提高，进行更高水平的循环，这样，才能不断提高计划管理水平，促使后勤工作目标和整个企业目标顺利实现。

目标管理是1954年由美国管理实践家彼得•杜拉克提出的，首先被美国通用汽车公司采用，后来迅速普及美国其他企业。1957年，目标管理被日本引进，并与全面质量管理结合起来，发展成为“社长方针管理”。20世纪70年代以来，目标管理成为风行全球的经营管理制度。近年来，我国一些企业也开始实行目标管理，并取得了较好的效果。所谓目标管理，是指由单位领导提出在一定时期内期望达到的总目标，并制定方针，从上到下，上下结合，由单位各部门和全体员工，根据总目标分别确定各自的分解目标，成为具体实施目标，再由领导考核而进行的组织管理和控制的一种管理方法。它的管理原则是：一切管理行为的开始是“确定目标”，一切管理的实施过程是以“目标为方针”，一切管理的成果要以“目标的完成情况来评价”。

运用目标管理要求企业后勤活动的全过程都以目标为轴心，整个企业后勤工作都以实现目标为准则，它包含一系列管理工作程序。目标管理的特点是一旦每个分项目标达到，总目标就实现了。采用目标管理对后勤工作进行管理，可将后勤工作划分为几个部分，总负责人制定后勤服务工作的总目标，并会同各部分服务项目的负责人协商各部分的目标，然后由各部分的负责人与其部下协商制定具体的目标与实现的措施，通过总目标与分目标及具体目标的综合协商，制定完善的计划体系。如果协商制定的目标比较合理，又易于调动员工的积极性，那么，在各个分目标实现的情况下，后勤服务工作的总体目标也应当实现了。

现在电子计算机已经被广泛地应用于各种管理工作中。由于电子计算机具有运算速度快、准确性高、功能强的特点，它不仅能胜任收集、整理、分析、存储、检索大量经济管理信息的工作，而且还能使管理过程趋向合理化、科学化。

网络技术又叫统筹法，它是20世纪50年代首先在美国发展起来的一种新的计划方法。它是通过网络图的形式，表示计划的安排，并以此选择最优方案，组织、协调和控制生产（工作）的进度和费用，使它达到预定目标的一种科学管理方法。网络计划技术是关键线路和计划评审法的综合，是统筹法的重要组成部分。

网络技术在后勤管理中主要用于安排工作的进度。后勤管理的事务性工作较多，适当安排诸多的工作项目，使其按照一定的顺序顺利地进行很有必要。首先，要将一定时期内后勤工作的数量列举出来；其次，要理清各项工作的内在联系，确定好紧前工序与紧后工序，列出工序清单；最后，根据工序清单画网络图。这样，整个后勤工作的一切活动便都反映在网络图上，对事务性和服务性工作进行管理就依据网络图来监督执行，直至整个任务最后完成。

ABC管理法是由意大利经济学家帕雷托提出来的，首先被应用于经济领域。他根据管理对象的价值大小、重要程度、用量多少、采购难易等将管理对象划分为ABC三类。将管理对象划分为ABC三类的目的是更好地对各部分施以不同程度的管理，以便抓住重点，照顾一般，有效地使用人力、物力、财力。目前，ABC管理法已被广泛地使用，主要被运用于物资和库存管理、成本管理、资金管理、设备管理等方面。

后勤部门主要是在后勤的物资管理中运用ABC管理法。对后勤物资管理实行ABC管理的目的是对种类繁多的后勤生活物资进行有区别的管理，减少储备资金占用和物资大量积压的现象，提高物资管理的效益。对后勤物资实行ABC管理时要注意以下几点。①要按后勤物资的种类、价值大小、用量多少等进行分类，分为A、B、C三类。A类属种类少，但用量大，占用资金多；B类属种类一般，需用量和占用资金居中等；C类属种类多，但用量少，占用资金少。②在分类的基础上，对各类物资实行不同的管理。对A类物资实行重点管理，对B类物资实行一般管理，对C类物资实行较简便的管理。