一、会计数据和会计信息
（一）数据和信息
（1） 数据是用来记录客观事物的性质、形态、特征等的符号。归纳起来可分两类：一类是数值化的数据，如十进制数据，二进制数据等；另一类是非数值化的数据，如文字、图形、声音等。
（2） 信息是数据加工处理以后得到的结果，这一结果对人们的决策行为产生影响。它是反映客观事物的状态和特征的各种事物的集合。
信息和数据这两个概念常常被人们混淆。数据强调对事实的客观记录；信息强调与人们决策活动的密切联系。在实际工作中，数据和信息往往很难严格区分。这是因为在整个数据处理过程中，经过处理和加工得到的信息，往往又成为再次数据处理过程中的原料——数据。信息和数据的这种交替过程存在于数据处理的各个领域。
（3） 数据处理是指为了一定目的，按照一定的规则和方法对数据进行收集、并加工成有用信息的过程。数据处理的方式很多，常用的方法有手工、机械和电子处理三种方式。不同的数据处理方式在规模、效率、质量等方面是不同的，但其基本的工作环节大体相同：
① 数据的收集和输入。主要包括数据的收集、记录和检验。目的是将时间和空间上分散的数据收集起来以备使用。这是数据加工的基础，必须保证收集的数据完整和准确。没有足够的数据收集就不可能有完整的信息输出。
② 数据的存储。包括对原始数据、中间处理结果和最终处理结果的存储，以便再次加工和查询使用。
③ 数据的加工。包括对数据的分类、汇总、排序、检索、计算、更新等处理过程。它是数据处理的中心环节。
④ 数据的传送和输出。包括将数据从一个系统（部门、地区）传送到另一个系统（部门、地区），也包括系统内各子系统间数据的相互传送，或把最终结果移交给用户。这是数据处理的目的。
（二）系统和系统的基本构成
1. 系统及其特点
系统是指由一系列彼此相关的、相互联系的若干部分为实现特定的目的而建立起来的一个整体。例如：文教系统、卫生系统、国民经济系统等。企业是由一系列研发、生产、销售、管理等部门组成的为实现产品生产、销售的系统。企业这个系统又可分为若干子系统，如生产管理、会计、物资供应、产品销售、工艺技术、人事劳资等，会计子系统又可分为会计核算子系统，财务管理子系统等。系统具有以下特征：
① 独立性。每个系统都是一个相对独立的部分，它与周围环境之间有明确界限，但又受到周围环境的制约和影响。
② 整体性。系统各部分之间存在相互依存的关系，即相对独立又有机地联系在一起。
③ 目标性。系统的全部活动都是为了达到特定目标。系统中各组成部分分工不同，活动目标却是相同的。
④ 层次性。一个系统由若干部分组成，这些部分称为子系统。每个子系统又可分成更小的子系统。因此系统是可分的，相互之间又可有机结合具有结构上的层次性。
2. 系统基本构成及相互关系
系统的基本构成大致可以分成三部分：系统、系统内部的各个子系统、系统的周围环境。这是组成系统的三个基本要素。
它们之间的相互关系是：每个系统有它的特定目标和功能，这是区别各个系统的主要标志。为了完成系统的特定目标，每个系统有它确定的功能结构，这些功能结构各自完成系统的一部分工作。各功能结构之间相互影响、相互作用、相互联系、协同工作，以实现系统的整体目标。任何系统都处于特定环境中，系统必然要与外部环境发生各种各样的联系，受到环境变化的制约和影响。对系统研究的一个重要方面就是研究环境对系统的影响，这点对会计信息系统的研究尤为重要。
（三）会计数据和会计信息
在会计工作中，会计数据是指从不同来源、不同渠道获得的，记录在“单、证、账、表”上的各种原始会计资料。其来源广泛，既有企业内部生产经营活动产生的各种资料，也有企业外部与之相关的经济活动产生的各种资料。会计数据繁多，这不光是指每个会计期间需要处理的数据量大，更重要的是会计数据是一种随着企业生产经营活动的持续进行，而源源不断产生并需要进行数据处理的数据。由于会计业务处理的特点，会计数据具有连续性、系统性和周期性的特点。
会计信息是指按会计特有的处理方法对数据经过处理后产生的，为会计管理及经济管理所需要的一部分经济信息。主要有三类：它们是财务信息、定向信息和决策信息。财务信息反映财务上过去所发生的一切情况；定向信息是为管理所需要的特定信息；决策信息是指对未来具有预测性的信息，如会计预算后所得的一系列信息。由于会计信息在经济管理中有极其重要的作用，因此准确、及时是对会计信息的基本要求。
二、会计信息系统
会计信息系统（Accounting Information System，AIS），是企业组织内部一个对会计数据进行收集、存储、处理、传输的系统。它通过一定的方法，对原始凭证上的各类数据进行分类、加工、汇总，从价值角度对企业各项经济活动和经营成果进行连续、系统、完整的描述，并提供给相关信息需求者。
一个企业的正常发展离不开各类相关信息的及时收集、及时反映、及时回馈。会计信息系统作为企业管理信息系统的重要组成部分，其开发和使用的最终目标就是满足企业管理需要。随着企业的发展、内外部环境变化的加快，需要会计人员更加及时、有效地提供更多信息作为企业管理决策的参考。在手工会计信息系统中，为了能够最大限度地保证信息的真实、完整、有效，往往采用总账、明细账的平行登记；编制科目汇总表等方法来相互印证、比对、实现。但也暴露出效率低、时效性差等问题。
三、电算化会计信息系统及构成
（一）电算化会计信息系统
计算机运算的高速度、准确性以及海量存储弥补了人工核算的缺陷。原来手工会计信息系统暴露出来的问题成就了电算化会计信息系统的发展。当会计信息系统使用计算机作为主要数据处理工具后，所形成的系统就称之为电算化会计信息系统（Computer Accounting Information System，CAIS）。在这个系统中，凡是填制凭证、登记账簿、编制报表等工作都可由计算机来做，数据汇总、分类、计算、分析等工作也可由计算机承担，此外计算机还整理、存储、查询各种需转换成数据的文件、档案、资料等，生产经营过程中生产的大量原始数据，经由系统收集、整理、存储、传输，及时为管理提供各种信息。
（二）电算化会计信息系统的构成
会计电算化虽然是以计算机为工具，但人的因素更为重要，再加上会计数据、软件系统、会计规范就组成了电算化会计信息系统。
1. 计算机硬件配备
计算机硬件配备是指会计电算化所需硬件系统的构成模式。目前主要有单机系统、多用户系统和计算机网络系统等模式。
单机系统是指整个系统中只配置一台计算机和相应的外部设备，所使用的计算机一般是微机，同一时刻只能供一个用户使用。单机系统具有投资规模小、见效快的特点。适合会计电算化初期或核算简单、经济和技术力量比较薄弱的小型单位，但其可靠性比较差，不利于设备、数据共享。
多用户系统是指配置一台主机和多个终端，数据可由多个终端同时输入，主机对数据集中处理，可以很好地实现数据共享，提高了系统效率且具有良好的安全性。会计业务量大、地理分布集中、资金雄厚且具有一定维护力量的大中型企事业单位可选用多用户系统。
网络系统包括文件服务器（F/S）网络结构、客户机/服务器（C/S）网络结构和浏览器/Web服务器（B/S）网络体系。因为网络系统具有在网络范围内实现硬件、软件和数据的共享，传输速度快，易维护，使用方便，可靠性高等优点，正被越来越多的实现电算化的单位采用。
2. 软件系统
软件是一些程序的集合，包括系统软件和应用软件。系统软件包括操作系统、数据库管理系统等；应用软件是根据一个单位、一个组织、一项任务的实际需要而研制开发的软件，即凡是为了解决某些具体的、实际的问题而开发和研制的各种程序，都可称为应用软件。会计软件就是一种应用软件，其具体内容将在第二章中详细介绍。
3. 人员
一般地说，企业会计电算化系统需要三类人才：系统管理员、系统维护员、系统操作员。系统管理员参与整个会计电算化系统的建立与运行工作，主要负责电算化会计系统建立的组织与运行过程的管理工作，以保证系统的顺利建立和安全、有效运行。因此，系统管理员应熟悉全面的财务管理工作，对系统开发和使用各阶段所需知识也应有基本的了解。系统维护人员必须具备计算机软件开发和软硬件维护的知识，同时还应具备熟悉会计系统的会计和管理的基本知识。系统操作员要具备计算机的基本操作知识和熟练的会计业务，输入要准确、快速。
4. 会计数据
会计数据是指记录会计事项的符号。在会计工作中，从不同的来源和渠道取得的各种原始资料、原始凭证及记账凭证等都属于会计数据。
5. 会计规范
会计规范是指控制和保障会计电算化工作的各种规章和制度。如：会计电算化岗位责任制、会计电算化内部控制制度等。会计电算化工作规范的具体内容将在第九章中详细介绍。
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