电算化会计信息系统与手工会计信息系统的比较

会计是一个信息系统，它可以是手工会计信息系统（Hand Accounting Information System，HAIS），也可以是以计算机为工具的电算化会计信息系统。用CAIS取代HAIS，不仅是会计工作手段的提高，而且是会计管理工作的改进和现代化。

一、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的比较

（一）会计信息系统

1. 手工会计信息系统

手工会计信息系统就是利用人的手、眼、耳等作为输入器，用纸和笔把观察到的经济事项做记录，存储下来，以算盘、计算器作为计算工具，按照本书前述各种会计处理程序，在大脑的指挥下，进行分类、计算、记录、分析、检查和编表等一系列数据处理工作。手工操作的速度，受到人们阅读速度、记录速度和运算速度的制约，一般比较缓慢。

2. 电算化会计信息系统

电算化会计信息系统就是以电子计算机作为操作手段，来进行会计数据处理。电子计算机是一种运用电子技术，编写出特定的指令程序，按照人们的意图分析、处理数据，并得到预期结果的计算工具。其特点是：① 自动运算；② 速度快、精度高；③ 具有记忆功能；④ 能连续工作；⑤ 具有选择、判断以及做出合理决定的逻辑功能；⑥ 具有多功能的输入设备和输出设备。因此，任何复杂的工作，只要可以简化为一系列的算术或逻辑运算，都可以迅速而准确地用电子计算机来处理，这就是电子计算机的优势。

3. 电算化会计信息系统与手工会计信息系统账务处理流程的异同

（1） 数据处理的起点和终点不同。在HAIS中，会计业务的处理起点为原始凭证，终点为编制会计报表。而在CAIS中，会计业务的起点可以是原始凭证、记账凭证或机制凭证，而终点为自动输出账簿和报表。

（2） 数据处理顺序不同。在HAIS中，会计核算程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式等。会计人员根据选择的核算程序将凭证登记到账簿中，工作量很大，质量也难以得到保证。而在CAIS中，因计算机的特点，会计核算程序已无意义，所有账簿都由计算机自动完成。

（3） 数据存储介质不同。在HAIS中，会计数据存储在纸张上。而在CAIS中，会计数据存储在光盘和磁盘等磁性介质上。

（4） 对账的方式不同。在HAIS中，会计数据是根据复式记账原理，采用平行登记的方法，登记总账和相关明细账的，然后定期将总账、明细账中的数据进行核对，如果总账和相关明细账的数据不相符，说明记账有错误。而在CAIS中，只要会计软件的程序正确，所有账簿都由计算机自动处理完成，一般登记的账簿不会出现错误，也就没有必要对账了。

（二）电算化会计信息系统与手工会计信息系统的相同点

CAIS与HAIS比较，两者有下列相同之处：

1. 两者目标一致

无论是手工会计还是电算化会计，其最终目标都是为加强经营管理，辅助经营决策，提高经济效益而提供会计信息。

2. 两者都要遵循基本的会计理论和会计方法

会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。会计电算化会引起会计理论上和会计方法上的变化，但这种变化是渐进型的，而不是突变型的。目前的会计电算化必须遵循基本的会计理论和会计方法。

3. 两者都要遵守会计法规和会计准则

会计法规是进行会计工作的法律依据；会计准则是指导会计工作的规范。会计不能置会计法规和会计准则于不顾，相反应当更严格地执行，从措施上、技术上杜绝可能的失误。

4. 基本工作要求相同

两者都有以下的基本工作：

（1） 采集数据，予以输入；

（2） 对数据进行加工处理，如排序、分类、计算和传递；

（3） 存储记录和资料；

（4） 制定各种程序，规定需要何种数据，于何时何地取得该项数据，以及如何使用和传递；

（5） 编制输出报表。实行会计电算化，由于使用了现代化的设备和科学的管理体制，报表输出被赋予了新的含义。

（6） 都必须按规定保存会计档案。会计档案是会计的重要历史资料，必须按照规定妥善保管。实行会计电算化，大部分会计档案的物理性质发生了变化，由手工会计下纸质的会计档案变为磁性介质的会计档案，备份、复制与灭失均很容易，这就要求用更科学的方法，加强对会计档案的保管。

（7） 编制会计报表的要求相同。两个系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。HAIS是根据一定的会计核算程序编制出会计报表，CAIS通过计算机程序和会计软件来实现编制会计报表的任务。

（三）电算化会计信息系统与手工会计信息系统的不同点

CAIS与HAIS比较，两者有下列不同之处：

1. 处理工具的不同

HAIS中使用的运算工具是算盘、计算器等，工作量大，计算速度慢。CAIS中使用的运算工具是计算机及相关软件，整个数据过程基本上都由计算机来完成，人们只要输入原始数据便能得到相应的会计信息，工作量小，计算速度快。

2. 信息载体的不同

HAIS中的信息都是以纸张为载体，占用空间大，保管不便，查找困难。CAIS中，除了必要的会计凭证、账簿和报表外，一般都用光盘、磁盘等磁性介质作为信息载体，占用空间小，保管容易，查找也便捷。

3. 系统初始化不同

HAIS的初始化工作包括建立会计科目，开设总账、特种日记账、明细账，登录余额等，较为简单。CAIS的初始化工作较为复杂，且有一定的难度，主要包括会计系统的安装、账套的建立、用户及其权限的设置、软件运行环境的设置、编码方案的设置、会计科目及其代码的建立、末级科目初始余额的输入、凭证类别的设置、自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

4. 簿记规则不同

在HAIS中规定总账、日记账要用订本式账册，明细账一般用活页式账册；账簿记录中的错误要用画线更正法或红字冲销法、补充登记法来更正，账页中的空行、空页要用红线画销。而CAIS下打印输出的账页是折叠或带状的，与HAIS的账簿有明显的不同。错账更正方法与手工会计也有很多不同。为了保证审计的追踪线索不致中断，从而留下审计轨迹，HAIS规定：凡是已经记账的凭证数据不能更改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动的痕迹。

5. 账务处理程序不同

HAIS 根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算手续，从而减少舞弊和差错。但都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点，伴随而来的是人员与环节的增多和差错的增多。在CAIS中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件的核算形式，在一个电算化会计信息系统中，通常只采用一种核算形式对数据进行集中收集、统一处理和数据共享。

6. 会计工作组织体制和人员不同

HAIS中会计部门一般分为若干会计工作岗位，如工资、材料、固定资产、成本等岗位，以进行专门的会计业务核算，设有专人负责记账、编制报表等工作。而在CAIS中，会计工作岗位的划分发生了很大的变化，专门的业务核算工作都由计算机来替代，只设置了数据录入、审核、维护等岗位。

在人员构成上，HAIS中均是会计专业人员。CAIS中的人员将由会计专业人员、计算机专业人员、或两者都懂的复合型人员构成。

7. 内部控制方式不同

HAIS 的内部控制依据会计流程进行严密的控制，如账证核对、账账核对、账实核对等控制方式，而在CAIS中发生了较大变化，账证核对、账账核对不复存在，代之以更加严密的输入控制、权限控制、时序控制等。

8. 能否使会计发展为管理型方面存在根本性的不同

在HAIS中，会计人员成天应付手工的记账、算账、结账、报账，使会计工作停留在会计核算上，会计向管理型发展受到了很大的约束。而实行CAIS后，会计工作由计算机高效而精确地完成，使会计向管理型迅速发展。以会计为核心的管理信息系统，可以形成会计分析预测系统、会计决策支持系统等，从而使会计的职能得以转变和发展。

二、电算化会计信息系统的特点

电算化会计信息系统与手工会计信息系统经过比较具有如下特点：

1. 提高了会计数据处理的及时性和准确性

由于电子计算机能够长时间大量存储数据，并能以极高的速度和准确性自动地进行运算和数据处理，从而打破了手工操作的局限性，可以为经济管理工作提供更为详细、更加及时的信息。

2. 使会计数据处理规范化与标准化

计算机的高精度和准确性，保证了会计资料在计算机处理中的准确性，减少了由人为因素造成的错误，提高了会计信息的质量。因为记账、结账和生成报表等功能，都是按照设计好的程序在内嵌控制功能的监控下进行的，因此，只要保证记账凭证这一数据源的正确性，就可保证其下游的各类账簿和会计报表数据的正确性。

3. 采用了磁性介质存储会计信息

采用磁盘、光盘等磁性介质，以人们肉眼看不见的方式保存数据和信息。它可以把一个企业的全年会计数据，压缩存储在一片薄薄的磁盘上。大大压缩了存储空间，而且还可以保障信息的安全传递。

4. 拓展了会计数据的领域

会计电算化以后，由于计算机能大量存储并易于调用，从广度上拓展了会计数据的领域。在已建立起的过去经营活动详细记录的基础上，通过适时处理，不仅可以及时掌握当前经济活动的最新动态，而且还可以对未来经营方案进行预测，这就为日常管理、分析、预测和决策，随时提供可靠的依据

5. 为充分发挥会计的职能作用创造了有利条件

整个数据处理过程能全部由计算机自动完成，人们只需做一些辅助性的操作，而把工作的重点和主要精力放在对经济活动的分析、预测和日常管理方面，更好地完成会计反映和监督生产经营活动的各项任务，充分发挥会计的职能。

6. 实现经济信息共享

网络财务管理软件，通过网络的形式以电子数据和电子信号迅速传递信息，满足了不同用户的需要；还可以使用卫星通信技术，以数字化形式传递各种经济信息，信息共享的能力大大提高。