会计电算化的实施

一、会计电算化实施的基本条件

会计电算化实施的基本条件包括转变思想观念、搞好基础工作、人才储备、资金必要性等。

（一）转变思想观念

转变思想观念主要是指单位的领导、会计人员、计算机应用人员对会计电算化的含义、必要性有正确的理解，不应对会计电算化有片面与错误的认识。只有有关人员对会计电算化有了正确的认识，会计电算化工作才能顺利、健康地发展；只有单位的领导对会计电算化的含义、必要性有了正确的认识，他们才会积极主动地支持和参与这项工作，正确地领导这项工作的开展。正确的思想认识是开展会计电算化工作的前提。

单位领导对会计电算化的重视和支持，是会计电算化成功的关键。在会计电算化的实施过程中，要调集相应的物资和人力资源，开展的初期也会出现这样或者那样的问题，如果没有领导的支持，往往也会半路搁浅，无功而返。

（二）搞好基础工作

搞好基础工作主要是指会计工作的规范化、标准化、制度化、合法化。对基础工作较差的单位应先进行基础工作的整顿。同时也应认识到会计电算化工作的开展也将促进基础工作的加强，推进财会工作的规范化、标准化、制度化、合法化，是一个改进管理的过程。对会计电算化工作来说，良好的基础工作一般表现在以下几个方面：

（1） 健全的岗位责任制和内部稽核制度；

（2） 会计人员的业务素质与其工作相适应；

（3） 主要原材料、能源消耗和工时耗用定额、费用开支等有标准或预算，并认真执行； （4） 各种原始记录的格式、内容、填制方法、签订、传递、汇集、反馈有统一要求和规范，做到真实、合法、完整、正确、清晰、及时；

（5） 物资出入库经过计量、检验，手续齐备；

（6） 发生的经济业务都取得或填制合法的原始凭证；

（7） 记账凭证及其填制符合会计制度的内容和要求，并经有关责任人员签章；

（8） 会计科目和核算内容符合会计制度规定的内容和要求；

（9） 固定资产归口分级管理，做到账、卡、物三相符，固定资产及折旧核算正确；

（10） 成本、销售、材料、产成品等的核算符合国家有关规定，核算正确；

（11） 应有财产清查制度，并严格执行。

除此以外，在开展会计电算化工作时，还应注意以下几点：

（1） 对会计科目、往来单位、人员、部门、产成品、材料等应有编码。编码应齐全、标准、规范，符合有关规定，便于计算机处理。在手工核算下，主要是重视名称，而不太重视编码，实行会计电算化后，处理信息、查询信息，主要通过编码进行，所以编码工作就非常重要。

（2） 应改变按“师傅教徒弟的办法”进行核算的做法。应严格按照标准会计制度进行各项会计核算工作。

（3） 应按统一的标准会计制度设计单位的会计制度。

（4） 各种账簿的设置应规范、适应计算机处理等。

（三）人才储备

人才储备主要是指单位有开展会计电算化所需的人才。单位不同，对人才的需求不一样；实现会计电算化的方式不同，对人才的需求也不同。这里仅介绍选用商品化会计软件单位的人才需求。由于商品化会计软件厂家对客户提供的服务较多，目前我国的会计软件比较成熟，所以，对选用商品化会计软件的单位，对人和技术的要求并不高。实施会计电算化的单位应通过培训、引进等方式储备一批既懂计算机，又熟悉财会业务的会计电算化人才。

（四）资金必要性

开展任何一项工作都需一定的资金，对会计电算化工作也不例外。但是，单位大小不同，对资金的需求不同；实现会计电算化的方式不同，对资金的需求也不同；开展电算化业务的规模大小、项目多少不同，对资金的需求也不同。

会计电算化的费用一般包括：硬件费用、软件费用、准备费用、运行维护费用等，详情见表1−1。

表1−1 会计电算化费用项目

二、会计电算化实施的步骤

会计电算化是一项系统工程，应按系统工程的方法来开展，即按下述步骤进行：可行性研究，会计电算化规划，编制实施计划，建立电算化会计信息系统，建立电算化后的组织与管理体系。

（一）会计电算化的可行性研究

会计电算化的可行性是指开展电算化工作的可能性和经济性，主要包括组织、技术、经济三方面。组织可行性是指单位内外环境是否为会计电算化创造了必要的条件；技术可行性是指单位所能组织和拥有的技术力量能否保证会计电算化工作的正常开展；经济可行性是指开展电算化工作所带来的有形效益与无形效益，与耗用成本的对比情况。

可行性分析一般按下述步骤进行：① 进行初步调查；② 据初步调查，确定目标和所要解决的问题；③ 确定约束因素，包括经济上、技术上、组织上的制约因素；④ 确定各种可选方案；⑤ 对各种可选方案进行可行性评价，主要是研究各种方案在经济上、技术上、组织上的可行性；⑥ 确定方案，推荐实施计划。

（二）会计电算化规划

会计电算化规划是对近几年单位会计电算化工作所要达到的目标，以及如何有效地、分步骤地实现这个目标而作的规划。它实质上是单位开展会计电算化工作的中长期规划，是对单位开展会计电算化工作所作的一个总体可行性研究。规划其一般以五年为宜：第一年的计划应该相当可靠；第二年的计划应比较可靠；第三年以后的计划可以粗略和概括一些，计划至少要根据每年的情况变化调整一次，以使计划符合实际。

会计电算化规划一般按下述步骤进行：① 研究确定单位的总体目标和会计部门的局部目标；② 综合考查会计电算化的环境制约，包括经济、技术、组织等单位内部制约与上级主管部门、国家的有关政策法令等外部制约；③ 确定会计电算化的总体目标，确定近几年内建立一个什么样的电算化会计信息系统；④ 分析确定单位的会计信息需求，即确定输入/输出什么信息，确定需要哪些数据接口标准；⑤ 确定所要建立系统的总体结构，可用数据流程图、功能图、层次图、数据结构图等工具来表示；⑥ 确定所要建立系统的资源需求，包括硬件、软件、人力、其他日常支出等；⑦ 制定会计电算化总体目标的分步骤实施规划，即将总体目标结合单位现有的条件，确定分步实施计划；⑧ 选择实现的有效途径；⑨ 确定实施计划，即最后确定当前所要建立的电算化会计信息系统的具体实施计划。

（三）编制实施计划

编制实施计划主要是根据确定的目标和会计电算化规划，确定人力、物力、财力的具体安排和工作的时间表。一般应根据选择的实施方式来确定。

（四）建立电算化会计信息系统

建立电算化会计信息系统主要是组织人力、财力、物力，建立电算化会计信息系统，是会计电算化规划与实施计划的具体落实。

（五）建立电算化后的组织与管理体系

电算化会计信息系统的建立仅仅是整个会计电算化工程的第一步，更为重要的是，如何有效地对单位的人力、财力、物力等各要素进行计划、组织、协调和控制，有效地运行电算化会计信息系统，使得实施电算化后的会计工作水平有根本性的提高，会计部门参与分析、控制、管理、决策的职能和作用得以充分的发挥。这就要求建立电算化后的组织与管理体系。电算化后会计部门的组织主要是指电算化的单位组织机构的调整，以及各项职能、职责的重新划分。电算化后会计工作的管理，一方面是指怎样运行，怎样更好地运行已建立的电算化会计信息系统和保证电算化会计信息系统安全、正常运行的一系列制度和控制措施；另一方面是指电算化后，会计部门如何积极参与单位的预测、决策、控制等管理活动，当好领导的参谋。在此，需说明的是，电算化后会计工作的组织与管理实质上是密不可分的，组织工作是管理工作的一部分，进行的管理工作又是以组织为基础，管理的好坏又首先取决于组织的好坏。