会计软件与软件

一、ERP的发展过程

1.ERP的发展过程

20世纪60年代后期，世界主要发达国家相继进入买方市场，制造企业之间的竞争日趋激烈，越来越多的企业认识到先进的企业管理是在竞争中生存的基本因素。他们不断地尝试各种管理方法、管理技术和管理手段，从而形成了他们对企业所拥有的人力、财力、物力、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡优化管理的先进管理模式。其发展过程可分为以下几个方面：

（1） 20世纪60年代制造业为了打破“发出订单，然后催办”的计划管理方式，设置了安全库存量，为需求与提前期提供缓冲——订货点法。

（2） 20世纪70年代，企业的管理者们已经清楚地认识到，真正的需要是有效的订单交货日期，产生了对物料清单的管理与利用，形成了物料需求计划——MRP。

（3） 20世纪80年代，企业的管理者们又认识到制造业要有一个集成的计划，以解决阻碍生产的各种问题，而不是以库存来弥补，或缓冲时间去补偿的方法来解决问题，要以生产与库存控制的集成方法来解决问题，于是MRP Ⅱ即制造资源计划产生了。

（4） 20世纪90年代以来，企业信息处理量不断加大，企业资源管理的复杂化也不断加大，这要求信息的处理要有更高的效率，传统的人工管理方式难以适应以上需要，而只能依靠计算机系统来实现企业的物流、资金流和信息流的统一管理，从而产生了新一代的管理理论与计算机系统——企业资源计划（ERP）。

2.ERP的概念

ERP（Enterprise Resource Planning）的中文名称叫企业资源计划，产生于20世纪90年代。ERP的产生无论是在全世界还是中国，都掀起了一场管理思想和管理技术的革命。在中国，当MRPⅡ还没有完全被中国的企业界人士完全认识和接受之前，它却在短短的几年时间内一跃成为电子商务时代的ERP。ERP作为一个新鲜事物，其概念和定义还未完全统一。综合各家所言，ERP是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。

根据ERP的概念，可以从管理思想、软件产品、管理系统三个层次理解：

（1） 是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc. 提出的一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRPⅡ（Manufacturing Resources Planning，“制造资源计划”）基础上进一步发展而成的面向供应链管理（Supply Chain Management）的管理思想；

（2） 是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言（4GL）、网络通信等信息产业成果，以ERP管理思想为灵魂的软件产品；

（3） 是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力、物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。

ERP系统不是一个简单意义上的软件产品，它的基本思想是将企业的运营流程看做是一个紧密连接的供应链，包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等，是计算机硬件和软件技术一体化的企业资源管理系统，是管理与技术的结合体，是一个较完整的集成化管理信息系统。ERP将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。

二、ERP的管理思想

ERP 是一个面向供应链管理（Supply Chain Management，SCM）的管理信息集成。对于企业来说，ERP首先应该是管理思想，其次是管理手段与信息系统。管理思想是ERP的灵魂，而核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理。ERP基于MRPⅡ，又超越了MRPⅡ。ERP系统在MRPⅡ的基础上扩展了管理范围，它把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成一个完整的供应链（SCM），并对供应链上的所有环节进行有效管理，这样就形成了以供应链为核心的ERP管理系统。供应链跨越了部门与企业，形成了以产品或服务为核心的业务流程。ERP系统除了传统MRPⅡ系统的制造、财务、销售等功能外，还增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能；支持集团化、跨地区、跨国界运行，其主要宗旨就是将企业各方面的资源充分调配和平衡，使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力，从而取得更好的经济效益。ERP管理思想主要体现在：

1. 体现对整个供应链资源进行管理的思想

在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速、高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。换句话说，现代企业竞争不是单一企业与单一企业间的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。ERP系统实现了对整个企业供应链的管理，适应了企业在知识经济时代市场竞争的需要。

2. 体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想

ERP系统支持对混合型生产方式的管理，其管理思想表现在两个方面：其一是“精益生产（Lean Production，LP）”的思想，它是由美国麻省理工学院（MIT）提出的一种企业经营战略体系。即企业按大批量生产方式组织生产时，把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系，企业同其销售代理、客户和供应商的关系，已不再简单地是业务往来关系，而是利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系组成了一个企业的供应链，这就是精益生产的核心思想。其二是“敏捷制造（Agile Manufacturing，AM）”的思想。当市场发生变化，企业遇有特定的市场和产品需求时，企业的基本合作伙伴不一定能满足新产品开发生产的要求，这时，企业会组织一个由特定的供应商和销售渠道组成的短期或一次性供应链，形成“虚拟工厂”，把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分，运用“同步工程（SE）”，组织生产，用最短的时间将新产品打入市场，时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性，这就是“敏捷制造”的核心思想。

3. 体现事前计划与事中控制的思想

ERP系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。

另外，ERP 系统通过定义事务处理（Transaction）相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。

此外，计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现，要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神，以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能。实现企业管理从“高耸式”组织结构向“扁平式”组织机构的转变，提高企业对市场动态变化的响应速度。

总之，ERP所包含的管理思想是非常广泛和深刻的，这些先进的管理思想之所以能够实现，又与IT技术的飞速发展与应用分不开。ERP不仅面向供需链，体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神，而且必然要结合全面质量管理（TQM）以保证质量和客户满意度；结合准时制生产（JIT）以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期；它还要结合约束理论（Theory of Constraint，TOC，是优化生产技术OPT的发展）来定义供应链上的“瓶颈”环节，以消除制约因素来扩大企业供应链的有效产出。

三、ERP的作用

因为MRP最初是作为减少库存和改善客户服务水平的方法而提出的，所以，这方面的效益在大多数企业中首先引起了关注。随着ERP的发展，它为企业带来的多方面的效益已显现出来。ERP的作用可以从定性和定量两方面来理解。

（一）定量的效益

就定量效益而言，各单位体会比较深刻。综合美国生产与库存控制学会（APICS）统计，使用一个MRPⅡ/ERP系统，平均可以为企业带来如下经济效益：

1. 降低库存投资

（1） 降低库存量。使用ERP系统之后，由于有了好的需求计划，就可以在恰当的时间得到恰当的物料，企业不必保持很多的库存。根据统计数字，在使用ERP系统之后，库存量一般可以降低20%～35%。

（2） 降低库存管理费用。库存量降低还导致库存管理费用的降低。其中包括仓库维护费用、管理人员费用、保险费用、物料损坏和失盗等。库存管理费用通常占库存总投资的25%。

（3） 减少库存损耗。一方面，由于库存量减少，库存损耗也随之减少；另一方面，MRP对库存记录的准确度有相当高的要求，为了保证库存记录的准确性，就要实行循环盘点法。因而能够及时发现造成库存损耗的原因，并及时予以消除，从而可以使库存损耗减少。

2. 降低采购成本

ERP把供应商视为自己的外部工厂。通过采购计划法与供应商建立长期、稳定、双方受益的合作关系。这样，既保证了物料供应，又为采购人员节省了大量的时间和精力。使他们可对采购工作进行有价值的分析。有资料表明，使用ERP，可以使采购成本降低5%。

3. 提高生产率

（1） 提高直接劳动生产率。使用ERP之后，由于减少了生产过程中的物料短缺，从而减少了生产和装配过程的中断，使直接劳动生产力的生产率得到提高。有资料表明，生产线生产率平均提高5%～10%，装配线生产率平均提高25%～40%。

（2） 提高间接劳动生产率。以ERP作为通信工具，减少了文档及其传递工作，减少了混乱和重复的工作，从而提高了间接劳动生产力的生产率。有资料表明，间接劳动生产率可以提高25%。

（3） 减少加班。过多的加班会严重降低生产率，还会造成过多的库存。使用ERP，可以提前作出能力需求计划，减少加班。有资料表明，加班时间可以减少50%～90%。

4. 提高客户服务水平

要提高市场竞争力，既要有好的产品质量，又要有高水平的客户服务。要提高客户服务水平，就必须有好的产销配合。ERP系统作为计划、控制和通信的工具，使得市场销售和生产制造部门可以在决策及日常活动中有效地相互配合。从而可以缩短生产提前期，迅速响应客户需求，并按时交货。据资料记载，一般按期交货履约率可达90%以上，接近100%。

（二）定性的效益

（1） 企业领导和各级管理人员可以随时掌握市场销售、生产和财务等方面的运行状况，不断改善经营决策，提高企业的应变能力和竞争地位。

（2） 部门间的数据共享，使企业的各个部门不再是单独封闭的个体，而是融入企业整体的大环境下，按企业既定目标执行。

（3） 在瞬息万变的市场竞争中，市场的敏感度增强，具有更强的市场适应能力和应变能力。

（4） 可以进行资源的有效整合，发挥企业的资源优势，增强企业的竞争能力。

（5） 能够规范企业的管理流程和管理制度。

四、ERP的主要模块

ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单地说是将企业的三大流：物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。它的功能模块不同于以往的 MRP 或 MRPⅡ的模块，它不仅可用于生产企业的管理，而且在许多其他类型的企业如一些非生产，公益事业的企业也可导入ERP系统进行资源计划和管理。这里我们将仍然以典型的生产企业为例子来介绍ERP的功能模块。

在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好地整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入了ERP系统的一个重要组成部分，对这一功能，我们也会进行一下简要的介绍。

（一）生产控制管理模块

这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机地结合在一起，使得企业能够有效地降低库存，提高效率。生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。首先，企业确定一个总生产计划，再经过系统层层细分后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此采购等。

1. 主生产计划

它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各生产周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划。主生产计划是企业在一定时期内的总体安排。

2. 物料需求计划

在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。这是整个部门真正依照的计划。

3. 能力需求计划

它是在物料需求计划的基础上，将所有工作中心的总工作负荷与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定所生成的物料需求计划是否是企业可行的需求计划。能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划。

4. 车间控制

这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体的各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。

5. 制造标准

在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。

（二）物流管理模块

物流管理模块有以下三个方面：

1. 销售管理

销售管理是从产品的销售计划开始，对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析，包括客户信息的管理和服务、销售订单的管理和销售的统计与分析三方面的功能。

2. 库存控制

用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度地占用资本。它是一种相关的、动态的及真实的库存控制系统。它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确地反映库存现状。

3. 采购管理

确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。

（三）财务管理模块

企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。所以，在ERP系统中它是不可或缺的一部分。ERP中的财务模块与一般的财务软件不同，作为ERP系统中的一部分，它和系统的其他模块有相应的接口，能够相互集成，比如：它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证烦琐的过程，几乎完全替代了以往传统的手工操作。一般的ERP软件的财务部分分为会计核算与财务管理两大块。

1. 会计核算

会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。

（1） 总账模块。它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、明细账及总分类账，编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心，应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制等各模块都以其为中心来互相信息传递。

（2） 应收账款模块。应收账款模块是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款账。它包括发票管理、客户管理、付款管理、账龄分析等功能。它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭证，导入总账。

（3） 应付账款模块。会计里的应付账是企业应付购货款等账，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析等。它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去烦琐的手工操作。

（4） 现金管理模块。它主要是对现金流入/流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收账、应付账、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。

（5） 固定资产核算模块。固定资产核算模块即完成对固定资产的增减变动以及折旧和有关基金的计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。它和应付账、成本、总账模块集成。

（6） 多币制模块。这是为了适应当今企业的国际化经营要求，而对外币结算业务的要求增多而产生的。多币制将企业整个财务系统的各项功能用各种币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购管理等也能使用多币制进行交易管理。多币制和应收账、应付账、总账、客户订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。

（7） 工资核算模块。自动进行企业员工的工资结算、分配以及各项相关经费的计提。它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导入总账。这一模块是和总账，成本模块集成的。

（8） 成本模块。它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。并能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。

2. 财务管理

财务管理主要是对会计核算提供的信息进行分析，并对企业的经济业务活动进行预测、决策、管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测。

（四）人力资源管理模块

以往的ERP系统基本上都是以生产制造及销售过程（供应链）为中心的。因此，长期以来一直把与制造资源有关的资源作为企业的核心资源来进行管理。但近年来，企业内部的人力资源，开始越来越受到企业的关注，被视为企业的资源之本。在这种情况下，人力资源管理，作为一个独立的模块，被加入到了ERP的系统中来，和ERP中的财务、生产系统组成了一个高效的、具有高度集成性的企业资源系统。它与传统方式下的人事管理有着根本的不同。

五、ERP软件与会计软件的关系

会计软件一般指的是专门用于会计业务的软件，是指财务部门可以借助计算机的帮助处理经济业务；而ERP是企业资源计划，是指整个企业借助网络等技术实现资源共享、信息管理等管理模式。会计软件可以集成在 ERP 系统里，例如，可以做成企业产、供、销一体的ERP软件。ERP系统是个较完整的集成化管理信息系统，与财务软件相比它更注重的是企业管理的各个方面（当然也包括企业财务的管理）。

传统的会计信息系统属于会计等式“资产＝负债+所有者权益”的模式。ERP 系统则以业务为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，能跨越职能领域的边界，实现整个企业信息的集成。会计系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分，不是作为一个专门的系统开发的，它与企业的分销、制造等子系统之间有着非常紧密的联系，从而突破了“资产＝负债+所有者权益”的模式。ERP系统的会计子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起，会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计三者于一体，体现了先进的计划、控制和决策思想，会计子系统的功能目标是生成与企业有关的所有信息使用者需要的信息。

实际上，独立的会计软件和ERP软件在设计思想、功能、技术、实施、应用、维护等方面存在很大不同，对管理的提升也有不同的作用。下面就主要方面加以说明。

1. 从范围上来看

财务软件是ERP的一部分。ERP软件一般按照模块可以分成：财务管理、销售管理、后勤管理（采购管理、售后服务管理和库存管理）、生产管理和人力资源管理等。因此ERP涵盖的范围比财务软件的范围广，它对企业的整个资源进行有效的整合，使企业的资源能够得到最大化地利用。财务管理是ERP中的一个组成部分，可以单独使用或与其他模块集成使用。随着国家财务制度与国际接轨，越来越多的ERP厂商都对财务部分进行了符合中国财务制度的修改。因此在企业选择信息化建设时如果因为资金或想分阶段进行时，建议可以直接选择成熟ERP软件中财务管理部分或进销存部分。这样可以为后续的信息化建设节省资金和时间。

2. 从工作的机制上来看

财务软件因为只是单纯地针对公司业务进行财务核算和管理，因此财务核算的前提是对各项业务单据编制凭证手工输入系统，系统再进行汇总和分析。财务人员大部分的时间仍然要面对烦琐的会计凭证录入工作而无法将时间用在财务管理上。而ERP系统中企业的业务是以流程为导向，会计模块通过ERP中的自动分录系统将这些流程紧密集成在一起，针对不同的业务类型自动触发会计业务事件，而这些会计业务事件对应的凭证已经预先定义会计科目和相关参数，所以当业务类型发生时，系统自动产生会计凭证，并自动登记有关的总账和明细账。会计人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核，这样就大量地减轻了会计人员的工作量，将更多的时间集中在财务管理的工作内容中。

3. 从功能上来看

目前会计软件经过多个发展阶段已经非常成熟，从表面上已经能够满足企业的财务核算要求。但是从深层次和管理角度上来看，管理人员或最高决策层希望拿到的财务报表不是简单数据的累加，而是希望通过这些报表来对各项业务进行分析，如通过财务提供的销售收入和销售毛利希望能从多角度（如客户类型，不同产品线，产品销售流向，各销售部门，业务员业绩等）来分析销售情况，而这时如果单纯依据会计信息就无法满足要求。而ERP软件由于其工作原理是以业务流程为导向，因此各种发生的财务数据能够与各项业务行为紧密联系在一起，从财务角度或从业务角度都能够快速进行相互跟踪。

4. 从实施角度看

会计软件实施相对简单，一般由开发商的分支机构或代理实施，也可由用户直接实施。另外，会计软件的实施时间比较短，1～2个月就可完成。而ERP系统的实施就比较复杂，一般由咨询服务机构等第三方实施，实施时间少则几个月，多则一年甚至几年，实施费用也很高，甚至超过ERP软件的购置费用。从实施的风险角度看，会计软件由于规范性强，变化不大，实施的成功率很高，最多就是会计软件的深度应用问题。而ERP软件就不同，由于涉及企业的各个部门和多个业务，而且关联性强，某个部门的业务变化往往引起整个应用模式的变化，因此实施的风险很大，即使现在应用成功，由于涉及企业内部的诸多部门利益，甚至涉及一些部门的存在，在实施过程中也可能中途夭折。

5. 从应用角度看

会计软件一般是期间性要求，如一天、一月或一年。而ERP软件则是实时性要求，如生产是24小时连续生产，则各环节也要求同步。在实际应用过程中对人员的要求也不一样，会计软件涉及的人员较少，主要是财务人员对自己的业务熟悉和能熟练操作计算机就可以了。而ERP则涉及企业的所有部门和人员，软件操作者对企业的整体情况有所了解，才能实现内部的协同工作。

由此我们可以看出，财务软件不等于ERP，只能说是ERP的一部分。企业要想进行信息化建设，必须充分了解会计软件和ERP软件的区别，在具体工作中还要对自己的应用深度、规模大小、软件的使用情况进行深入的分析，明确信息化的目标，以适应从会计软件到ERP软件的转换。