应付款管理系统应用

一、设置账套参数

1. 系统启用

系统启用就是激活应付管理子系统模块。在“企业门户”窗口中选择“基础信息”|“基本信息”按钮，进入“基本信息”窗口，单击“系统启用”按钮，打开启用窗口。具体操作在应收中已介绍。

2. 设置账套参数

具体的操作步骤如下：

（1） 在用友ERP−U8的“企业门户”窗口中，选择“财务会计”|“应付款管理”按钮，进入“应付款管理”窗口。选择“系统菜单”|“设置”|“选项”命令，打开“账套参数设置”。

（2） 单击“编辑”按钮，开始进行账套的参数设置，在常规的选项卡中用户可以设置的选项有：应付款核销方式、单据审核日期依据、汇兑损益方式等。在应收中已作了详细讲解，这里不再赘述。

二、基础设置

（一）创建分类体系

要建立完整的购销与应收与应付管理系统，就必须建立客户、供应商或者存货等的分类档案。在建立分类档案之前，首先要建立分类体系，为分类档案建立一个分类的标准，多数的财务软件提供了四种分类：地区分类、供应商分类、存货分类和客户分类。以下介绍地区分类设置、供应商分类设置、存货分类设置。

1. 地区分类设置

在采购管理系统模块中，用户会使用到供应商档案。而供应商档案表中有所属地区栏目要填写。地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类。操作的步骤是：从“企业门户”|“供应链”|“采购管理”|“设置”|“分类体系”|“地区分类”进入，界面如图5−35所示。单击“增加”按钮可以增加信息。

图5−35 地区分类设置

2. 供应商分类设置

可将供应商按照行业、地区等进行划分。建立起供应商分类后，应将供应商设置在最末级的供应商分类之下。在供应商档案设置中需要设置的供应商，应先在本功能中设定。已经被引用的供应商分类不能被删除，没有对供应商进行分类管理需求的可以不使用本功能。操作的步骤是：从“企业门户”|“供应链”|“采购管理”|“设置”|“分类体系”|“供应商分类”进入，界面如图5−36所示。单击“增加”按钮可以增加信息。

图5−36 供应商分类设置

3. 存货分类设置

存货分类用于设置存货分类编码、名称、对应条形码。存货分类最多可以分为八级，编码总长不超过30位，级长可以自由定义。从“企业门户”|“供应链”|“采购管理”|“设置”|“分类体系”|“存货分类”进入，界面如图5−37所示。单击“增加”按钮可以增加信息。

图5−37 存货分类设置

注意：存货分类、客户分类和供应商分类必须建立，地区分类是针对在这三种分类中涉及地区需要分类的情况而设定的。

分类编码的设置必须与编码方案设置一致，在应付系统中设置的地区分类和存货分类在应收系统就不必再设置。在总账中设置的客户分类和供应商分类，在应收应付中也不必再进行设置。

（二）编码档案设置

编码档案设置包括供应商档案设置、部门档案设置、职员档案设置、存货档案设置、仓库档案设置等。

1. 供应商档案设置

供应商档案设置模块的功能是将用户输入的信息，比如代码、名称、地址、税号、联系人等信息，存入供应商文件，为日后提供数据。用户可以建立供应商档案用于日常业务管理，包括采购管理系统、库存管理系统、应付管理系统。建立供应商档案之前，必须先建立供应商的分类。其设置的界面如图5−38所示。从“基础档案”|“基础信息”进入，单击“增加”按钮对供应商进行增加。

图5−38 供应商档案

2. 部门档案设置和职员档案设置

此模块的设置是对涉及采购业务的企业各个部门和个人进行编码，以便明确责任和统计分析。前者指某个使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门。后者指主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门以及职员的属性等。为了保持数据的一致性和明确相应的责任，采购部门和采购人员的编码一旦设定并且被使用后，不允许修改和删除。从“基础档案”|“基础信息”进入，单击“增加”按钮进行增加。此内容在应收中已作详细讲解，不再赘述。

3. 存货档案设置

在购销与应收应付管理子系统中，款项的往来是以存货为载体的，没有具体的存货的购进和销出，就不会有往来款项的发生，应收款和应付款的管理必然设计到存货，所以用户就必须建立详细的存货档案。用户可以新建存货档案、管理存货档案。建立存货档案之前，必须先建立存货的分类。存货档案有基本页、成本页、控制页、其他页和自定义项。从“基础信息”|“基础档案”进入，单击“下张”进行增加。其界面如图5−39所示。

图5−39 增加存货档案

4. 仓库档案设置

存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应该对仓库进行管理，因此进行仓库设置是业务系统的重要基础准备工作之一。增加仓库档案界面如图5−40所示。

图5−40 “增加仓库档案”界面

注意：由于仓库记录在使用后，所属部门不可修改，因此用户应该先输入部门档案，才可以输入仓库档案，以便所属部门的输入。如果仓库已经使用就不可删除，并且只可以修改以下几项：负责人、电话、资金定额、仓库地址、备注。

5. 计量单位设置

计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算三种类别。计量单位分组如图5−41所示。从“基础信息”|“基础档案”进入，单击“增加”按钮对计量单位分组。

图5−41 计量单位分组

注意：计量单位组保存以后就不能进行修改操作。存货档案中每一存货只能选择一个计量单位组。计量单位组保存后不可修改。固定的计量单位组包括多个计量单位，即一个主计量单位、多个辅计量单位。

6. 凭证科目设置

（1） 基本科目设置。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“设置”|“初始设置”进入。可以输入相关的信息，如图5−42所示。

图5−42 基本科目设置

（2） 控制科目设置、产品科目设置、结算方式科目设置等的处理方式与基本科目设置类同。

（3） 账龄区间设置。账龄区间设置是指对账期内应付账款或付款时间间隔进行定义，以便于用户根据自己定义的账款时间间隔，进行账期内应付账款的账龄查询和分析。操作步骤是：从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“设置”|“初始设置”|“账龄区间设置”进入，单击“增加”按钮就可以增加信息。应收中已作讲解，这里不赘述。

（4） 报警级别设置。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“设置”|“初始设置”|“报警级别设置”进入，设置的方式请参见账龄的区间设置。用户单击工具栏上的“增加”按钮，即可在当前级别之前插入一个级别，之后该级别的比率会自动调整。可修改输入的比率，系统会自动修改该级别以及其后的各级别的比率。

7. 单据类型设计和编号设置

在单据设计模块中，为描述、处理各种实际业务活动而设置的数据体和操作体，如订单、出入库单等，称为单据；而为了对这些实体设计其表现形式的功能，称为单据设计。

有些商品化软件在采购与应付系统中提供了单据设计的功能，利用该功能可以对系统各主要单据的屏幕显示界面以及打印页面的格式自行设计。不同的用户在不同的业务模块中需要使用各种不同的单据。其内容格式包括单据头栏目和单据体栏目的操作。设置时进入“企业门户”，选择“财务会计”|“应付款管理”|“设置”|“初始设置”界面。

业务模块中使用的各种单据对于不同的用户需要不同的编码方案，所以通过系统自动形成流水号的方式已经远远不能满足用户的需要，这就需要单据编码设置界面来解决，如图5−43所示。

图5−43 单据编号设置

8. 采购类型的设置

采购类型设置模块的功能是根据用户管理的需要允许用户将采购信息输入计算机中并保存。采购类型是企业对其采购业务的不同的分类，主要是为了按照不同的采购类型进行统计的需要。采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。比如某企业设置的采购类型：生产采购、产品开发采购、委托加工采购、定量采购及其他采购。

9. 付款的条件设置

付款条件也叫现金折扣，是指供应商为了鼓励用户偿还所欠的货款而许诺在一定期限内给予相应的优待。这种折扣通常可以表示为2/10、1/20、N/30几种方式。处理这种业务需要进行付款条件设置。付款条件模块的功能是为用户提供了定义付款条件的屏幕，将结果保存在相应的文件中，为其他有关业务提供信息。从“基础信息”|“基础档案”进入，单击“增加”按钮对计量付款条件进行增加。此内容在应收中已作详细讲解，不再赘述。

10. 发运方式

用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式，如空运、海运、公路运输、铁路运输等。

11. 结算方式

结算方式设置模块的功能是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式，为付款业务提供信息。企业支付货款的结算方式有许多种，比如：现金、现金支票、商业汇票等。不同的结算方式就有不同的管理要求，并且有不同的计算方式。

用户可以建立和管理在经营活动中所涉及的结算方式，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为两级。结算方式一旦被引用，便不能进行修改和删除的操作。结算的典型方式有现金、现金支票、转账支票、电汇、商业汇票、银行汇票、内部转账等。结算方式界面如图5−44所示。从“基础信息”|“基础档案”进入，并对其进行增加。在设置结算方式时，应该与财务结算方式一致。

图5−44 结算方式

12. 外币设置

用户可以对外币、汇率及其折算方式进行设置，如图5−45所示。从“基础信息”|“基础档案”进入，并对其进行增加。

图5−45 外币设置

13. 系统选项设置

系统选项设置又称之为系统参数、业务处理控制参数，是指企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的实质将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。采购系统选项设置如图5−46所示。从“企业门户”|“供应链”|“采购管理”进入，并对其进行设置。

图5−46 采购系统选项设置

14. 期初余额设置与年初建账

期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为相应的业务提供数据信息，是会计业务连续的基本要求。

年初建账是将用户输入的采购与应付子系统的基础数据存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。年初建账是会计业务连续的要求，是手工采购与应付账款核算向计算机核算和管理转化的基础。可以在每年的其他月份中进行。包括采购初始化和应付初始化。

三、采购请购

采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单，是企业正常的采购业务的开始，是采购与付款子系统中主要的功能模块，采购请购单如图5−47所示。为了做好采购管理又将其模块进一步进行划分，请购单只能手工增加，可以修改、删除、审核、放弃审核、关闭、打开。已经审核没有关闭的请购单可以生成采购订单，如图5−48所示。

图5−47 采购请购单

有些企业使用了采购计划子系统编制采购订单，则采购订单可以由该系统直接转入。采购订单中需要输入的基本数据大部分都在初始化中进行定义，可以使用系统提示功能选择录入。

四、采购到货单和采购入库单

采购到货是采购定购和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员的依据。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。采购入库单如图5−49所示。从“企业门户”|“供应链”|“采购管理”进入。单击“增加”按钮进行增加。

图5−48 采购订单

图5−49 期初采购入库单

五、应付单据处理

应付单据处理主要是对应付单据进行管理，包括应付单据的录入、审核。根据业务模型的不同，可以处理的单据类型也不同。单据录入是采购与应付系统的起始环节。由“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”进入，如图5−50所示，可以对其进行数据的录入，审核结束以后就可以制单。

图5−50 应付单

应付单的审核是在“单据过滤条件”中进行，在此对话框中输入查询条件后，单击“批审”按钮系统就根据当前的过滤条件进行一次性的审核。应付单据的审核主要提供用户的批量审核。系统提供用户手工审核、自动审核的功能。在“应付单据审核”的窗口中显示的单据可包括所有已经审核、未审核的应付单据，也包括从采购系统传来的单据，如图5−51所示。

图5−51 单据过滤条件

单据的名称和类型不能进行修改，如果一定要修改，就只有删除这张单据，增加一张新的单据。单据删除以后就不能恢复。

六、付款单据处理

付款单据处理主要是对结算单据进行的管理，包括付款单、收款单的录入和审核。付款单输入的基本项目有：供应编号、结算单号、结算方式、日期等，它的审核与应付单据大体相同。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“付款单据处理”按钮进入，如图5−52所示。

图5−52 结算单录入

付款单据的审核也是通过“结算单过滤条件”对话框进行的。

七、核销处理

核销处理指用户日常进行的付款核销应付款的工作。单据核销的作用是处理付款核销应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款的实时核销。可以分为自动核销和手工核销。

手工核销是指用户手工确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销处理。通过本功能可以根据查询条件选择要核销的单据，然后手工核销，富有灵活性。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“日常处理”|“核销处理”|“手工核销”进入。

自动核销系统可自动确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，富有效率性。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“日常处理”|“核销处理”|“自动核销”进入，如图5−53所示。

图5−53 核销条件

八、采购发票的输入

1. 采购发票

采购存货的价格是由采购发票决定的，与供应商结算的金额也是由采购发票决定。采购发票的输入是以供应商提供的原始发票为依据来输入的。系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。采购发票业务性质分为：蓝字发票和红字发票。采购发票按发票类型分为：增值税专用发票、普通发票和运费发票。在收到供应货物单位的发票后，如果未收到供货单位的货物，可以进行单据待处理，待货物到达后，再输入到系统中作报账处理；也可以先将发票输入到系统中，以便实时统计在途货物。

2. 处理现付

现付业务指在采购业务发生时，立即付款开发票。在实际业务中当采购人员在采购取得货物的同时将货款先行垫付，这时需将款项直接支付给本单位的采购人员。在采购发票保存后就可以进行现付款处理，已经审核的发票不能再做现付处理。

进入发票单据界面，系统显示所选的单据格式，以及最后依次操作的单据。单击“上张”、“下张”、“首张”、“末张”按钮，查找需要现结的单据；或单击“定位”按钮，利用定位功能查找需要现结的单据，如图5−54、图5−55所示。单击“现付”按钮，系统弹出现付窗口录入内容后单击“确认”按钮，则对当前单据进行现付，发票左上角注明‘“已现付”红色标记。

图5−54 期初采购专用发票

图5−55 期初采购普通发票

九、票据管理

在应付款系统中可以对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行有效的管理，包括记录票据详细信息、记录票据处理情况。如果要进行票据登录账簿管理，则必须将应付票据科目设置成为带有客户往来辅助核算的科目。而如果要进行票据科目的管理，则必须将应付票据科目设置为应付受控科目。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“票据管理”进入，如图5−56所示。

图5−56 票据查询

十、转账处理

转账指的是应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲等操作。

应付冲应付指的是将一个供货商的应付款转入另一个供货商账中，通过应付冲应付功能可以将应付款业务在供应商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商之间入错户或合并的问题。预付冲应付可以将预付供应商款项和所欠款项进行转账核销处理。应付冲应收用来对某供应商的应付账款，冲抵对某客户的应收账款。红票对冲可以实现某客户的红字应收单与蓝字应收单、收款单与付款单中间进行冲销。

比如红票对冲的自动对冲操作界面如图5−57所示。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“日常处理”进入，可以进行相关的操作。

图5−57 红票对冲条件

十一、制单处理

制单就是生成凭证，将凭证传递到总账系统记账。系统提供了一个统一的制单平台，可以成批地生成凭证和制造单处理。从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“制单处理”进入，如图5−58所示。

图5−58 制单查询

输入查询条件以后，单击“确定”按钮，就会出现列示出了所有符合条件的记录的界面，对需要生成凭证的单据，在“选择标志”中输入序号，如果需要几张单据合并制单，则在这几张单据的“选择标志”栏目中输入相同的序号，单击“全选”按钮分别进行制单，单击“合并”按钮则合并生成一张凭证。选择要制单的单据后，单击“制单”按钮，生成一张新凭证。单击“保存”按钮，此凭证将会显示“已生成”字样，并直接传递到总账系统。

从“企业门户”|“财务会计”|“应付款管理”|“日常管理”|“单据查询”进入可以实现单据删除操作。在总账中已经审核或是出纳签字的凭证不能删除。

十二、采购结算

应付子系统的数据处理包括采购结算和往来账核销两个环节。采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本，采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。在手工业务处理中，采购业务员在完成一笔采购业务后就可以依据经过主管领导审批过的采购发票和确认后的入库单去财务部门确认采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。

1. 自动采购结算

自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。他的功能是将与核对结果完全相符的采购发票自动生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件中做审核标记。系统按照三种结算模式进行自动结算：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。进入自动结算界面，显示条件过滤窗口。用户可以根据需要输入结算条件，系统根据输入的条件范围自动结算，并产生结算结果列表。如没有符合条件的单据则提示“没有符合条件的单据，不能继续”。单击“退出”结束结算。

2. 手工采购结算

用户可以使用手工结算功能进行采购结算。手工结算的功能有：对入库单价与发票单价不相符的暂估业务进行结算，对因采购发生的运杂费进行结算，对采购货物的“盈余短缺”进行结算等。

进入手工结算界面，单击“选单”按钮，显示计算选单界面。选完单据后返回结算选单界面，窗口上方载入发票记录、入库单记录，窗口下方载入费用折扣存货发票记录、运费发票记录。

用户可以把某些运费、挑选整理费用等按照会计制度摊入采购成本。单击“选单”按钮，手工选择费用折扣存货的发票记录，或选择运费发票记录，所选记录显示在窗口下方的费用结算列表。根据金额、数量，单击“分摊”按钮，则将费用折扣分摊到入库单。

手工结算可以弥补自动结算的不足，即可以结算入库单中部分货物，没有结算的货物可以在以后取得发票后再结算，可以对多张发票和入库单进行结算。

入库单、发票选择完毕后，单击 “结算”按钮，系统自动将本次选择的数据进行结算。结算完成后，系统把已结算的单据从屏幕上清除，可以继续进行其他采购结算。单击“关闭”按钮，退出手工结算界面。结算的结果可以在“结算单列表”中查看。

十三、期末处理

1. 月末结账

月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。进入“其他处理”|“期末处理”|“月末结账”，屏幕显示月末结账对话框。选择结账的月份时，必须连续选择，否则不允许结账。按结账向导提示自动进行月末记账，当您执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处理。选中已经结账的最后月份，单击“取消记账”按钮，即可以取消该月的月末结账。

2. 取消结账

月末结账后，如有需要可以逐月取消结账。操作步骤是：进入“其他处理”|“期末处理”|“取消结账”，选中已经结账的最后月份，单击“取消记账”按钮，即可以取消该月的月末结账。

3. 结转上年

结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据全部转入本年度账套中，起到承上启下的作用。如果系统中没有上年度的数据将不能进行结转。从“系统管理”|“年度账”|“结转上年数据”进入，进行相应的操作，如图5−59所示。

图5−59 系统管理—年度账

十四、账表输出与系统服务

应付款管理子系统的账表输出模块主要是输出各种报表。应付款管理系统因企业的核算和管理需求不同，其所需的各种报表的内容和格式不尽相同，这些报表与财务上的账簿不同，没有统一的格式。应付款子系统的账表输出与统计分析模块的功能包括查询采购、入库、付款等业务的各种账表，并从打印机和显示屏输出。也支持用户对采购与付款等业务进行统计分析。

账表的输出方法有以下几种：

1. 设计报表格式

根据用户选定要输出的报表，计算机自动将与该报表有关的项目显示在屏幕上，用户可按需选择。

2. 输入查询条件

报表格式设计以后，每次使用报表时输入查询条件，比如日期、供应商、业务员等，假如对某项目不输入任何条件，计算机则默认为不将该项作为条件进行筛选。

3. 查看明细表

计算机根据用户输入的查询条件，把满足条件的数据筛选出来显示输出。

4. 输出和保存报表

当用户需要查看各种报表时，不仅可以在屏幕上看到所需要的报表，还可以通过执行打印命令，将各种报表从打印机上输出。

账表按其功能又可以分为两类：一是统计类报表，它是依据输入的数据直接按各种条件进行筛选的结果；二是分析类报表，是对两种以上输入数据进行比较后，再按各种条件进行筛选的结果。

系统服务模块主要包括应付子系统的数据备份、数据恢复、口令修改以及获取外部数据等功能，可以参照账务处理子系统中系统维护模块的功能。