采购管理系统应用

一、采购管理系统概述

采购是企业采购部门根据由企业的生产计划、库存情况和管理需要而确定的物料需求计划，通过市场采购、加工定制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。

通常，企业的采购是从订单开始的，订单是根据产品的市场销售情况或客户的需求依据库存情况产生的，采购订单是从供应商处订货和企业验收货物的一种依据，同时通过采购订单可以跟踪整个采购过程的业务流程。

采购系统的基本目标是减少企业库存，因为过多的库存，会给企业产生很多不良的影响。比如：产生额外的管理费用，包括仓库租赁费、保险费等；造成资本的僵化，使周转资金紧张；存货因陈旧而变为废料，或削价出售，导致收益的恶化等。虽然库存产生问题的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过剩仍会造成企业无法计量的损失。因此，采购系统追求的目标是：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本。

二、采购日常业务

1. 请购业务

请购业务是企业内部其他各部门根据采购需求，向采购部门提出采购申请。操作步骤如下：

（1） 以demo进入“企业门户”，打开“采购系统”；

（2） 在采购管理系统中，单击“业务”|“请购”|“请购单”，打开“请购单”窗口；

（3） 单击“增加”，进行数据录入，如图8−13所示；

（4） 单击“保存”和“审核”，直接审核该审核单。

图8−13 请购单录入

2. 订货业务

订货业务是企业与供应商签订采购合同，确认供货要求。在系统中可以直接输入采购订单，如果采购管理系统与销售管理系统、生产管理系统或库存系统相联系的话，可以根据销售情况、生产情况和库存情况自动生成采购订单，并通过采购订单与采购入库单的对比，随时掌握采购订货业务的执行情况。操作步骤如下：

（1） 在“采购系统管理”中，单击“业务”|“订货”|“采购订单”，打开“采购订单”，录入相应数据，如图8−14所示。

图8−14 采购订单

（2） 单击“业务”|“订货”|“采购订单列表”，打开“过滤条件”，如图8−15、图8−16所示。

图8−15 采购订单列表

图8−16 采购订单列表

（3） 单击“确定”，选中“请购单”中的资料自动传递到采购订单中，“计划到货日期”可进行修改。

3. 到货处理

到货处理是采购订货和采购入库的中间环节。操作步骤如下：

（1） 在“采购系统管理”中，单击“业务”|“到货”|“到货单”，打开“采购到货单”，录入相应数据，如图8−17、图8−18所示；

（2） 单击选中的采购订单，单击“确定”，系统自动生成“采购到货单”；

（3） 单击“保存”和“退出”。

图8−17 采购到货单

图8−18 采购到货单列表

4. 入库处理

货物到达以后，通过清点、进入仓库的工作环节。在此环节产生的业务单据是采购入库单，采购入库单可以直接输入，也可以通过采购订单或采购发票来生成，如果采购入库单是根据采购发票生成的，采购入库单上的单价就是采购发票上的单价。系统可依据采购入库单数据，对采购入库业务做各种系统分析。操作步骤如下：

（1） 以demo进入“企业门户”，打开“库存管理系统”；

（2） 在“库存管理系统”中，单击“业务”|“入库”|“采购入库单”，打开“采购入库单”窗口；

（3） 单击“菜单”，打开“选择采购订单或采购到货单”对话框；

（4） 系统显示生成的“采购入库单”，可以对生成的“采购入库单”进行有限制的修改；

（5） 单击“审核”，确认并保存“采购入库单”，如图8−19所示。

图8−19 采购入库单

5. 采购发票

从供应商处获取发票以后，需要在系统中编制采购发票，采购发票可直接输入，也可以通过采购订单或采购入库单来生成。编制好的采购发票要经过审核才能成为正式的单据存入系统。系统可依据采购发票对采购业务进行统计分析和形成对供应商的往来账，并生成记账凭证传到总账系统。操作步骤如下：

（1） 在“采购系统管理”中，单击“业务”|“发票”|“专用采购发票”，打开“采购专用发票”，如图8−20所示；

（2） 单击“增加”，输入表头信息；

（3） 单击“保存”，保存参照采购入库单生成的采购专用发票。

6. 采购结算

将采购入库单与采购发票核对的工作。通过“采购结算”，系统将把采购发票上的材料或商品单价确认为采购入库单上的材料或商品的单价，为存货系统核算存货成本打下基础，同时能够反映票到货未到或货到票未到存货的明细。

图8−20 期初采购专用发票

操作步骤如下：

（1） 在“采购系统管理”中，单击“业务”|“采购结算”|“自动结算”，系统自动弹出窗口；

（2） 根据需要输入结算过滤条件和过滤模式，单击“确认”，系统自动进行结算，并弹出注意信息；

（3） 单击“结算单列表”，选中需要查询的结算表，可以打开结算表查询、打印；

（4）单击“退出”。

7. 应付账款确认及付款处理

完成对采购业务转入的应付款项的处理。采购结算后的发票会自动传递到应付款管理系统，财务部门确认应付账款。操作步骤如下：

（1） 以demo登录到应付款管理系统，单击“日常处理”|“应付单据处理”|“应付单据审核”，系统自动弹出条件过滤窗口，设置过滤条件，如图8−21所示。

图8−21 录入单据过滤条件

（2） 单击“确认”，选择需要审核的应付单据，在“选择”处双击，选中显示“Y”，单击“审核”，系统审核成功单据一张，单击“退出”。

（3） 单击“日常处理”|“制单处理”，系统自动打开单据过滤窗口，设置单据过滤条件，选择“发票制单”，单击“确认”，如图8−22所示。

（4） 选择需要制单的记录，选择凭证类别为“记账凭证”，单击“保存”。

（5） 单击“单据查询”|“凭证查询”，可以查询根据应收单据生成的记账凭证，查询完毕。

图8−22 根据发票制单

8. 账表查询

操作步骤如下：

（1） 单击“采购管理”|“账表”|“统计表”|“到货明细表”，输入查询条件。

（2） 单击“过滤”按钮，显示“到货明细表”，如图8−23所示。

图8−23 查询到货明细表