出纳员填写单据

职业情境

出纳员孙浩的工作是办理公司货币资金、票据等的结算。

问题：出纳员是否能单独办理货币资金、票据结算？

根据会计内部控制制度，出纳员是不能单独办理货币资金、票据结算的，必须由财务主管对货币资金收支进行监督。出纳员、财务主管各自的工作职责如表3－4所示：

表3－4 出纳员、财务主管的工作职责

每个企业在银行开立结算户后，都要在银行预留印鉴（财务专用章、法人章等），以便日后作为银行审核支付票据的依据。

一、收回借支款

企业员工借款出差，回来后要立即办理报销。职员在办理报销手续时，应整理、粘贴单据，填写差旅费报销单并交给财务部门核准，由主管领导批准，然后持单据到出纳员处报销。出纳员应在收到差旅费报销单据、余款后开具收据。

（一）出纳员需填写收据的情况

收据是企业常用的凭证，一般是在不需要或暂时无法开具发票而又必须有收款凭证时开具的。收据一式三联：第一联（存根联）由收款单位留存；第二联（收据联）是交付款方作为支出的依据；第三联（记账联）是收款单位的记账凭证依据。

业务1：2016年3月6日，业务员刘威持单据报销差旅费，核准金额为2 876元，收回余款124元（原借款余额3 000元）。

（二）收据的必填项目

在填写收据时，应各联复写，逐栏填写：开具收据的日期，经济事项的描述（交款人的名字或单位名称、收款事由），金额（人民币符号、大小写），经手人的签章，加盖收款单位的财务专用章或收款专用章。

每本收据都是连续编号的，不得出现断号现象。如有填写错误要画线作废或加盖作废戳记，不得撕毁。

当出纳员赵浩将收据的第二联交给业务员刘威时，则表示借支的3 000元差旅费已经结清。

二、提取现金和转账

企业要提取现金和转账是通过填写支票办理的。支票是出票人签发的，委托办理支票存款业务的银行或其他金融机构（如农村信用社）在见票时应无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。

（一）目前我国使用的支票类型

目前，我国使用三种支票：现金支票、转账支票和普通支票。支票上印有“现金”字样的为现金支票，只能提取现金；支票上印有“转账”字样的为转账支票，只能办理转账；支票上未印有“现金”和“转账”字样的为普通支票，可以提取现金，也可以办理转账。在普通支票的左上角划两条平行线时，称为划线支票。划线支票只能办理转账，不能提取现金。目前广东省使用普通支票。

（二）购买支票需要办理的手续

使用支票结算，出纳员应当到单位的开户银行领购支票。领购支票时，要带银行预留印鉴和出纳结算证（在银行开户时办理），还必须填写“空白凭证领购单”并加盖预留银行印鉴。银行盖章后将其中一联退给企业做购买支票业务的原始凭证。

（三）到银行提取现金时填写支票的方法

提取现金业务主要包含以下几个方面：

1.填写并审核现金支票、领用登记簿；

2.领用并填写现金支票；

3.获取支票密码；

4.审核背书现金支票；

5.银行提现；

6.登记账簿；

7.整理并传递单据。

业务2：2016年1月3日，出纳员赵浩开出支票到开户银行提取现金100 000元，准备发放工资。

支票背面

资料卡

支票填写的有关规定

1.签发支票必须使用碳素笔填写，也可以用支票打印机打印。支票通常由出纳员填写各要素后，交给会计机构的负责人审核并加盖出票单位预留银行印鉴。

2.支票出票日期的填写：必须签发支票实际出票日期。支票存根联出票日期可用阿拉伯数字书写，支票联出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰或壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾、叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”，例如：1月15日应写成零壹月壹拾五日；2月10日应写成零贰月零壹拾日；10月6日应写成零壹拾月零陆日。

3.付款行名称和出票人账号的填写：填写出票人的开户银行及其支行的名称、账号。

4.收款人的填写应区分两种情况：

（1）出纳员代表本单位到银行提取现金的，收款人填写本单位的名称，见业务6；

（2）出纳员将支票交给个人并由其自行到银行提取现金的，收款人填写个人姓名。

5.金额的填写：

（1）大写金额应紧跟“人民币”字样填写，不得留有空白，书写要规范。例如：

¥1380.00应写成“壹仟叁佰捌拾元整”（要写“正”或“整”）；

¥2073.50应写成“贰仟零柒拾叁元伍角整”（可写可不写“正”或“整”）；

¥3405.13应写成“叁仟肆佰零伍元壹角叁分”（不写“正”或“整”）；

¥4600.94应写成“肆仟陆佰元玖角肆分”或“肆仟陆佰元零玖角肆分”（可写可不写“零”）。

（2）小写金额应在最高金额的前一位空格用人民币“¥”符号封顶，小写金额数字不得连写而分辨不清。

6.用途填写：提现金支票有一定的限制，通常填写“备用金”“差旅费”“工资”“劳务费”等。存根联与支票联填写用途应一致。其中：备用金的提取限额要求在3万元以下，若在3万元以上（含3万元）用途一般写“差旅费”。

7.在出票人签章处加盖预留银行印鉴。

8.出纳员到银行提取现金，“收款人”栏填写本单位名称，在支票正面、背面栏内均加盖本单位预留银行印鉴、日期；“附加作息”栏一般不填。

9.提取现金数额超过5万元（含5万元）要提前一天做计划，并写证明（证明内容各行不同，详情可咨询银行）。

10.5万元以上（含5万元）大额取款要扣手续费。

（四）出纳员使用支票办理转账的方法

交易双方均在银行或其他金融机构开立银行结算账户，当采用支票结算时，付款人就应该填写支票办理转账。

业务3：2016年3月1日，出纳员孙浩开出支票支付威海市电机厂购货款，将支票存根联裁下作为付款业务的原始凭证，支票联交收款单位并办理转账。

存根联

支票联

填写办理转账支票与提取现金支票的主要区别：

1.如果是现金支票，票面收款人填写的是付款人自己的单位名称，背面也是盖的付款人的预留印鉴，这是现金支票的做法。

2.如果是转账支票，收款人栏写的是收款人的名称，背书是收款人签章。

3.转账支票用途是货款、租金、修理费等，现金支票用途可以是备用金、差旅费、劳务费或工资等。

三、进账

出纳员收到来自外单位的支票联，应当审核其各要素填写是否规范，加盖的银行印鉴是否清晰。审核无误的支票联由出纳员办理委托收款背书，然后到银行办理进账。

（一）收到付款人的支票后进行委托收款背书及填制进账单的方法

业务4：2016年6月5日收到北京华大公司支付货款的转账支票一张，面额50 000元。

转账支票背面

办理委托收款背书的注意事项：

1.在“被背书人”栏填写持票人开户银行及其支行名称；

2.在“背书人签章”栏加盖持票人预留银行印鉴，并填写“委托收款”字样和背书日期。取得外单位的转账支票，并进行委托收款背书后，出纳员应该填写银行进账单。银行进账单是存款人在开户银行存入来自外单位的转账支票、银行汇票等票据时填制的单据。进账单为一式三联，第一联为出票人开户银行交给出票人的回单，第二联为收款人开户行作贷方凭证，第三联为银行交给收款人的收账通知。

进账单填写的基本要求

（二）办理进账的流程

出纳员办理进账的基本工作流程：

1.收到付款人交来支票联，审核无误后进行委托收款背书。

2.持票人将已办理委托收款背书的支票联连同“进账单”送交开户行。

3.银行柜员审核支票联无误后，在“进账单”上加盖业务章退给收款单位的出纳员。出纳员收到进账单的回单，意味着进账手续完成，持票人的银行存款增加。

资料卡

支票的有关规定

支票的有效日期为10天，日期的首尾只算1天，遇法定节假日顺延。

用于转账的支票可以背书转让，背书应当连续。

签发空头支票，签发与预留印鉴不符的支票以及签发支付密码不符的支票，银行予以退票，并处以面额的5％但不低于1 000元的罚款。另外要对收款人赔偿支票金额2％的赔偿金。

作废的支票不得撕毁，应由签发单位自行注销，并与存根联一起保管。

支票遗失后要立即到银行挂失止付。

四、送存现金

现金是指由出纳员保管、存放在保险柜的钞票，它是企业的财产。为了保证现金的安全，企业应当将销货收到的现金和超出库存限额的现金送存银行。

存入现金业务主要包含以下步骤：

（一）将现金送存银行前清点和整理票币的方法

出纳员送存银行之前，应将相同面额的纸币叠放在一起，按每100张为一把，用扎钞纸或橡皮筋扎好，每10把扎成一捆，或每10把为一沓整理好。不够整沓的，从大额到小额排放。将同一面额的硬币放在一起，按每50枚用纸卷成一卷，零散的硬币不存银行，留为找零。票币核对无误，由出纳员填写一式三联的现金缴款单后存入银行。

（二）交款单的填写方法

业务5：2016年6月28日出纳员赵浩将销售款5 000元送存银行。其中：面额100元纸币为45张，面额50元纸币4张，面额10元纸币12张，面额5元纸币36张。

交款单的填写如下所示：

填写现金交款单的基本要求

（三）出纳员办理现金送存银行的手续

出纳员将现金和交款单交给银行柜员，经银行审核，验收后加盖收讫章，退回交款单的第一联作为企业送存现金的凭证。

任务梳理

任务拓展

请同学们到银行网点观察进账单、支票等票据填写的样板。除了支票以外你还认识哪些银行结算票据？说一说，比一比。