会计账簿的设置和登记方法

（一）会计账簿设置的原则

账簿的设置，包括确定账簿种类，设置账簿格式、内容和登记方法。账簿设置的好坏，直接影响会计核算的时效性。各单位应设置哪些种类账簿，各账簿采用什么样的格式，不能强求一律，应结合各单位经济活动的特点和管理上的要求合理设置，既要符合会计制度的要求，又要有利于充分发挥账簿的作用，力求科学、严密，还要层次分明，结构合理。因此，设置账簿应遵循下列一些原则：

（1）设置账簿必须做到繁简适当，结构合理，既要便于财会人员的分工，节省记账时间和工作量，提高工作效率，又要结合本单位的特点，满足各方面经营管理所需的会计信息。

（2）设置账簿必须遵守国家有关会计制度的规定，不得以表代账或搞无账会计。

（二）会计账簿的基本内容

虽然会计账簿种类繁多，格式不一，但无论哪种账簿都应具备以下一些基本内容：

（1）封面，每种账簿都应设置封面，用来标明账簿名称和使用单位名称，便于查阅或保护账页安全。

（2）扉页，即打开账簿封面的第一页，用来注明使用单位的名称或单位盖章（若封面不标明使用单位名称），标明账簿的启用日期和截止日期、册数、册次、经管人员姓名及盖章，交接记录一览表及账户目录等。其一般格式如表4－9和表4－10所示。

表4－9 总分类账扉页

表4－10 目 录（科目索引）

（3）账页，用来记录会计资料的载体。每一账页均应具备以下内容：

①标明账户名称（总分类账户名称或明细分类账户名称）；

②日期栏（记录经济业务发生日期）；

③摘要栏（简要说明业务内容）；

④记账凭证的种类和号数栏；

⑤金额栏；

⑥总页数和分户页次栏等。

（三）账簿的格式和登记方法

1．序时账簿的设置和登记

（1）普通日记账

普通日记账是逐日序时登记特种日记账以外的经济业务的账簿。普通日记账一般分为“借方金额”和“贷方金额”两栏，登记每一分录的借方账户和贷方账户及金额，这种账簿不结余额。其格式如表4－11所示。

（2）特种日记账

常用的特种日记账，如现金日记账、银行存款日记账。目前，为贯彻执行国家的货币资金管理制度，加强货币资金的管理及日常核算和监督，各单位大多使用特种日记账，有利于贯彻执行国家规定的货币资金管理制度。

表4－11 普通日记账

①现金日记账。现金日记账是用来序时登记库存现金收入、支出和结存情况的账簿。由出纳人员根据收款凭证、付款凭证逐日、逐笔登记。

现金日记账的格式可以是三栏式，也可以是多栏式。三栏式现金日记账包括“借方”“贷方”和“余额”三个栏次，附设业务日期、摘要，据以登记的凭证号数、对方科目等栏目。登记时，由出纳人员根据审核无误的现金收款凭证、付款凭证或银行存款收款凭证、付款凭证，按照时间顺序逐日、逐笔登记所列业务各项内容。每日终了，应结出账面余额，并与库存实有现金数额核对，如发现不符，应及时查明原因，妥善处理。如库存现金数量超过规定限额，应将超出部分及时送存银行。三栏式现金日记账格式如表4－12所示。

多栏式现金日记账是在三栏式现金日记账基础上发展建立的一种账页格式。其特点是将现金收入、支出栏分项目设置，收入数按应借科目分设专栏（表4－13），然后根据各栏合计数登记总账。这种格式的现金日记账使现金收入、支出的来龙去脉体现得更加淋漓尽致。其登记方法类似于三栏式现金日记账。

表4－12 现金日记账

表4－13 多栏式现金日记账

②银行存款日记账。银行存款日记账是用来逐日、逐笔反映银行存款的增加、减少和结存情况的账簿。同现金日记账相同，也是由出纳人员根据银行存款收款凭证、付款凭证序时登记。

银行存款日记账的格式也可以采用三栏式或多栏式，登记方法类似于现金日记账，所不同的是银行存款日记账比现金日记账多设一个“结算凭证种类和号数”栏，原因是银行存款的收付，均是根据银行规定的结算凭证办理，为了便于和银行对账，因此，单独列示每笔存款收付时所依据的结算凭证种类和号数。银行存款日记账的格式与现金日记账的格式相似。

2．分类账簿的设置和登记

分类账簿是用来分类登记经济业务的账簿。根据提供资料的详细程度不同，分类账簿可以分为总分类账簿和明细分类账簿。现分别介绍如下：

（1）总分类账簿

总分类账簿简称总账。它是根据总账科目（一级科目）设置，用来分类、连续记录和反映企业经济活动及资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等状况的账簿。由于其只提供总括资料，因此总账账簿只用来登记货币金额的增减变动，总括地反映核算单位的资金循环和收支情况，为编制财务报表提供必要的资料。

总分类账通常规定使用订本式，因此启用前应分析各科目业务数量预留账页。其账页格式一般为三栏式，如表4－14所示。

表4－14 总分类账

总分类账的登记方法比较灵活，随核算单位采用的账务处理程序不同，其登记程序和依据也不一样，有关详细内容将在以后章节介绍。

（2）明细分类账簿

明细分类账也称明细账，是根据二级科目或明细科目开设的，用来分类、连续地记录和反映核算单位经济活动及资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等详细情况的账簿。

明细分类账可以根据记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表登记。由于其反映经济业务指标内容不同，其账簿格式也不相同，常用的明细账有四种格式，即三栏式、数量金额式、多栏式和横线式。

①三栏式明细账。三栏式明细账格式与其他三栏式账簿一样，分设“借方”“贷方”和“余额”三个专栏。这种格式账簿一般适用于只需进行金额计算的明细科目登记使用。如应收账款、应付账款和应付职工薪酬等。三栏式明细账的一般格式如表4－14所示。

②数量金额式明细账。数量金额式明细账是在“收入”“发出”和“结存”三大栏中分别下设“数量”“单价”和“金额”三个小栏。它适用于既需要进行金额核算，又需要提供数量指标的经济业务。有时，为了满足管理上的需要，在账页上端还需设计一些必要项目，以便取得相关资料。其格式如表4－15所示。它主要适用于“原材料”“库存商品”等账户的明细核算。

表4－15 数量金额式明细账

③多栏式明细账。多栏式明细账是根据各经济业务内容和提供资料要求，在一张账页上的“借方”或“贷方”下面按明细项目分设专栏，以提供该科目的详细资料。这种格式的明细账适用于生产成本、制造费用、管理费用、销售费用、主营业务收入和本年利润等账户的核算使用。由于各账户核算内容不一样，所以专栏设置也不尽相同，多栏式明细分类账页又分为借方多栏（生产成本明细账）、贷方多栏（主营业务收入明细账）和借方贷方多栏（应交税费——应交增值税明细账）三种格式。生产成本明细账示例如表4－16所示。

表4－16 基本生成本明细账

注：产品生产完工验收入库结转产品成本用红字登记。

④横线登记式明细账。横线登记式明细账也称平行式明细分类账。它的账页结构特点是，将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行详细登记，以检查每笔经济业务完成及变动情况。该种账页一般用于“物资采购”“一次性备用金业务”等明细分类账。

平行式明细账的借方一般在购料付款或借出备用金时按会计凭证的编号顺序逐日逐笔登记，其贷方则不要求按会计凭证编号逐日逐笔登记，而是在材料验收入库或者备用金使用后报销和收回时，再与借方记录的同一行内进行登记。同一行内借方、贷方均有记录时，表示该项经济业务已处理完毕，若一行内只有借方记录而无贷方记录时，表示该项经济业务尚未结束。物资采购明细账的格式如表4－17所示。

表4－17 物资采购明细分类账

（四）账簿的登记规则和错账更正

1．账簿的登记规则

（1）为了保证账簿记录的合法性，明确记账责任，应在每本账簿启用前，认真填写账簿扉页上的账簿启用表和经管人员一览表。填写单位名称、启用日期、共计页数、会计主管和记账人员姓名等。账簿记录中途记账人员如有变动，要在第三者在场的条件下办理交接手续，并在“经管人员一览表”中签字盖章，说明交接日期和接办人员。

（2）为保证账簿记录的正确性，记账时必须根据审核无误的会计凭证，按账页项目要求和账页行次顺序连续登记，账页中各栏目内容必须填列齐全，摘要文字简明扼要，文字清晰，数字要准确整齐，不能隔页跳行。如出现隔页跳行时，要将空页空行用红线对角画掉，注明作废。当账页记到最后第二行时，应留出末行，加计本页合计数，在摘要栏注明“转次页”字样，并将合计数记入次页的第一行，在摘要栏注明“承前页”字样。月终结账时，应在账页上结出本月发生额和月末余额。

（3）登记账簿要用蓝黑墨水或碳素笔书写，不得用铅笔或圆珠笔（复写账簿除外），也不能随便使用红色墨水笔书写，只有在改错、结账、对蓝色数字表示增减时方可使用红色墨水笔。

（4）账簿记录发生错误时，不准涂改、刮擦、挖补或用褪色药水消除字迹，而应采用规定方法更正。

（5）账簿记录中文字、数字书写必须符合要求。填写时，均要紧靠底线，大小以二分之一格为宜，最大不能超过三分之二，以便更改。数字均应与底线保持倾斜60°角左右，数字7、9占本格四分之一，占下格四分之一，其余数字均占本格底线以上二分之一，文字之间不能留有空隙。

（6）记账人员应按日结出余额，在“借”或“贷”栏内写明“借”或“贷”等字样，表明余额方向，如无余额，应在“借”或“贷”栏内写“平”字或“－0－”符号。

2．错账的更正方法

账簿记录如发现错误，应根据错误性质和发现时间，按规定的适用更正方法更正，不能随意刮擦、挖补或使用化学方法消除或更改字迹，账簿记录错误更正方法有以下几种，可选择适用。

（1）画线更正法

记账后、结账前如发现账簿中文字或数字有笔误，而在原记账凭证正确的情况下，一般可以采用画线更正法进行更正。更正时，应先将错误的文字或数字画一条红线加以注销，然后在原记录上面二分之一空格内作更正后正确记录。但必须注意画一条红线后仍应保持原错误记录清晰可辨，更正后，应由记账人员在更正处签字、盖章，以示负责。另外还必须注意，对于错误的数字应全部画线更正，不能只更正其中个别数字或文字。

（2）红字更正法

在记账以后，如果发现原记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误时，可采用红字更正法更正，具体可分以下两种情况：

①记账后，发现原记账凭证中应借、应贷科目用错。更正时，应先用红字金额填制一张内容与原错误的记账凭证完全相同的记账凭证，据以用红字金额登记入账，以冲销原有的错误记录，然后再用蓝字金额填制一张正确的记账凭证，据以登记入账。举例说明如下。

【例4－1】 远洋公司用银行存款支付产品广告费5 000元。该业务处理时，记账凭证误作下列会计分录，并登记入账。

当发现错误记录时，先用红字编制一张与原记账凭证相同的凭证，并登记入账，以示对原错误记录冲销。其分录如下。

同时，再用蓝字金额填制一张正确记账凭证，据以登记入账。其分录如下。

采用红字更正法时，账簿更正过程如图4－1所示。

图4－1 账簿记录更正过程

②在记账后，如发现记账凭证和账簿记录的金额有错误，而原记账凭证中应借、应贷会计科目无错误，且金额错误表现为所记金额大于应记金额，这时可采用红字更正法更正。更正方法是：将多记的金额（即所记与应记之间差额）用红字金额填写一张记账凭证并登记入账，来冲销多记金额。现举例如下。

【例4－2】 远洋公司购进固定资产一台，价值103 000元，以银行存款支付，编制记账凭证时误将103 000元记为108 000元并以入账。其分录如下。

发现错误后，应将多记金额5 000元（108 000－103 000）用红字金额编制凭证，并登记入账，以示冲销。其分录为：

账簿记录更正过程如图4－2所示。

图4－2 账簿记录更正过程

（3）补充登记法

在记账以后，如果发现记账凭证应借、应贷科目无误，但所记金额小于应记金额时，可采用补充登记法更正。更正方法是：按少记金额编制一张与原凭证应借、应贷科目和方向相同的蓝字记账凭证，并登记入账，对少记金额加以补记。现举例如下。

【例4－3】 远洋公司职工李某出差预借差旅费1 000元，以现金支付。编制凭证时误记为100元，并登记入账。其分录如下。

当发现错误后，以蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目相同，金额为900元的记账凭证，并据以登记入账。其分录如下。

采用补充登记法时，账簿记录更正过程如图4－3所示。

图4－3 账簿记录更正过程

（五）总分类账户和明细分类账户的平行登记

1．总分类账和明细分类账的关系

总分类账是按照总分类账户开设的分类账，提供会计主体财务状况和经营成果的全面、系统的分类资料，只提供货币指标。明细分类账是按照二级账户或明细分类账户开设的分类账，它对各有关会计要素项目进行较为详细的分类反映，除了货币指标外，还提供实物量度指标，为日常管理和编制财务报表提供更加详细的资料。明细分类账对总分类账进行必要的补充说明，总分类账对明细分类账起统驭作用。

总分类账和明细分类账登记的依据是相同的，根据同一会计凭证对同样的会计事项进行确认和计量，这就客观要求总分类账和明细分类账进行平行登记。

2．总分类账和明细分类账的平行登记

总分类账和明细分类账的平行登记就是对同一会计事项在总分类账和明细分类账中进行的同依据、同方向、同金额、同时间登记。

（1）同依据

对发生的经业务，都要以相关的会计凭证为依据，既登记有关总账，又登记其所属明细账。

（2）同方向

同方向是指对于同一会计事项在总分类账簿中的记账方向和在明细分类账簿中的记账方向是一致的。也就是说，如果在总分类账簿中的记账方向是借方（贷方），那么，在明细分类账簿中的记账方向必定也是借方（贷方）。

（3）同金额

同金额是指对于同一会计事项在总分类账簿中的登记金额和在明细分类账簿中的登记金额是一致的。即在总分类账簿中的记账金额和在其控制的所有明细分类账簿中的登记金额之和必定是相等的。

（4）同时间

同时间是指对于同一会计事项在总分类账簿中入账的会计期间和在明细分类账簿中入账的会计期间是一致的。即总分类账不管是逐笔登记还是汇总登记，其所记录会计事项的入账期间和其控制的明细分类账的入账期间是同一月份。

总分类账和明细分类账的平行登记方法见如下例题。

【例4－4】 远洋公司20×5年1月1日“原材料”总账账户及所属的甲材料、乙材料和丙材料明细账账户的月初余额如表4－18所示。

表4－18 原材料月初余额

远洋公司20×5年1月份发生以下经济业务：

①5日，从某公司购入甲、乙两种材料。增值税专业发票上注明的甲材料500千克，单价52元，计26 000元；乙材料500千克，单价100元，计50 000元，买价共计76 000元，增值税进项税额12 920元。上述款项已用银行存款支付。材料已到达并验收入库。

编制会计分录如下：

②7日，生产车间领用甲材料2 000千克，每千克50．40元；领用乙材料1 500千克，每千克101．50元，领用丙材料200千克，每千克50元。编制会计分录如下：

总分类账和明细分类账的核对通过编制明细分类账户本期发生额及期末余额表进行。

明细分类账户本期发生额及余额表是按照总分类账户所属的所有明细账户的明细账账页记录的本期发生额和期末余额填制的，用来和总分类账本期发生额及余额进行核对的对照表。总分类账户所属的所有明细账户的本期发生额合计数和期初余额、期末余额合计数，应该分别和总分类账的本期发生额合计数和期初余额、期末余额合计数相等。明细分类账户本期发生额及余额表的格式是按照汇总明细分类账本期发生额及余额的原则设计的，这几类账簿形式如表4－19～表4－23所示。

表4－19 总分类账

表4－20 原材料明细账

表4－21 原材料明细账

表4－22 原材料明细账

表4－23 原材料明细分类账户本期发生额及余额表

（六）对账与结账

1．对账

对账是指在会计核算中，对账簿记录所做的核对工作。为了保证各种账簿记录真实、准确和完整，必须做好对账工作，建立良好的对账制度，以做到账证相符、账账相符和账实相符。

对账工作主要包括以下三个方面的内容：

（1）账证核对。会计凭证是账簿记录的直接依据，无论在记账过程或期末结账前，都要认真做好账证核对工作，做到账证相符，为账实相符打下良好的基础。

（2）账账核对。账账核对是指在账证核对相符情况下，各种账簿之间进行的核对，包括两个方面的内容：本单位内部各账簿之间相关内容核对应相符，本单位同其他单位的往来款项应核对也应相符。其具体内容有：

①总账账簿全部账户的借方本期发生额、余额合计数与贷方本期发生额、余额合计数核对平衡、相符。

②总账账簿各总账账户期末余额与其所属各明细账户期末余额合计核对相符。

③银行存款日记账的余额与银行对账单核对相符。

④财会部门有关财产物资的明细分类账簿余额应与财产物资保管部门和使用部门经管的明细记录的金额核对相符。

⑤本单位各项债权、债务明细分类账与相关债务人或债权人核对相符。

（3）账实核对。账实核对是指各种财产物资的账面余额与实存数核对相符。账实核对一般通过财产清查来进行，相关内容在以后章节介绍。

2．结账

结账就是把一定时期（月份、季度或年度）内发生的经济业务全部登记入账以后，计算并记录各账簿的本期发生额和期末余额，进行试算平衡，并结转下期或下年度账簿的一种方法。

结账分月结、季结和年结，在实际工作中，一般采用画线结转的方法进行。主要包括以下内容：

（1）将本期发生的全部经济业务，都编制记账凭证，并登记入账，严禁出现漏记、重记或多记、少记现象，结账时间不能提前也不能迟延，一定要定期、及时。

（2）按照权责发生制原则调整和结转有关账项。本期内所有的转账业务，应编制成转账记账凭证，并据以登记账簿，以调整账簿记录。如完工产品成本，应结转记入“库存商品”账户；将本期的预收收益和应收收益予以确认，记入本期收入项目等。

（3）将本期已确认登记的各项收入和应负担的成本、费用编制记账凭证，分别从收入账户和成本、费用账户结转入“本年利润”账户，以确定本期的盈亏成果。

（4）计算、登记各账户本期发生额和期末余额，并结转下期。详细说明如下：

①月结。每月终了，在各项准备工作就绪以后，在账页中最后一笔经济业务记录的底线画一条通栏红线，红线下一行，将计算出的各账户本期发生额合计数和本月月末余额分别记入借方、贷方和余额栏内（若无余额，可在“借”或“贷”栏写“平”字，或在余额栏画“－0－”符号），并在摘要栏注明“本月合计”字样，然后在末行底线再画一条通栏红线。

②季结。在季末最后一个月份的“月结”行的红线下一行，填入本季度三个月累计借、贷方发生额合计数和季终余额，并在“摘要”栏注明“本季累计”字样，然后在该行底线画一条通栏红线。

③年结。在年末第四季度季结所在行的红线下一行，计算并填入本年度4个季度借、贷方发生额累计数和年终余额，并在“摘要”栏注明“本年累计”字样，再在该行底线画一条通栏红线。

另外，为求各账户年终借方、贷方平衡起见，在“本年累计”行下应将各账户上年结转的借方（或贷方）的余额，按原来相同的方向填入借方（或贷方）栏内，并在“摘要”栏内指明“上年结转”字样，同时将本年余额按相反方向填列在下一行，（即借方余额填在贷方），并在摘要栏注明“结转下年”字样，然后再分别将借方和贷方加总填列在一行，并在“摘要”栏注明“合计”字样，此时借方、贷方金额相等。最后在合计数下端画两道通栏红线，表示借、贷方平衡和年度结束、封账。

结账方法举例如表4－24所示。

表4－24 总分类账

续表

注：…表示省略；表示单红线；表示双红线。

（七）账簿的更换与保管

1．账簿的更换

各核算单位的总分类账簿、日记账和明细账簿，应每年更换一次。只有极少数明细账，如固定资产明细账，因变动较小，可以连续多年使用，不必每年更换。各种账簿在年终结账时，每个账户的年终余额都要直接记入下一年度启用的新账簿中，转记过程不用编制记账凭证。

2．账簿的保管

年度终了，各种账户在结转下年，建立新账后，一般应将旧账集中统一管理。

会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后，由本单位财务会计部门编制移交清册交本单位档案部门保管，一般会计账簿保管期限为30年。

各种账簿应当按年度分类归档，编造目录，妥善保管。既保证在需要时迅速查阅，又保证各种账簿的安全和完整。保管期满后，还要按照规定的审批程序经批准后方能销毁。会计账簿是单位重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。对使用结束的账簿，必须装订成册，连续编号（订本账除外），在封面注明账簿名称、使用年度、账册页数，再加具封条并由会计主管加盖骑缝章，账簿借出时，应办理有关手续，并如期及时归还。