如何合理安排时间

二、如何合理安排时间

帕金森定律（Parkinson's Law）指出，工作会自动地膨胀占满你所有可用的时间。时间管理隐含着你可以为一项任务安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项工作，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。

所以，你需要为自己的每一项工作安排合适的时间，培养自己珍惜时间、高效生活的好习惯。在学习合理安排时间的技巧时，必须注意这样三件事：

①如何有效率地运用时间。

②如何因目标的轻重缓急而分配时间。

③制定计划后如何切实实行，以节省时间。

1.有效率地运用时间

首先，为了高效地运用时间，必须了解关于时间安排的一般规律，知道哪些时间最符合人的生物钟规律，用自己工作效率最高的时间来做最重要的事情。

对于大多数的人来说：一天中高效率的时间一般是在上午9时至11时，下午1时至4时；而一周之内高效率的时间一般是星期二、三、四；睡眠最有效率的时间一般是午夜12时至清晨，以及中午午休时段；对于人的一生而言，工作、创业的黄金时段则是25岁到45岁，这一年龄段中，人的精力旺盛、创造力强，是整个人生中的最精彩的高峰阶段。因此，我们安排学习或工作的时候，就应该尽量掌握自然规律，调整自己的生物钟，在自己状态最好、效率最高的时间做最重要的事情，以求获得事半功倍的效果。

其次，了解了时间安排的一般规律，也要了解自身的生活习惯和管理时间的方法，这样才能做到“知己知彼，百战不殆”。要清楚地了解自己平时是怎样利用时间，需要细致地进行分析，了解自己是否有管理时间的意识，是否有安排时间的好习惯。下面这几个问题，会让你更好地了解自己：

①你每天工作/读书需要的时间是多少？

②你每天浪费多少时间？这些时候你是在做什么事情？

③如果你每天有额外的两个小时，你喜欢处理哪一件重要工作？

④在过去一年中，你曾用至少一星期的时间，来记录你使用时间的方式吗？

⑤你是否有将事情的急迫性与重要性分类的习惯？

⑥你是否总有时间做最重要的事情呢？

⑦你是否能够按照计划，在预定的时间内完成工作？

如果前3个问题你至少有两个都回答不出来，后4个问题至少有两个回答不出来，那么你就应该好好审视自己平时安排时间的方法了。时间管理的关键不在于完成每一件自己需要做的事，而在于完成事情的价值与品质。理想的状况是，越重要的事我们做得越好，越急迫的事情我们做得越有效率，这也是下一部分时间管理的原则。

2.合理地分配时间

有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。

●第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。

●第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

目前在时间管理中应用广泛的第三代时间管理观念，的确使人们平时繁忙的工作能够有条不紊地一项项展开，但也有人发现，过分强调效率，把时间绷得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。

●第四代理论又与以往有截然不同之处，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上（见左图）^[1]。

根据新一代个人管理理论，将耗费时间的事情依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指必须立即处理的事情；重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。下面主要介绍这四类事情：

（1）重要且紧急的事情。

这类事情的重要性高，而且需要立即行动。此类事情往往带给人们较大的压力。比如，老板紧急交办的工作、重要的客户来访、不擅长的必修科目明天要期末考试、家人临时生病住院等。

（2）重要但不紧急的事情。

这类事情对个人而言是很有意义的，可能是许久的企盼或长远的目标。通常这类事情的挑战性很高，困难程度也很高。最常见的有：准备参加明年的重要考试（如准备考研）、几周后应聘工作的面试、年底要举行的婚礼等。

（3）紧急但不重要的事情。

其本身重要性不高，但因为时间的压力，需要你赶快采取行动，立即处理。例如，接电话、临时紧急会议、处理邮件及各种突发事件等。

（4）不紧急也不重要的事情。

这类事情本身没有迫切完成的压力，而且重要性不高。例如，打电话和老同学闲聊、逛街、看电视、唱卡拉OK、上网聊天等。

在做出这样一个矩形图来之前，可以先记录每周的流水账，然后将每周的事情依重要性与急迫性分为上述四种类型。重要且紧急的要快办、办好；紧急但不重要的事情要高效率地处理掉；重要但不紧急的事情要好好准备，做到胸有成竹；不紧急也不重要的事情可以缓一缓，或者当作一种调剂。

其实，设定事情的优先顺序、列出清单很简单，关键之处却在于能否切实按照拟定的计划，顺利地完成各项事务。

3.计划实施

《明日歌》——明·文嘉

明日复明日，明日何其多。

我生待明日，万事成蹉跎。

世人若被明日累，春去秋来老将至。

朝看水东流，暮看日西坠。

百年明日能几何，请君听我明日歌。

《今日诗》——明·文嘉

今日复今日，今日何其少！

今日又不为，此事何时了！

人生百年几今日，今日不为真可惜！

若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。

为君聊赋今日诗，努力请从今日始。

要做到切实合理安排时间、完成计划，重要的是能克服一般人常有的心理倾向：惰性心理，逃避压力。一般情况下，人们总是先拣那些容易、能快速完成的事情处理。面对着许许多多有难度、有挑战性的事情，我们常常会望而却步、忐忑不安，惰性就会驱使我们选择先处理较容易的事情，而对于难题则“能拖一天是一天”。然而，明天总带给我们虚幻的希望，让我们期待下一个明天，最终却一事无成。

逃避压力的结果，就犯了时间管理的大忌。将不紧急也不重要的事摆在第一位，却把重要且紧急的置于最后，这往往会造成严重的后果。

晓云每次在期末考试前特别喜欢做不紧急也不重要的事情，例如她会花整个周末逛街、买衣服、看电视等，而且平时不常打扫的房间，也会在期末考前打扫得干干净净。反正只要一拿起书就想方设法找点事来消磨时间。对于考试的科目，她都是囫囵吞枣，借同学的笔记看一看，结果有的“侥幸及格”，有的不幸被关。

这就像寓言中的蚱蜢，终日在夏季唱歌，忘了追求自己的目标，而在冬日来临时措手不及、陷入窘境。如果能明确目标，判定事情的轻重缓急，并且克服自身的惰性，养成迎难而上、要事第一的习惯，就能灵活地支配自己的时间，做时间的主人而不是它的奴隶！