把报告写成一页纸

■把报告写成一页纸

化繁为简是提高效率的好方法。

这个世界上永远有两种人:一种人总希望把复杂的问题简单化;另一种人则总喜欢把简单的问题复杂化。把复杂问题简单化的人是一些高效率的人，而把简单问题复杂化的人是一些永远都陷在自己设置的“陷阱”里出不来的人，毫无效率可言。

《谁动了我的奶酪?》里有一句话:“人类复杂的头脑所带来的复杂感情也会扰乱他们的理性思维，使他们看问题的眼光变得不那么敏锐了。”意思就是说，我们看问题的时候不能太复杂，太复杂反倒会影响我们的效率。

网上曾流传一篇文章——《外企与国企6 sigma的不同之处》:

话说联合利华新换了一批自动香皂包装机以后，偶尔会出现香皂盒子是空的没有香皂的情况，乃生产线固有的小概率错误事件。虽然可以在装配线尽头用人工检查，但效率太低而且不保险。于是，一个由自动化、机械、机电一体化等专业的博士组成的团队来解决这个问题，没多久他们在装配线的头上开发了全自动的X光透射检查系统，透射检查所有的装配线尽头等待装箱的香皂盒，如果发现空的就自动调用机械臂取走。

很巧，中国一乡镇企业生产香皂也遇到类似问题，老板吩咐线上小工务必想出对策解决，小工几经思索，最后拿了一个电风扇放在装配线的头上，对着最后的成品猛吹，如有空盒子则被吹走，问题解决。

这篇文章的真实性我们不去讨论。如果就事论事的话，同样是检查香皂盒子是否为空，中国的小工想出的法子比联合利华的博士组成的团队想出来的法子简单有效得多。

在工作中，我们要想提高我们的工作效率，就得把工作化繁为简。在这方面，宝洁公司把备忘录写成一页纸的做法很值得我们借鉴。

宝洁公司是世界知名的企业，但是比“宝洁”二字更知名的则是该公司的办事效率。宝洁公司明确规定公司备忘录的长度为一页纸以内，要求尽量精简公司所有的报告文件，以尽可能简练的语言来描述公司的现状和未来的发展措施。

一次，宝洁公司的一位经理向总裁查德·德普雷递交了一份厚厚的备忘录。这份备忘录上详细介绍了他对公司问题的处理意见。没想到，查德·德普雷看到后连翻都没翻，而是非常生气地在备忘录上面加上了这样一条命令:“把它简化成我所要的东西!”然后吩咐将这份备忘录退回。还有一次，一位主管递上来的报告非常复杂，查德·德普雷在报告后面批示道:“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的!”对此，查德·德普雷曾这样解释:“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题。只有这样，我们才能更好地进行下面的工作。”此后，宝洁公司要求员工要不遗余力地将报告的精华浓缩到一页，把问题搞清楚，把事情搞透彻。

一页纸相对于洋洋洒洒几十页纸来说，要简单得多，有效率得多。试想，宝洁公司身为一家大型企业，上至总裁，下至一线员工，每天都有忙不完的工作。放着好好的时间不去工作，却把一份备忘录写成几十页，这不是严重浪费时间吗?每一个部门的负责人都这样的话，浪费自己的时间不说，总裁查德·德普雷要花多少时间来看这些备忘录啊?但是一页纸就不一样，它是几十页纸的浓缩，一页纸反映的问题肯定是最重要的，总裁在阅读这一页纸的时候时间可以大大节省，也能对公司的状况一目了然。这也就是宝洁公司高效率的原因。

化复杂为简单，一份精简的报告节约了阅读者与执行者的宝贵时间，无形中提高了企业效率。一页纸报告是实现部门与部门、员工与员工、员工与领导之间顺畅交流的最佳办法之一。

像宝洁公司提倡一页纸备忘录似的提高工作效率的做法，我国也不乏这样的企业。卢平担任长沙卷烟厂厂长之后，她就废除了员工“写总结”的做法。她说:“每次我从外面出差回来，一看到办公桌上一大摞文件报告，我就头疼。所以我就要求:凡是给我看的东西，就只能是一张纸，就是一个备忘录。上面就直截了当地写:题目、问题、方案、机遇、风险、结论和审批，不要一写就一大堆。写总结也是这样。你会发现，不管他业绩多差，只要一写总结，他总能把自己说得天花乱坠，最后一点儿用都没有。所以我要取消写总结，代之以每季度你给我作一次‘经济质量运行分析’。这时候，你的注意力就不再是你个人如何，而是我们工作进展如何，我们的竞争对手前景如何，我们行业的最高水平是什么样。看清周围的环境，我们自己的定位就已经清楚地摆在那儿了。你不要总以为自己很好很好，其实数字一摆，差距就出来了。”

我们总是在喊干出成绩，也总是梦想着自己的成绩哪天能翻几番，但是我们的工作效率却一直提不上去，这样的情况，怎么能干出成绩呢?如果你真想干出成绩，那么就从简化事情开始，从把一份报告写成一张纸开始。