工程师学习报告

1.为什么要写报告

无论是作为行为行动的记录、结果和说明，或者是证明某些事情，还是管理工作的目标、内容和效果，工作报告是工作中必不可缺少的内容之一。笔者将工作中常见的报告分成三大类：记录型、管理型和信息沟通型。

·记录型：对工作行为、行动、结果的陈述、记录和状态的说明等，如检验报告、生产记录、质量体系审核报告、设备维护记录、工作日志、新产品研发过程记录、内审总结报告、会议记录、出差总结等。

·管理型：对工作目标和方向的指导、实际工作与目标之间差距的分析和改进、针对性对比性的项目改进计划等，通常报告中会体现明确具体的任务、责任人和时间点。如管理评审报告、项目管理计划、KPI月报与考核表、工作计划和实施、专题改进报告、8D问题解决报告（根据内容和时间不同，也可以属于记录型或信息沟通型）等。

·信息沟通型：对某件事情或问题有针对性的记录、描述、分析或给出结论，以便获得对方或多方的理解，达成共识。由此可见，记录型和管理型报告，在某些情况下也是信息沟通型的一部分。信息沟通型报告在工作中最常见，广义上讲，我们工作中每天使用的邮件，就是信息沟通型“报告”的一种。

一份合格的报告，不仅有助于多方或者不在第一现场的人对事情的充分理解，提供作出正确判断的依据，促进事情的解决，还可以提高效率，节约时间。根据准备报告内容的不同、场合的不同、汇报对象的不同，报告的书写方式和结构略有不同，但都不会背离最根本的客观事实。正如我们每天所经历的一样，一些工作报告结构混乱、内容不清晰，很多“想当然的”数据和内容是建立在报告编写者对事情的深度理解和“隐藏在其背后的背景基础之上”，而阅读者并未获得足够多的、相关的背景信息，所以无法理解，甚至是误解报告的内容；有时报告内容只是将所知道的信息无论相关与否，一一罗列，几页甚至几十页，没有深入参与此事件的阅读者、管理层并不清楚报告所要表达和传递的信息与含义，更没有时间去阅读“洋洋洒洒”动辄上千字的报告。

通过对工作实践的观察和思考，我认为工程师和中层管理者应该是报告的主要负责人。必要时高层管理者应给出报告的目的、特殊要求等。一份报告：

·高层管理者：只需关注结论和框架。

·中层管理者：整体把握报告的内容、逻辑和结构。

·工程师：准备报告并关注细节、内容和数据的准确。

如果每一份报告的内容和细节都需要高层管理者把关，那岂不是中层管理者和工程师的“耻辱”。

2001年底，班级的同学都在准备求职自荐信——当时的网络并不发达，同学的自荐信都是手写的，内容也是出于班级文采较好的一两个人的原创模版，再适当地融入自己的元素修改而成。在一次专业课上，李老师关心地问：“大家的求职自荐信写好了吗？”我们回答写好了，并推荐了两份大家公认最好的版本给老师看。李老师快速地浏览了一下问道：“大家思考过这份自荐信要怎么写吗？你们都是工科出身的工程师和技术人员，不是去应聘作家、小说家，文采倒是不错，但是从大家的自荐信中根本看不到作为工程师的技术优势，也没有体现认真负责任的态度和严谨性！”

2003年，我参与了一项焊接质量和无损检测方面的生产实践性的课题研究。在试验和研究的同时，需要更新生产周报给相关部门。完成第一份“得意之作”之后，我提交给丁老师复核。满心期待着老师的表扬和肯定，不仅仅因为我的另外一份“逻辑性而非叙述性的课题总结报告”在项目成果验收会上获得成功，同时大家也“公认”我是老师最优秀的学生之一，而且自己花费了很多精力去准备这份报告，内容清楚，条理清晰。然而令我感到吃惊的是，丁老师说道：“王立峰，你知道你在给谁写报告吗？你是在给一个公司的副总写报告，他要处理的事情非常多，没有时间看这么长而又不至关重要的报告。要用精练、简洁、概括性的语言，保证内容完整的情况下，把报告压缩成大半页就足够了。”

这就是对如何汇总数据、书写报告真正思考的开始。在工作语言是英语的情况下，报告内容的深度、质量的高低和英文的水平有关。然而报告中对事情理解的程度、报告的结构和逻辑性、报告所要阐明和证明的观点是否清晰和报告编写者的思维、思考和定位有关。在我所接触的工作伙伴中，很少有人认识到报告对于记录和信息表达的重要性，对报告甚至是不屑一顾的，根本没有端正态度，结果每份报告都要修改数次才能勉强使用。每次有机会或者外出讲课时，我经常讲的一句话是：“一个人的报告水平体现其工作和思想水平，报告不仅是一个叙事的工具，更是一个自我管理的工具；如果你没有认真思考一件事情如何去做，就不会想到好的方法，就不会有一个清晰、全面的计划，没有想到就不会做到。如果你汇总的报告是工程师的水平，你就是工程师；如果你汇总的报告是副总的水平，你就是副总；如果你汇总的报告是作业员的水平，那么你就是作业员。”

一份合格、有效的报告（包括工作邮件）的主要特征是：简洁、完整、结构。

·简洁：观点要点清晰、一目了然。

·完整：传递全部要点，不能断章取义或是零散的、误导性的信息。

·结构：传递的有效性、条理清晰、主次分明。