2.好的报告应该怎样写
正确使用图片
2009年几个新项目同时进行，工程师人力明显不足，因此我要求对产品理解较深、综合水平较高的、有经验的检验员帮忙起草IQC的检验作料指导书。检验员接到任务的第一反应就是，“这个不行，我做不了，我英文不好。”我说道：“不要用英文，先用中文写好就不错了。包括我本人在内，公司中能用中文写好作业指导书的几乎都没有。把公司内用中文写得最好的作业指导书当做范本。同时，更要学会拍图片，图片要让别人看懂。”
一次，生产线反馈有包装盒外观质量问题，因出货紧急，供应商征求客户是否可以让步接收使用，反馈的信息如图10-1所示。经再次确认，重新拍摄的图片如图10-2所示，可见前后反馈的信息真是大相径庭。同样，如图10-3所示，因为图片的拍摄方法不对，存在的问题无形中被缩小，根据图片无法确认喷粉质量，也无法做出正确的判断。
图10-1 问题被扩大
图10-2 再次确认图1反映的问题
图10-3 问题被图片缩小
随着全球化进程的不断深入，现在的业务往来往往涉及几个地区或国家，可视化、形象化的图片传递着重要的信息，其重要性是语言文字无法替代的。然而由于问题被扩大或缩小所导致的错误判断是不可避免的。因此，用图片来传递信息时，需要用到对比说明的方法，如图10-4；正常的拍摄和微距拍摄相结合的方法，如图10-5；设置参照物的方法，如图10-6；复杂的同一物品多角度多方位对比拍摄，如图10-7，等等。
图10-4 对比图片
图10-5 正常视距与微距结合
此外，还需注意图片的格式和大小，通常几百K大小的图片质量就可以判断问题，以免动辄几M大小的图片占用大量邮件资源和发送大小的限制。
图10-6 参照物拍照
图10-7 同一物料六方向展示
一目了然
2007年，对新供应商进行评估审核时，我查看年度内部审核报告，其内容是满满的2页纸，几千字之多。无论是身为审核者的我，还是被审核者，查看相关内容都十分困难……此外，在供应商所提交的FA（Failure Analysis）报告中，也经常密密麻麻地写满几页来介绍原材料、半成品、成品库存、运输途中产品的调查情况。然而，这些内容无非就是一两个图表所涵盖的事情。
法国统计学家Jaccques Bertins认为图形是解决逻辑问题的视觉方法。［1］在工作中要善于利用图片、图形和表格来简化事件的描述、强化逻辑结构，以此供应商的内审报告为例，几千字的文件完全可以用两个图表来表达，如图10-8和图10-9。
因此，对于报告内容的表达，能用图表表述的、能用图片说明的，就尽量不要用详细的文字描述，语言文字只是对图表和图片的补充、解释，是对整个报告内容起高度的概况、总结和“点睛”的作用。
必要的解释说明
对于图表，简要文字说明是十分必要的，特别是有异常现象发生时或需要特别说明和强调的部分，否则图表就去了意义，没有人可以通过图表了解其背后的事情和数据。图10-10截选自2009年5月份质量管理月报，该图表表示的是供应商的PPM数据和趋势，然而在报告中除了这个图表之外，没有任何的文字说明。对于9月、11月、2月和3月质量的异常情况需给出解释。根据报告的性质，解释的内容可简单或详细，如果此份报告是向高级管理者汇报，则需注明以下内容：
图10-8 内审发现问题趋势图2006～2007（按现象）
图10-9 内审发现问题趋势图2006～2007（按部门）
·2008.9：RTU箱体喷粉不良，30台。
·2008.11：DESX配件混料，76件。
·2009.2：RTU箱体标志模糊，47台。
·2009.3：UET配件外观、螺纹不良，39件。
如果此份报告是内部质量管理评审的内容，则需参照表10-1的模式，详细说明。
图10-10 供应商质量PPM数据表
表10-1 对图10-10的解释说明
此外，对于突然的变化趋势，除以上的月份以外如10月、12月、1月和4月份应给出合理的解释，采取了什么样的措施，为何突然变好，如何继续保持质量的稳定。
无论是积极的结果还是消极的结果，都应该进一步地分析和说明，列出下一步的行动方案和计划，从而掌控工作内容，而不是应付工作内容。至少，这是我们工作和努力的方向。
提纲挈领
正如邮件要有言简意赅的主题一样，报告也需要有正确、简洁的标题可以概括其主旨，透过标题可以表明该份报告所要表达的主要内容。
对于内容较长的报告，如质量管理体系审核表及报告、重大质量问题的失效分析报告、样品的性能检测和可靠性试验报告等，除报告的正文外，要有额外的，高度概括的、总结性内容放置首页或者直接在邮件中发送，要突出重要的内容、结论或大家关心的条款，以便使阅读者快速地了解报告的核心内容，必要时还需要进行列表。如表10-2为某测试仪器新样品测试报告情况概览。
表10-2 新仪器设备样品测试表
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