打电话前做准备

3　打电话前做准备

根据一项调查显示，90%的行政人员每天会花超过一小时在电话谈话上，有40%的行政人员“更离谱”，他们每天大概花两个小时，甚至更多时间打电话。

由此可见，电话这种通讯工具在今天这个商业世界里所占的重要位置。从办公室的角度而言，如何有效地使用电话，把它变成你的武器，是办事能力的一种体现。

很多人在打电话前准备不足，选择在不适当的时间打电话，甚至于不能接通对方。不要以为这是件小事，每个人一天只有8小时上班时间，不值得在打电话上浪费光阴。为了珍惜一分一秒，达到最高效率或超效率，打电话前应先做好准备，选取合适的时间，务求一打即通。

如果你要在电话上与对方讨论一个以上的题目，不妨先在白纸上列出要点，一经谈论完毕，迅即划掉该点，这样做既简单又有效率，保你不会在谈话过程中，突然出现“哑口无言”的场面。

为了给打电话时提供参考，事先备妥重要的资料，也是相当重要的一个环节。经常可以看到一些人在通话时，每每请对方稍等一下，然后迅速跑去取资料。即使那份资料非常重要，像这样拖延耗费时间，也会令对方显得焦躁不安。这都是打电话缺乏经验的人容易犯的错误。

更有甚者，在资料一时找不到时，就向对方敷衍瞎诹。不正确的讯息很容易使对方产生误解，如果事后再解释清楚，恐怕也得费一番功夫。尤其是与数字有关时，如果没有一份完整的资料参考，便很难正确无误地把讯息传达给对方。

从事新闻工作的记者们，在工作多年后，都有一个心得：采访的成功与否，系于访问前的准备是否充分，如果采访前能细心缜密地收集资料，采访就能成功，否则便做不出精彩出众的报道。同样的，商业电话也是一样，如果事前准备充分，才会事半功倍。

有许多事情要谈时，如果一件事情讲完，再补上一句“之后，还有一件事……”如此一来，对方很容易会把事情混淆不清，而对不知何时方能结束谈话感到十分厌烦。如果电话中无法把商谈事项交代清楚时，问题就出现在这种没有技巧的说话方式上。当有很多事情要传达时，如果一开始就能点明“我有三件事要相商……”，然后逐一把内容详细地娓娓道来，一定可以让对方明了事情的真意。