善于优化工作时间

善于优化工作时间

工作的时间是有限的，它需要我们去统筹安排，合理规划，以达到最优的使用效果。

你的工作是否如你所希望的有条理、整齐、富有效率?是否觉得时间老是和自己过不去?我们在生活中常常会见到这样的人:看见他的人说他是一直在忙着，可是从他完成工作任务的情况来看的话，又好像他工作中偷懒了。主要原因就是时间统筹管理做得不好。对于一个优秀员工来说，时间的管理很重要。每天你都要列出自己需要做的事情，并按重要程序排列，然后根据这些事务的轻重缓急来组织和执行。只有懂得合理统筹、安排自己的时间，这样才会使工作更有效率，使工作更加出色。这也会让你懂得合理安排时间的重要性。

现代人生活在快节奏中，这就对我们有效地利用时间提出了更高的要求，如此一来，我们在工作的时候会更投入，从而得到他人或者上司的肯定;如果工作完成了，我们也可以给自己一个充分休息的空间，这样也能调节一下自己疲惫的心情，使自己在下一轮的工作中有一个良好的工作状态。

刘金金属于白领阶层，她给自己定了一个时间优化工作表。

首先，她在头脑里对自己所做的事情形成一个大致的轮廓:

1．今天都有哪些工作需要自己去完成?

2．这些工作大概需要多长的时间?

3．还有多少自己能够自由支配的时间?

接着，她安排需要做的事情:

1．重要事情排前边。

2．都需要与哪些部门沟通协调?

3．事情做好后的效果。

最后，她静下心来想想当天所做的工作:

1．总结工作。

2．明天计划。

3．轻松娱乐。

从刘金金的工作表中，我们可以看到一份关于时间管理的全新体验:

第一，想清楚自己在工作中要达到的结果。

这个原则听起来似乎没有什么特别，但却时常被忽略。在列出待办事项的工作清单时，我们多半只想着把要做的工作写下来，却没有退一步想，明天、下星期或下个月要达成的目标是什么。没有想清楚目标，就觉得每件事情都是重要的、必须紧急完成。

时间管理很重要的一个原则就是决定不做哪些事情。一旦你有了清楚目标，就知道哪些事情不该做。列出该办事项会让你胸有成竹，列出不该办事项却让你精力更加集中。例如:

1．早上10点之前不回任何电话。

2．晚上7点之后不工作。

3．除了某某项目之外，不会分心处理其他不相关的事情。

4．收发电子邮件的时间不超过1个半小时。

5．在完成原本的工作目标之前，不会分心去做其他工作。

其实一整天工作下来，让我们分心或是被打断的情况数也数不清，虽然知道自己该做什么非常重要，但是清楚自己不该做什么更重要。

第二，每天做一点，留出时间轻松娱乐更有效率。

不论你负责什么项目，如果把事情集中在很短的时间内完成，一

方面会让自己感到极大的压力，心里会有强烈的抗拒感，不愿意开始。另一方面，如果时间过于仓促，反而很难有好的想法出现，结果会让自己越来越焦虑。正确的方法是:切割工作，分阶段完成，每天做一点，留出充裕的时间放松自己紧绷的神经会比较有效率，但有时候也不允许把完成时间拉太长。比如你必须在月底前完成一份重大分析报告，那么在第3个星期也许你就要先拟定好整体的框架与内容大纲，第4个星期才能如期完成，而不是等到最后一星期才开始。如何拟定工作进度是非常重要的，你必须非常清楚工作内容到底有哪些?要如何分类与切割?这样才能做好细部的时间规划，确实掌握进度。

第三，绝不把工作不停地往身上揽。

当你在排定每天的工作计划时，不仅是列出工作项目，更要在旁边注明预计花费的时间，提醒自己。每天工作时间有限，能处理的工作量当然也很有限。如果原本预计要完成五个工作项目，但是中途可能又临时插入两件非常紧急而且重要的事情，这时你该做的不仅是在工作清单中额外加上这两件事情，同时一定要删除两件工作。

第四，果断排除意外的干扰。

如前面所提，阻碍工作完成最大的原因就是意料之外的干扰。意外的干扰永远会发生，重点是，你如何做出回应。而且，有些意外事件其实是可以预先避免的。

在许多不可预期的事件中，有一些是可以避免的，也有一些是要认真面对的。比如:

1．老板把你叫进他的办公室，指派你负责一个新项目，而且提醒你接下来的几个星期会非常忙碌。

2．你的朋友发来一封电子邮件，告诉你有一个网站很不错，要你一定要进去看。你点了网址，花了几分钟浏览这个网站。

3．某位客户急着打电话给你，要求你立刻赶到他们公司。

4．老板要求你在今天下班前完成某件工作。

5．你必须立即丢下手边工作，到便利商店买纸杯，因为刚刚才发现纸杯已经用完了，但是10分钟后的会议必须用到。

正确的做法是:

1．老板把你叫进他的办公室，确实是意料之外的事件，但是他要你负责的新项目却不是意料之外的事情。接下来的几个星期，这个项目将会是你的工作重心。也就是说，你必须重新调整工作的优先级，删除其他比较不重要的工作。当然，你也必须把工作情况清楚地向老板说明，有哪些工作会受到影响，必须延后完成。

2．这封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干扰，根本不需要理会这封电子邮件。

3．客户的这通电话当然是突如其来的干扰，但是并不代表你必须马上赶到客户那里。先了解客户的问题是什么、到底有多紧急。不要没有弄清楚状况，就直接跑去客户那里，完全打乱自己的行程。

4．这种情况确实非常烦人。如果老板隔三差五就要求你紧急处理某件事情，就该确实反映，说明自己的难处。

5．这种情况完全可以事先避免，如果必须由你负责召开某个会议，应该在前一天准备好所有需要的数据或东西，这样就不会手忙脚乱地应付突如其来的问题。

第五，面对新任务的时候，问问自己，除了对此有兴趣之外，是否等于有能力做到。

我们对于自己有兴趣的事情会过度乐观，只是觉得好玩，却没有考虑到可能的付出。问问自己:

如果要全心全意去做这件事，我必须开始做哪些事情?

如果要全心全意去做这件事，我必须放弃做哪些事?

我是否做好心理准备，愿意付出一定程度的代价，全心全意去做这件事?

当你仔细想清楚真正投入某件事情需要花费的心力或时间时，就能知道自己不可能同时做那么多事，只能选择其中一两项而已。

第六，运用适当的工作方法进行工作，才能优化时间。

有时候，我们之所以觉得事情永远做不完，并非事情太多，而是工作方法出了问题。以整理客户名片为例，或许你习惯于每天将拜访客户所搜集到的名片直接依照产业或职务类别归档，但这种方法不见得是最好的。你应该把最近经常联系的客户名片另外放在方便翻阅的地方，等到工作完成之后再归档放进名片簿中。避免每次翻阅这些人的联络方式，就得先花几秒钟想想到底是放在哪个类别，然后再开始搜寻，这种做法非常浪费时间。

等着你去做的事情绝对比你可用的时间还要多。1天只有24小时，我们不可能增加时间，但是可以减少时间的浪费，这也是做好时间管理，优化工作时间的关键。

工作是需要激情和热情的，爱默生说:“缺乏热忱，难以成大事。”每天都制作一张工作时间表，把事情化繁为简，才会收到永葆激情的效果。