你是否善于管理时间

特质28　你是否善于管理时间

中国古人很早就意识到了时间的重要性:“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”这句古谚，对今天的创业者来说再恰当不过了。在某些情况下，创业者投入时间资源所获得的收益比资本和劳动力两项资源所能获得的收益要大得多，重要得多。创业者开始创业时，会一头扎入纷繁杂乱的事务中去，问题一个一个地出现，层出不穷。创业者往往疲于奔命，像一个消防队员一样，穿梭往来于各地，忙着救火。创业者所面临的个体事物千头万绪，还有许多潜在的风险，因而创业者必须寻找一条方法，使自己不至于顾此失彼。世上成功的企业家所共有的一条经验就是合理安排时间，行事有条不紊。

创业管理者要很好地完成事业就必须善于利用自己的时间。工作是很多的，时间却是有限的，同时又是最有弹性的——它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力。时间是最宝贵的财富。对于创业来说，时间就是潜在的资本，创业者的时间与他的身心智慧一样，都算是他对事业投入的一笔财富。这种行为的证据之一是，全天候有线电视网之父特德·特纳谢绝与任何携带手提箱的人一同乘飞机。特纳认为，因为携带行李而接受乘机安全检查是无谓的浪费时间。珍惜时间、分秒必争似乎成为成功的创业者的一种特征。

因此，创业的成功有着时间管理的巨大功劳。在工业史上，经常有这样的事情:仅仅是一天之差，就可以导致一个企业的巨大成功或者倒闭破产。

所以，创业者应将管理时间作为重要的大事来抓。不懂得管理时间，创业者办事效率就十分低下，他就难以取得成功或最大的成功。如此，不善于利用时间、浪费时间的创业者就等于挥霍浪费企业的财富。

在时间管理方面，有两个误区。一是以为工作越紧张，工作时间越长完成的事就越多;二是以为做的事情越多则成绩就越大。但并非时间越长、工作越累、事情越多就表明创业者工作做得越好，勤奋和成就是两码事。许多创业者将勤奋等同于成就，平时非常努力地工作，然后自认为干得非常好。其实是大错特错。做事情一定要有效率，这才是核心。许多创业者可以很轻易地让自己做到忙，忙得像热锅上的蚂蚁一样，但难以做到的是有效率。因而，创业者在时间管理上所应遵循的原则是少而精，做最重要的事而且以最有效率的方法做。时间管理的最重要的秘诀是每一分每一秒都做最有生产力的事情，这样才能保证做事效率最高。

会不会利用时间，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划。真正会利用时间的管理者，不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用在拟订计划中。能干的创业管理者，用很多时间去周密地考虑工作计划，确定完成工作目标的手段和方法，预定出目标的进程及步骤。他不但在年初这样做，在动手做每件事以前也这样做。大事小事，都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利。表面看来，作计划和考虑问题的时间占用得多了，但实际上，从总耗用时间量来计算，却节省了许多宝贵的时间，即压缩了时间的流程，充分利用了每个单位的时间。

当然，有计划地利用时间并不是把未来的工作时间全部地填满工作内容。有计划地利用工作时间，主要是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题，只要安排得适时和得当，就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。

创业者要经常列出事情明细表，就轻重缓急的程度分类。一般而言可以分为四类:

第一类是重要而且紧迫的;

第二类是重要但不紧迫的事;

第三类是不重要但紧迫的事;

第四类是既不重要又不紧迫的。

一般的创业者都要将重要而且紧迫和不重要但紧迫的事放在前面，而将第二类重要但不紧迫的事摆在脑后不去管理。聪明的创业者一定要专注于第一类和第二类的事情，第三类的事情最多最繁杂，创业者一定不能被它们所缠住，而忽略前两类事情。

创业者主要应从下面几方面入手进行时间管理。

一、条理化管理

创业者要使自己的生活和工作条理化、有序化，才能避免丢三落四，一些重要的事忘了去做，一些要找的资料翻箱倒柜也找不到。创业者一定要把自己的时间细分，在规定的时间内做完规定的事情。具体应遵循的原则有:

首先，把属于自己的各种资料、文件归类管理。同一类的事情最好一次做好。如有秘书的话，一定要让秘书把这些事情做好，并列出明晰的目录交给你;其次要将事情一一列明，并注明完成的情况;最后是将自己要做的事情分出优先顺序，按顺序去做。

创业者每天首先要做的事是使自己的办公桌条理化，不要把各种文件凌乱地堆积在桌上，也不要把纸、笔、电话乱放。一切都要使之有秩序，比如办公案上应放的文件只有两种:第一种是立即需要处理，放在显眼的地方以防忘记的文件;第二种是提示你要去做的工作表。为了防止在乱纸堆里耗费时间翻找所需要的文件，文件经手后立即归档，并且要有过滤程序。对那些写的不明的文件，尽量处理掉，重要的文件在归档之后，要立即记在另外的要事录里，保证今后用到时能立即查询到。

美国汽车公司总裁莫端要求秘书呈递给他的文件放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急，绿色的要立即批阅，橙色的代表这是今天必须注意的文件，黄色的则表示必须在一周内批阅的文件，白色的表示留待周末才批阅，黑色的则表示是必须他签名的文件。

另外，充分利用先进的工具也能帮助创业者有序化管理自己的时间。比如一台个人笔记本电脑，它能储存大量的信息，比如重要的客户名录、电话簿;能记录开出的支票，能成为小型备忘录;可以简捷快速地保存各种数据、文件，可以迅速地获知最新信息，也可以随时随地与外界通过电子邮件联系，以便随时随地制订和修正企业的计划和作业。

创业者在使自己的生活、工作、做事条理化的同时，要注意不要过于僵化，过分强调条理化有时会误导注意力，忽略一些最新的重要情况。因此，创业者要懂得不要过分依赖条理化，要知道:条理化只是一种手段，而非目的。不要本末倒置，耗费大量时间去安排工作细节问题，反而忽略了重要的事情。

二、目标化管理

条理化管理所解决的问题是使事情有序，但它并不能解决如何有效率地完成工作目标的问题。因而，创业者在使自己的工作条理化的基础上，还要进行目标化管理。创业者要经常问自己“我应该做什么来达到已设定的目标?应该如何去做才能达到目标?”根据目标来确定究竟哪些事情值得做，哪些不值得去做;根据目标来确定什么时间以什么方式来做事情，根据这些事情对实现目标的不同贡献来分配自己的时间和精力。

创业者在创业的不同阶段有着不同的目标，因而要在设定目标的基础上来合理安排自己的工作时间表。由于目标的确定常常受外界环境及其变动的影响，因此创业者也不能使目标一成不变。而且，实现目标的条件也多在本企业控制范围之外，比如:政府政策的变动、竞争者的新战略、新行动、市场需求的变化、新技术的出现等等。

尽管如此，创业者还是可以遵循下列原则进行目标化管理。首先要展望未来，不要囿于现状，制定目标时要以发展的目光去看问题，不要一成不变地思考问题;其次要致力于发展今后的机会，不要总想着去弥补以前的缺陷。现实中的事情往往是残缺的，创业者一定不要将时间花在补救问题上，而是要果断抛弃过去，面对现在的新机遇重点突破;创业者在确定目标、确定事情的轻重缓急时要独立思考，不要人云亦云，而且在对人对事上，更着重于其对目标的贡献，而不要过于计较其局部的短处。总而言之，时间管理的核心是为了有效地实现企业的目标。

三、善于分派工作，做到充分授权

创业者一定要分清哪些事情才真正是自己必须做的事情。创业过程中创业者有着各种各样的事情需要处理，而且随时都有一些新的事情冒出头来，创业者一定要善于分派工作，做到充分授权，这样才不至于被大量的事情所淹没，弄得一团忙乱。下属能处理的就充分授权让他处理，秘书、助手能做的事就让他们处理。

在外国的一些大公司里，做秘书的不一定要花枝招展，有的甚至是四五十岁的中年妇女。老板们不想雇漂亮的女秘书，而是雇经验丰富、办事干练的中年妇女为秘书，为的就是替自己细心周到地安排好时间，有时候，一个好秘书会让老板觉得如虎添翼。

创业经营者之所以感觉到时间不够，主要就是浪费太多时间在下列三件事情上:打电话、开会、处理文件和信件。

创业经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话，而他打出去的大概也在这个数目上下，这些电话通常都不能像其他公务一样，集中处理，尤其是来电，究竟什么时候会铃响根本无从得知，因此许多工作常因接转电话而被干扰中断，精神或思绪再重新集中也要经过一段相当长的时间。

为了解决这个问题，大部分的创业经营者都让秘书先“过滤”电话，把一部分可以不用亲自处理的电话先行代为处理，只有重要事情非由创业经营者亲自解决不可的才能转接。然而这种方法效果仍然有限，因为大部分的秘书都无法做严格的“过滤”，还可能发生处理不当得罪客人的情形，况且大部分来电的人都认为事情很重要，非要经营者亲自接听不可，在这情形下担任过滤工作的秘书就难以再坚持，只好予以转接。

这种情况下，创业者最好是选择一位能干的秘书，授予更大的权力，在某些范围之内的电话，直接交给他去处理，不必转接。如果非由经营者自行处理不可时，应简短扼要，不要在电话中拉扯与主题无关的事情，养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。

创业管理者在参与会议方面，创业者可尽量控制开会的次数和每次开会的时间。如不参加没有准备的会议，规定员工养成开会必须准备，发言必须简短，内容必须充实，会议必做“结论”的习惯等。一方面减短会议的时间，一方面使会议不流于形式，避免“会而不议、议而不行”的毛病，防止大家在会中信口开河或无的放矢。除此之外经营者应该视会议的性质，尽量减少参加会议，有些会议创业者自己未必要参加，只要在会议后批阅一下会议记录即可了解全盘大要。

在处理文件和书信方面，创业者能交由下属或秘书处理的文件和信件，可直接交给他们去处理，必须自己回复的，或口授给秘书，经记录整理后，再签字发出，这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要，不要拖泥带水。里根总统坚持给他的报告只能在一页内，说是如果不能在一页内说完问题，表示你还不完全了解问题所在。清楚而简短的报告，使得部属的意见可以集中在问题上，既让里根迅速掌握重点，做出适当决策，也让部属都深刻领会问题的要点，处理问题都能切中要害。这一点十分有用，可以供创业者参考。

四、预留处理意外事件的时间

飞机、火车等准备充分、依时间表准确运行的交通工具，依然会有意外事件，何况创业过程中环境不稳定、竞争变化多端，自然随时可能会出现一些不可预料的事情，因此，明智的创业者一般都会为意外事件预留时间。

某百货公司的总经理，计划在星期一举行大减价，而很不巧，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照，是个很难得的好日子，结果星期一早晨，四分之一的职员因阳光炙伤而请假，筹备已久的大减价行动因此流产了。

这就是未预留处理意外事件的时间的一个例子。

对这类事件的发生，每件计划都留有多余的预备时间是最好的预防方法。当然，另外准备一套应变计划也行。而如果在不留余地，又饱受干扰的情况下，尽可能争取完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。

五、抽出时间静心思考

创业者经常集生产、采购、财务、推销于一身，经常在官场、商场周旋应酬，忙得不亦乐乎，容易在高节奏的忙乱中有一种虚假的充实感，认为自己完成了很多的工作。其实这是在自欺欺人。创业者作为企业的总设计师，有很多重要的事要去做，特别是对那些重要但不紧迫的事情一定要抽时间去做，因为这些事情往往关系到企业的长期兴衰成败。许多创业者为诸事缠身，无暇分身来管理如战略、企业文化之类的事情，以为它们可有可无，至少目前而言是无关紧要的，这实际上是已经步入了盲目的误区。因为在创业企业中，只有创业者才处于公司的最高层，真正关心公司的生存和发展的前途和命运，负责公司发展的方向，如果创业者在这方面不多花些时间静心思考，便很有可能思虑不周，使公司偏离正常航道甚至于南辕北辙。说到底，一个企业尤其是创业企业，总得有一个冷静、思虑周到、智慧的大脑，时时刻刻真正关心她的前途，作她命运的守护神。这个守护神，除了创业者，又还能有谁呢?

许多成功的企业家，一般都有一个习惯，每逢大事，必独居一密室，静下心神，认真思考。这样就不会被公司内外许多虚假的表面现象所迷惑，而能透过复杂现象看到本质，从而做出正确的决策。

比尔·盖茨，多年养成一个业界皆知的习惯——“思考周”，也就是每年抽出几个星期的时间，独坐一室，静下心来思考。在他40岁正值黄金时期，急流勇退将公司的大印交与鲍尔默执掌，自己抽出身来去思考关系公司未来发展命运的一些至为关键的问题。在过了一个思考周之后，他说:“我需要了解最新的技术动态，以便保持与技术潮流同步。”

创业者在创业过程中，一定要从日常的繁杂事务中抽出身来，细心读书，思考一下本公司未来如何发展，如何形成一套公司内部有效运行管理体制、如何建立有特色的企业文化，使员工对公司产生真正的认同感，从而全公司上下一心，这才是企业真正成功之道。