设立高效办公环境

7.设立高效办公环境

每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章、办公室里人来人往等使人根本无法高效工作，这并不奇怪。而令人惊讶的是，许多员工已被动地适应了这些，而不是对它们加以改进。

检查一下你的办公室内，所使用的机器设备是否应该更新。一条通用的准则就是，如果计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级或更新了。落后的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。更换新设备后工作效率会很快提高。

也许有人觉得办公桌乱点也无所谓，乱点还可以显出自己工作繁忙来。但是假使你开会在即，或老板等着看你精彩的企划方案，或你正准备拿着熬了数夜的成果向同事展现，你却怎么也找不到你的文件，面对桌上一片凌乱的局面，你感到焦急万分，就连电子文档也不知存到哪里去了，最后你只能硬着头皮口头报告。原本精彩的企划内容无法完整展现，你的心血与专业能力也大打折扣。这个时候你应该觉悟了吧？好好对待你的办公桌，运用一些方法归纳用品，把你的创意与重要信息归纳到一个有迹可寻、随时能找到的地方，从此让你的工作更加有效率。

因此，要想有一个高效的办公环境，最好清理一下你的办公桌。那么应该如何对办公桌进行清理呢？

在电脑显示器占据你的桌面时，要找到更多的空间是比较困难的。一个选择是使用显示器架，将电脑或将文件移开；另一个选择是选用液晶显示器，它占用的空间只有普通显示器的1/3。

把文件分类并整齐地放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别用透明夹收好，做好标签，再整齐地放到产品资料夹中，这样就能一目了然了。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件。除了用产品分门别类，还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等。也可以依文件功能来分，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类。分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳，更方便找寻。一般来说，分成20个档案，每个有10份文件。

把名片资料键入电脑或电子记事本，然后扔掉名片，以后只要指尖轻轻一点，就可以马上找到你要联络的人，这会省下你不少宝贵的时间。

你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章，在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你阅读和清理的周期。

随便看看你就会发现，办公室里有很多东西是并不常用的。过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯……在伸手可及的范围内只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。

满桌子的相框、玩偶、摆饰，不只是制造混乱景象，还会分散你的注意力，让你无法专心工作。留下一两样具有纪念价值的东西就好，你会发现你不再老觉得眼花缭乱！

工作空间安排不合理是影响办公高效的一个不容忽视的因素。花几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于办公场所狭小，每次要处理文件都要跑到别的房间去。由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，想办法充分利用每一寸空间。可将架子安到墙上，桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多种办公设备，可以考虑购买一台多功能一体机。电脑离电话太远的话，多拉一根电话线就行了。

一般而言，书桌应放在靠近窗户的地方，不仅采光好，视野也比较开阔。大型书架容易给人压迫感，应该靠在墙边。书桌旁放一个两层的小型书柜，放一些常用的资料夹和书籍在上面，才不会在查阅时浪费太多时间。可把大小或内容相近的书籍排列在一起，不仅查找起来有的放矢，视觉上也比较美观整齐。

在书桌前挂一个软木做的公布栏，随手将重要的纸条钉在栏上，可以随时提醒自己该办的事。公布栏旁挂幅月历，月历可以帮你记录和安排一些重要事项，使计划一目了然，十分方便。

如果电话装得不顺手，则应进行调整。参考书应该放在桌面上伸手可拿到的地方，或者放在工作范围内且容易存取的抽屉中。

把经常用到的文具和物品放在顺手的地方，最好是一个美观的笔筒里面，不仅取用时比较方便，而且不会让你的桌子看上去一团糟。在电话旁应放好便笺纸，有人要留话的时候，可顺手记录下来。

其他文具用品，应收到抽屉里面。因为简单干净的空间是效率的催化剂，在复杂环境中寻寻觅觅，既花时间又耽误事。

对于使用右手写字的人，从左前方照射过来的灯光是最理想的。这样，无论你的手如何移动，都不会遮住光线或者形成黑影区。应该尽量避免强光照射，光线太强容易使眼睛疲累酸涩，不但降低做事效率，还会损害视力，实为有百害而无一利。