请他人捉刀

25.请他人捉刀

想要拥有更多时间来完成重要工作的最佳方式，就是把次要工作交给别人。但是，有许多人根本不愿或是害怕这样做，而其中较为人知的原因可能如下：

①自认没有人能做得比自己更好。

②交给别人去做，难保对方肯尽心处理。

③如果别人做得比我好，那我不就没得混了吗？

④无暇指导别人进行这项工作。

⑤希望自己扮演白脸，不要随便指使他人。

有些人从不委托他人办事，有些人却一味推卸责任，但大部分的人则介于这两者之间。团队精神重在互相帮助，在运作良好的组织中分工合作，各司其职，而且义务与责任的层次也各有不同，不过，团体的目标只有一个——顺利完成工作，让每位成员都能分享美好成果。

只要你将自己视为团体中的一分子，大概就比较容易接受充分授权的观念。你的态度是决定性因素之一，关系着是否能够顺利得到他人的帮助与合作。

把琐碎、枯燥的任务交给别人，或把一整叠文件丢到某人桌上，然后说：“星期二给我做完！”或是交代对方并不熟悉的工作，可是又不给予任何协助或提示，在以上这些情形下，被委托的人一定相当不满，所以也就不可能尽心尽力做好你委托的事。

以下是几种教你省时省力，同时又能顺利将工作委托给他人的方法：

①用请求的口吻，而不是以命令的语气要求别人。

②确认对方已清楚所委任的工作内容和目标，并了解你对这项任务的期望。多花点时间说明，仔细解释你的要求，并鼓励对方提出疑问。

③提供对方完整而充分的资料，让他能够顺利完成工作。

④订下具体目标，使双方都觉得满意而可行。

⑤让自己随时可以查询，如有必要，也可以请对方按进度提出报告。

⑥不要主观认定对方不需要你的任何帮助，就能独立完成你所委托的事。

⑦当你将一些杂务委托他人时，千万别忘记声明：“这些工作虽然乏味，但对整体运作来说仍然相当重要，所以非常感谢你的协助。”

⑧千万不要将自己还不熟悉的工作，直接转交给别人。

⑨让对方也有机会发挥他的创意与想像力，也许他可以提供某些更好、更棒的新点子。

⑩假如你没有把握对方可以完成这项工作，那么千万不要交给他。

假如你觉得对方做得很糟或是做错，不妨直接着手帮忙，并花点时间去指导。这是团队精神的表现，也是一种工作的训练。

工作完成后，如果整体表现不错，不妨多多赞美对方的表现。

委托别人处理，并不表示自己可以轻松下来，因为毕竟这是你的工作，你有义务确保一切顺利。记得把这位接受委托者的姓名写在大事表上的该项工作旁边，并将双方约定好的交差日期写在行事历上，待工作完成以后，才可将该项记录删除。如此一来，就可以借由该两项工具，随时提醒自己查看工作的进度。

如果所委托的工作内容烦琐，更要确保能如期完成，否则会牵连到整个大计划。如果你是受人委托，也同样要以战战兢兢的心情，随时留心预定交差的期限。对委托人与受委托人而言，委任工作有助于建立双方信心，有了几次经验之后，你自然会对自己分配工作的能力以及同事的工作能力都保持高度信任。如此一来，不但能自我肯定，同时也能利用剩余时间帮助公司扩展业务，开发更多的商机。

有效分配工作不仅可以节省时间，利用这些时间来从事其他重要的工作，而且还能向同事及主管证明自己擅长做时间的主人。不仅可以和整支团队合作无间，同时也可以领导团体发展与成长。