小小记事本大妙用

26.小小记事本大妙用

办公室较常使用的记事本为行事历、通讯录和约会记录簿，这些记事本的功能是帮你整理规划，让行事更准时。各类型的记事本都有它的特殊用途，千万不可以混淆使用。有些人习惯将全部的资料塞在一个本子中，同时记录往来对象的姓名、电话、公事档案或约会时间，这样不仅会加重本子的内容，也会增加寻找的困难度，结果使这些记事本的功能尽失，形同虚设。

既然这些记事本的功用使你的工作轻松自在，你就应该先将它们分门别类，使之条理分明，这样你才能按图索骥，省下翻查的时间。

●行事历的使用

以下的方法可帮助你更有效地运用行事历：

①与大事表的做法一样，每天上班后的第一件事及下班前的最后一件工作，就是看看行事历。

②行事历应与大事表互相密切配合使用。已排定的时间应写在行事历上，如果还有尚未完成的工作，也一样要在行事历上排定预定的完成时间。

③不要用日历或双月历作为行事历，因为使用时必须多翻几页，使你忘记原先预定的事项。

④也不要用每天或每周都得撕去一张的日历或周历当做行事历，否则如果你想查阅以前的旧记录，就无从查起，丧失一份珍贵的记录。

⑤为随时可增加的约会或工作预留备用时间。

⑥每页行事历至少要以一周为单位，假如你的会议或约会次数极多，最好采用每页提供一个月版面设计的行事历。这样一来，若是遇到需要查询资料的时候，只要前后翻动一下就可以。

⑦不要在行事历上记录人名、电话号或个人身份资料，这些资料应该另行建立别的档案来处理。

⑧行事历只需制作一份，太多反而容易造成查阅时的遗漏。

⑨把行事历当做时间日志使用，将会察觉其中的妙用无穷。只要你每天都把重要行程、日期、工务或会议钜细靡遗地登记下来，这份行事历就成了最佳记录簿。

●善用约会记录簿

约会记录簿与行事历的最大不同，在于约会记录簿上所记的内容比行事历上更详尽，它不仅记载事件的发生，还包括人、时、地等各方面资料，同时携带起来也比行事历方便。以下是几项使用约会记录簿的方法：

①约会记录簿理想的记载范围为一个月，如果超过，就无法凸显其短小轻薄的好处。若到月底，就连同下个月份的记录簿也一起带着，即使是多一个月份，也比带着厚厚一本年度计划来得轻。

②太小的记录簿可以说是毫无用处。如果把一整个月的计划都记录在一小张纸上，那字体一定小得非用放大镜才能看得清楚，所以在制作记录簿时应考虑它的大小，不仅要能详实记载，也要方便收藏或携带。此外，记录簿上还得留足够空间，才能记录一些人名、电话和住址。

③有了行事历及约会记录簿，平时就把行事历留在办公室内，随身携带约会记录簿，这样可以方便让公司的人了解你的当日计划，何时会回公司报到，以及如何跟你联络等。

④约会记录簿可以交给秘书或助理保管，甚至请他们代为安排及记录。如此一来，当你外出或旅游时，同事也才知道可以如何跟你取得联络，不过这些都建立在不想随身携带记录簿的前提下，如果你一定要随身携带，就应该把详细的行程拷贝一份，交给可能需要使用的人。

⑤约会记录簿可以权充账册使用，甚至还可以存放收据，等回办公室后再归档处理。

约会记录簿本身拥有两大功能，其中之一就是提醒你：别把一天的行程排得太满，因为万一排得太过紧凑，如果稍有延迟，一天里的其他计划可能因此泡汤。为了不想浪费宝贵时间，我们通常会把时间排得很满，可是会议的进行通常极为冗长，两个工作地点之间的往来也需花费时间，因此，当你看到本子上已有密密麻麻、令人喘不过气来的记录，就不该再加重负担，反正你一定会迟到或可能因为时间不够而取消，所以何不干脆将某些会议改在他日举行呢？

另外，约会记录簿还能提醒你一些最重要的商场守则，促使和对方再进行一次确认，如此便可以减低你等候太久甚至等不到人的危险。总是会有一些突发状况让人无法准时，几乎人人都有迟到的经验，会议也常因故被迫延后或改期。假如你没有事先打电话确认，很可能就得在会议室里空等半个小时。

并非每个人都会主动打电话给你，通知你约会已经改期或是取消，这样不仅令人不悦，同时也会让你白跑一趟。其实只要其中一方能够事前想到，要求对方给予明确回复，就可以避免这种不愉快。与人做成约定时，最好也能顺便留下你的联络电话，并请对方在计划变更时知会一下。这样一来，如果到了约定时间前仍然没有接到电话，就不外乎是两种情形：不是一切按照约定，就是对方失礼，没能够事先通知。这时你再采取行动，拨个电话给和你相约之人进行确认。此时有以下三点需要特别留心：

①假如是一大清早的约会，就该在前一天的下午再打一次电话确认。

如果会面之前你人不会在办公室的话，也要留下可以联络到你的电话号码给对方。

②对于星期一的约会，多半的人较易遗忘。周末以前再打电话提醒对方，或是留下家中电话，以便对方在突发状况时可以和你联络。

③万一有事迟到，最好打个电话通知对方：你会尽快赶到，或再约其他时间，以免让对方干等，或等你赶到之时对方已经走掉，扑了个空。

●善用电话簿

大部分的人都会有一本小电话簿，上面记录着重要电话或熟人的电话。在此笔者针对电话簿的应用有以下几项建议：

①千万不要只靠这本小电话簿行遍天下，如果你将所有往来通讯资料只登记在这本小册子上，万一哪天不慎遗失，后果恐怕不堪设想。

②选择电话簿应考虑大至易读，小至可以随身携带。如此不但可以把公司的详细人事资料登录其中，同时也可随时增添新认识者的人名及电话。

③随时依据新增内容，修正在公事上的往来人际资料。

电话簿的种类繁多，市面上贩卖的式样也琳琅满目，但这其中大多中看不中用，所以读者可依据自己的需要斟酌购买，切记不要为了选择一本项目最多的电话簿而大费周折，因为简单、实用才是达到事半功倍的不变法则。