如何管理资料

1.如何管理资料

●利用“索引处理法”来提高查阅辞典与专业书籍的效率

上班族进行文书工作时，若能缩短查阅辞典以及搜寻资料的时间，即能大幅提升工作效率。

我认为书籍本身只是半成品，必须再经加工处理才能适合每个人，而且这并不仅只限于阅读性书籍，为求提高效率，举凡辞典、事典等工具书，也都应该再经过一道加工手续，这道手续就是：索引处理法。

许多英文辞典在书页的切面上会印有英文字母A、B、C……如果能在原本没有此类索引的书上也加注这类记号，必能缩短查阅时间，并提升工作的效率。

不仅是辞典，凡是经常使用的法律、医学、电脑等专业书籍，也都不妨再附上“索引”以方便使用。就拿有的书来说，全书共有“目录”、“前言”、“总论”等部分，如果能在书页的切面上以直式书写方式注明“目录”、“前言”等标题，如此翻书时就能一目了然，节省不少时间。

上班族有时因为工作的关系，必须在极短的时间内提出一份书面报告。如果能事先拨出时间，按照上述方式为重要的工具书加上索引，那么在遇到紧急事件的时候就能发挥极大的效用。

●将书籍目录影印贴在封面上

对于和本身业务有关的专业书籍或资料，也有办法缩短查阅时间，笔者建议的方式是先影印该书的目录，然后直接贴在封面上。

虽然利用上述书页切面的“索引处理法”，编妥所需的记号，是节省时间的妙法，但是如果是本厚厚的书籍，通常可以直接写在书页切面上；但如果书本的页数很少而内容却又包罗万象，那么除非直接翻开书本阅读，否则很难了解其中的内容。如果能够事先影印书籍目录张贴于封面上，那便可以在翻阅书本之前就立即明了书中大意。

也许有人认为在书的封面上粘贴书目，会盖住书名，但一般来说，书的背面也照样会有书名的。而且与其审视死板的书名，不如查看目录容易明了书中的内容。

但是，也有因目录长达数页，而无法影印贴在封面的情况，此时便可以缩印目录。必要时，贴在书本背面也无妨。

查阅时无须一张一张反复细看，而是以能在最短时间内查到自己所需的资料为要。

一般人在处理业务公文及文件时，常会将办公室内搞得乱七八糟，其实只要做好档案处理和目录索引，那么只瞄一眼贴有目录的封面，就能立即找到所需资料，工作效率也会因此提高。

●善用图书馆的影印设备

前面已提过，若因工作需要而要搜集一些参考书时，应该事先拟出可能贩售的书店，再进行询问，效果会更好，速度也更快。

但纵使是大书店，也很难买到特别的精装本、已经绝版的书以及某些珍藏本。因为这些书店即使卖场再大，所摆设的书也是以当时大量发行的新书为主。如果该类书已经发行数年，或是发行量很少，那么即使享有再高的声誉，恐怕都很难买到。

遇到此种情况，最方便的解决之道便是上图书馆。图书馆的藏书量是一般书店所不及的，而且书籍分类也经过专业人员整齐编列，所以要想寻获此类稀有书籍通过图书馆来搜寻，速度会较快，可能性也较高。

不过，像精装本、珍藏本之类的书籍，通常只准在馆内阅读，严禁带出图书馆，所以不妨先大致浏览一下，找出所需部分，然后再利用馆内的影印机，如此不出一两个小时就能取得所要的资料。若直接向出版社邮购，最快也得花上一两个星期，因此，直接到图书馆翻阅查询，可说是颇为省时、省力的高效率资料搜集方式。

近来影印机的使用范围日益普及，功能也越来越新颖，假使能够善加利用，就能节省许多的时间。