页夹的方式

4.充分利用活 页夹的方式

●资料缩小影印，统一归档

从报纸上特意剪下来的剪报，如果不先稍加处理，必定很难长久保存。事实上，的确有很多人会将刻意从报纸上剪下来的资料随便搁在抽屉中，等到必须查阅某份资料时，就会产生明明记得自己有相关资料，但却不知摆在哪里的困扰，结果只是白白糟蹋自己曾经下过的工夫，而且也浪费了那份宝贵的资料。所以笔者建议，在搜集资料的同时就再多花点心思整理，把它们制作成一份查阅方便而又实用的档案，如此才不致枉费你刻意搜集资料的工夫。

一般市售的剪贴簿是用来直接将剪下的东西贴在合订成册的白纸上，既没有标识，也不方便在资料增多时扩充容量，更无法将后来找到的同类资料归纳在一起。另外一种剪贴簿则是可将资料贴在白纸上，然后再装入合订成册的透明文件套中。如此一来，虽然可以移动资料进行重新分类，但是仍无法省去粘贴的麻烦。

为了克服这种剪贴方式的缺陷，笔者曾经下了一番工夫去研究如何改良。

方法是将剪下的报道按照面积的大小缩小或放大成B5的大小，如果欲剪下的报道篇幅大影印后比B5纸张大，就依报道的内容接照段落分成数个部分，再分印成几张。举例来说，影印张数若有3张，就得依次标上1/3、2/3、3/3的号码，然后再用打洞器打好孔洞，按照内容放入同属一类文件的活页夹中存放，等到集满厚厚一叠后再扎妥成册。

剪贴作业过程中的瓶颈之一，是剪下资料的面积大小及形状各有不同，导致实际作业时的手续很麻烦。而上述的方法则因纸张规格完全一致，所以后续的整理工作就变得很轻松。

将纸张打孔之后，就能如同活页笔记本般方便使用，可以随时更换内容，补述各种项目，也可以完全不受纸张钉死的条件所束缚。此外，如果取出其中几页需要的部分，利用携带用的锁边器暂时固定夹牢，便可方便随时翻阅。

这种以B5纸影印，并利用锁边器暂时装订的方法，不仅适用于剪贴报纸，对于其他文件及资料的整理也大有用，无论是资料查阅或是保存都会方便许多。

●杂志的剪报方式

许多上班族都会以阅读杂志的方式来获取各种新信息，倘若发现值得剪贴珍藏的信息时，就会马上将一页剪下来，但是，此时你会发现剪下所要的报道后，该本杂志的有些页面就会散落一地，而且也没有足够的空间来供你打洞、穿孔，甚至装订了。

为避免上述情形，在未撕下所要的页数前就将杂志书边打孔，因为一般的杂志都是采用先钉上钉书钉，再从中心对折的装订法。如果抽去固定书本的钉书钉，整本书便会哗啦地散落。因此，抽出资料前，必须先打洞穿孔，待取出钉书钉，割下所要的页面，就可以扣上锁边器，再将这本杂志完整保存起来。

当所要收集的内容是篇长达数十页以上的特刊时，就不必剪下全文，只需将醒目的标题及要点解说摘录在首页上，方便作为日后翻阅时的索引即可。

假如将不予以考虑的部分也全部照单收录，那么，无需多长时间，剪贴簿的内容就会膨胀爆满了。相对地，当你在查阅其中的资料时，也得花上加倍的时间。所以，判断自己到底需要哪些资料并加以取舍，可以说是剪辑作业当中很重要的步骤。

●善用活页纸

前文曾提过，活页式纸张的优点在于可以任意替换资料，如果你想归纳自己的心得以及整理一些资料时，使用活页笔记也挺方便的。

现在上班族中喜欢用活页笔记本的人越来越多了，但能充分利用其特色与功能的人却很少。以下笔者就介绍几个个人使用方法来供读者参考：

第一，只利用活页纸的单面。

第二，一张活页纸只写一个单元，如果仍有其他内容，纵使纸面尚有空间，也会另换一页来书写。

或许有人会认为我这种使用笔记本的方式太过于浪费，但如果考虑到在资料查阅及使用上的简便，这方法还是很划算的。

一张活页纸最基本而具体的使用方法，就是先在纸的最上方写出大标题，紧接着标出中标题，最后再在下面的角落补注自己的感想或其他分得更细的项目。

若是一张纸写不下一个单元的内容，那就再多加张纸，并且重新依序写上大标题、中标题以及接续上文的编号。如此一来，纵使笔记本的纸页散落，也能依据编号迅速整理好。

一个单元写一张单面活页纸，当资料同时排放在桌上时，便能一目了然地看得很清楚，而且，由于各个标题分别写在各个纸张的最上方，便可依实际需要随心所欲地更换排列的顺序。假如纸张背面也写满了，而且一张纸上又同时写了好几个单元，那就无法任意配合需要更动次序了。

此外，在使用单面纸张的状况下，影印的时候也会非常方便。假如你所操作的是附有ADF（自动送稿装置）的影印机时，其效率差别就更明显了，它可使你省掉翻阅每张原稿的时间，只需将活页纸放在原稿的输送台上。如此一来，机器便会自动一张接着一张拷贝，纸张的排放顺序也完全不会弄乱。利用这种机器影印时，你还可以离开片刻去处理其他的事情。

●自制笔记本，加强阅读效率

对于活页纸的使用方法，以下诀窍可供读者参考。

市面上出售的活页纸为了方便使用者装订，所以有其中一侧附有孔洞，但我却把纸张的另一侧也打上二六式孔洞。

当你使用单面穿孔的活页纸来做记录时，往往容易为了该从左边或右边开始写起而感到困扰。

此外，如果活页纸的两侧都穿了孔洞，那么无论想在右边或左边装订都可以，因此，便能安心开始做笔记。

活页纸两侧穿孔的装订法，有利于个人利用上下班的通车时间来拟定计划。笔记本的一侧夹有事先剪贴妥当的参考资料，而另一侧则可自由写下对于该项资料的心得。反观如果使用单侧穿孔的活页纸，那就必须时时前后来回翻阅，导致作业程序受到阻碍，运用起来事倍功半。

●善用不同颜色来分类

经常可在办公室的档案柜中发现许多颜色、形状一模一样的文件夹并列，乍看之下，或许让人觉得井然有序，但从资料搜集的角度来看，这未必是种高明的办法，因为文件夹的背脊面上若不粘上标签，就无从得知该本文件夹内收集何种资料，而如果其中有几个文件夹散置在他处，则重新寻找起来也煞费时间。

基于上述理由，笔者办公室内的每一份文件夹都依资料的来源、种类不同而选用不同的材质和颜色，以方便在取用时可以一目了然。

举例来说，塑胶制的文件夹是装“产品简介”；咖啡色的是“秘书手册”；灰色是“法院相关的提出文件”。布面的文件夹则分别装有各种“资料型态”；红色是装“执笔关系”；绿色代表“事件簿”；蓝色代表“委托者事宜”。像这样灵活运用各种文件夹的方式，无论是从哪个角度看档案柜，都能立刻看见自己想要的东西，即使是有其他种类的文件夹混入其中，也能马上区分出来，节省不少资料存取的时间。

自从我在办公室里采用这种依据颜色分类的文件夹后，就比原来利用标签识别的方式更清楚区别。

除此之外，标签的空白处所能写进的资料量也随新方式的使用而增加，就连查阅、归档的方法也有明显的差别。

若能善用这种颜色分类的方法，必能替你节省不少的工作时间。

●活页手册对工作大有助益

最近，活页手册已渐渐在上班族之间流行起来。前文叙述过的活页式笔记，最大优点是资料储存量不受任何的限制，又可随心所欲更换顺序，或者抽掉不要的内容。因此，在这资料量爆增的时代，这种形式的杂记本理所当然就获得上班族的青睐。我自很久以前便是这种活页手册的爱用者，而且认为它在设计方面相当令人满意，但是，有个问题却让我相当困扰：目前市面上卖的活页杂记本大多是A5以上的尺寸，而我所需要的却是能放在西装口袋里携带的册子。

比方说，参加宴会或聚会时，几乎人人都是空手进入会场。遇到类似场合，杂记本若不摆在口袋中，当朋友提到“下次什么时候有空一道吃饭”之类的邀请时，就无法立即给予对方一个肯定的答复。基于上述原因，我一定会随身携带口袋型的活页手册。

其次，再来讨论这种本子的使用方式。我现在同时使用了两本样式相同的杂记本，一本记录该年度行事表及通讯录等，另一本则作为填写当日应处理事项的备忘录使用。

这两本原是收录在同一本册子里，但由于工作关系，曾经和谁碰过面等旧有记录，必须当场立即查出的情形很多，再者，不仅将来一年之内，甚至过去四年到五年的行事表都应详加列表记载，同时也应备有2000人以上的通讯录。基于以上理由，加上一本杂记本的容量有限，所以，将这两个部分区分开来，分别记录在不同的本子上。

在下班回家的公车上或晚上睡觉前的短暂时间里，利用一天一张页面写下当天未做完的事及不得不整理的资料，另外再将隔天要完成的重要事项优先安排妥当，同时将当日已处理完毕的工作用红色原子笔画掉。

该页面记载的事项一旦完成，即可将那张活页纸抽出，另外收录于作为保存用的档案夹中。此时，如果笔记页上仍有尚未办完的事项时，可以原封不动移至明天以后的行事表里。

按照上面的方式进行，便可一眼区分出已经处理完的事与尚未办妥的事，不致遗忘任何需要注意的事项，因此在出门时只需携带必要的资料即可。

乍看之下，我使用杂记本的方法似乎太草率了，但这类型的杂记本原本就是掌握我个人所需资料的“备忘录”，假如将各项单元分得太细，反而会造成使用上的不便。倘若打算有效运用杂记本，最好是选择格式及内容简单明了的比较好。