提高会议沟通效率

6.提高会议沟通效率

《财富》杂志说评选的世界500强企业中，70%的企业的总裁每星期有超过15小时的会议，但是这些会议是十分严肃的，效率也高。可见，问题不在于会议的多少，而在于会议效率的高低。

会议是组织沟通的重要形式。人们在日常生活和工作中都要或多或少地参加各种会议。会议是人们进行信息传递与交流的手段，也是进行决策的重要方式。但是如果会议没有达到沟通信息的目的，而是变成走过场，那么会议就失去了应有的意义。社会上曾流传这样的顺口溜:“开会也有八股调，程序齐全不能少。报告发言照本念，何用头脑来操劳？会议事务何其多，简报多如雪花飘。五日开会三日游，古迹名胜眼福饱。会议结束打算盘，三万五万报销掉。若问效果怎么样，拿出材料一大包。解决问题有多少，那就只有天知道。”像这样的会议我们身边并不少见。难道是我们的会议太多了吗？其实不然，《财富》杂志说评选的世界500强企业中，70%的企业的总裁每星期有超过15小时的会议，但是这些会议是十分严肃的，效率也高。可见，问题不在于会议的多少，而在于会议效率的高低。摆在我们面前的问题是如何提高会议沟通的效率。

给你的会议算笔账

老王是北京一家大型企业的党委书记，每次给老王打手机，十有八九，都听到他在电话那边低弱地呵着气说:“喂，开会呢，待会儿联系。”或者，“开会呢，有事发短信吧，挂了啊”。

老王几乎每天都有会，少则一两个，多则三四个。会议的时间在半小时到三四个小时之间，有时从早开到晚。

除此之外，每个季度，都要有一两次连开三天的大会，这种会议议程通常是:每天早上8点半到中午12点半听报告，下午2点到6点分组讨论，晚上7点半到10点再开会。

到年终总结的时候，老王一边要为自己的发言准备长达六七十页的PPT文件，一边又要为上级领导的发言提供所需的素材。

事实上，老王对他参加的所有会议都颇有微词，当别人问他职务时，他自嘲地说:“我是职业参会者。”

让我们算一笔账，如果把你的开会时间加在一起，你可能会大吃一惊。保守地算一周四个小时，那么你一生用于开会的时间就将达到9000小时，即超过365天。

像老王这样为会议而烦恼的人不在少数，那么，究竟如何才能提高会议沟通的效率呢？

第一，明确会议沟通的目的。企业内部的会议沟通大致有以下几种情况:

上情下达。举行这种会议的目的一般是让员工了解企业的经营目标、公司的现状、企业的工作计划，以此来指导员工的活动，或把上级某些重要的精神、指示、决策等传达给部下，让下属成员知情并遵守。

分配任务。把大家召集在一起，把某种任务进行具体的分工，落实到每个人头上，使大家知道要做什么、该怎么做、做到什么程度。通常这种任务安排会采取一种协商的形式，征求下属的意见。因为是大家面对面地进行交流，所以更有利于意见的交换，不致发生下属不知情或发生问题后相互推卸责任的现象。同时，下属如果感到自身完成任务有困难，可当面向领导提出，寻求支持与帮助。并且，由于分配任务是公开透明的，因此有利于员工之间的相互信任，保持良好的协作关系。

解决问题。在企业生产经营过程中，问题是无法避免的。为寻求解决之道，最有效的方法便是会议。通过举行会议，大家集思广益、献计献策。例如，销售部门讨论新产品投放市场的策略，在销售渠道上究竟还要做哪些改进，公共关系部门讨论近期举行的一次大型公益活动还要做哪些准备工作，这些都属于解决问题的会议。这种会议是群体智慧的集中反映，其效果远远超过个人智慧的简单叠加。因为在这种会议上，大家的头脑都在不停地运转，对别人的意见、会议上反馈的信息进行综合、归纳、分析、处理，所以最终得出的解决方案有可能是最优的或仅次于最优的。

做出决策。当企业面临某种两难选择的时候，通常要求员工进行投票决策。集中开会是既节省时间又有效率的方式。如当企业濒临破产时，是重整旗鼓，从头再来，还是被别人兼并，可让员工充分表达自己的意见，可使大多数员工的意愿实现，因而有助于稳定民心，这种民主的气氛也使大家不会产生太多抱怨，从而避免了由于不知情而带来的怨恨情绪。

在会议开始的时候，会议主持人或组织者最好向与会者明确交代会议的目的与目标，使与会者清楚为什么要开这次会议，在这次会议上重点讨论哪些问题，要达到什么目的，做到心中有数，以提高会议的效率。

第二，缩短会议时间。一般情况，会议举行时间不要太长，如果有很多议题要讨论，可以分几次会议进行。在会议进程中，还要适时安排一定的休息时间。在休息时间内，与会者既可以自由活动，放松一下紧张的神经，也可以对会议内容进行更为自由的讨论和交流。

第三，领导者以身作则。领导者要以身作则，要求与会者做到的，自己首先必须做到。如在开会期间规定不能接听电话，要准时参加会议，不管与会者是一般员工还是各级领导，都要遵守，这样才能保持会场安静、维持开会的秩序。领导者是下属效仿的对象，领导者如果能够严格要求自己，下属也能够严格要求自己，这样的领导不仅能得到下属的尊重和信任，而且也能确保会议取得应有的成效。

第四，选择好会议主持人。会议主持人在会议中扮演着重要的角色，发挥着重要的作用，因此开会前必须选好主持人，以便能更好地控制会议的议题和进程。会议中主持人要随时把握讨论的方向，使之不偏离主题，要能对发言者进行必要的引导，避免发言之间毫无联系，各唱各的调，问题分散，甚至形成小团体。

第五，正确处理各种矛盾和分歧。会议中经常会出现不同的意见，甚至出现争执。对会议中出现的矛盾和分歧，既不能听之任之，放任自流，也不能一味地压制和排斥，这样不仅无助于矛盾和分歧的化解和缓和，而且会冲击和影响会议的主题，甚至影响人际关系和团队凝聚力。因此，要正确处理会议矛盾和分歧，提高会议效率。

总的来说，会议是企业内部沟通的重要渠道之一。对于成功企业而言，任何无法让与会者感到更充实，并渴望有更加表现的会议，都是一次既失败又浪费时间的会议。

没有明确议题的会坚决不开；

议题太多的会不开；

没有充分准备的会不开；

可开可不开的会不开；

重复性的会不开；

可以用其他方式代替的会不开。