重视第三类事情

重视第三类事情

什么才是真正重要的事情？依据“重要性”和“紧迫性”两个参照标准，我们可以将事情分成四类：

第一类事情：重要而紧急的事情。

这类事情的特点是既重要且紧急。比如，我们每天都得面对的工作任务，突如其来的危机，截止日期临近的任务等。

第二类事情：紧急而不重要的事情。

比如，不速之客的到来，某些电话，某些会议等。

第三类事情：重要而不紧急的事情。

这类事情的特点是，它很重要，你一旦拥有它你的人生将更加完美；但它不是特别紧急的，你不必非得今天去做。比如，我们的健康、家庭、学习、运动、发展新机会、长期工作规划和处理人际关系等。

第四类事情：不重要也不紧急的事情。

比如，煲电话粥、打牌、喝酒抽烟、阅读武侠小说、看泡沫偶像剧等都可归为此类。

大多数人都知道，对于第二类的事情要尽量收缩，对于第四类的事情则应当坚决舍弃。但在第一类事情和第三类事情的处理上，人们却往往并不明智——很多人将主要时间和精力用于第一类事情上。一直处理重要而紧急的事情，使得他们长期处于高压力的工作状态下，四处“救火”、处理危机，弄得自己精疲力竭，严重影响自身健康和工作效率的提高。

要事第一的原则要求我们更多地关注第三类事情。因为第一类事情和第三类事情存在着密切的转移关系：如果第三类的事情得不到妥善的解决，最后会转移到第一类事情；如果第三类的事情被妥善处理，将极大地缓解第一类事情的压力。

处理这四类事情的理想时间分配比例如下：

第一类事情：重要且紧急——分配50%的时间；

第二类事情：不重要但紧急——分配10%的时间；

第三类事情：重要但不紧急——分配30%的时间；

第四类事情：不重要且不紧急——分配10%的时间。

我曾遇到过这样一个案例：

一家购物中心的经理人员表示，他们一致认为，与承租购物中心的各商店老板建立良好关系，最有助于业绩进展。这属于第三类活动。但经过调查发现，他们只有不到5%的时间用在这上面。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人精疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽，也不外乎收账、讨论分摊广告费等令对方不快的事。

至于承租商店者则各有一本难念的经，他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题，而不是制造问题。于是，购物中心方面决定改弦更张，在厘清经营目标与当务之急后，就以1/3的时间，改进与各商店的关系。施行了一年半左右，不但业绩提高4倍多，经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问，不再是监督或检查。

人人都知道第三类事情很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。相反的，真正有效能的人，急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急，但总设法降至最低。

博恩·崔西在他的著作《时间力》中写道：“紧急的事情一般都不重要，反之亦然。紧急的任务必须立即处理，它往往由老板或客户等外部力量所决定。通常情况下，它是由电话铃声或来自同事的未预料的干扰。这些都很紧急，因为他们都是如此‘咄咄逼人’。但鉴于其长期价值，它们通常并不重要。”

崔西在这段文字中提出“价值”的概念。价值是判断事情重要性的依据。越有价值的事情越重要，反之，没有价值的事情，即使它很紧急，也不值得我们去做。重要的事情无论你做或不做，都将造成巨大的潜在影响。而不重要的事情只有微弱的影响或根本没有影响，有时，这些事情做与不做都没有关系。

另一方面，重要任务在短期内可以推迟。它们是更大、更难、更重要的任务，它们对你的生活和工作将具有深远的影响，但它们一般并不是紧急任务，至少在刚开始的时候它们并不紧急。高效率人士绝不会沉溺于紧急事情，他们总是眼光长远，未雨绸缪，专注于那些真正具有价值的重要事情，从容、妥善地处理它们。