说话简洁的技巧

4. 说话简洁的技巧

下面有一些指导原则，可以帮助你在说话，书写信件、备忘录和电子邮件时行文更流畅，意思更明确。

1）能用主动语态，尽量不用被动语态

当宾语在主语前出现时，理解说话者的本义就会比较困难，句子的主语难于辨认。

例：张经理提出的销售方案已经被证实由公司通过了。

这是许多人写文章时最容易犯的毛病，他们根本不考虑读者在阅读时是什么感受。现在大多数人没有时间和耐性去仔细阅读，他们希望用迅速简便的方式获取信息，想马上就知道所看的东西对他们有什么影响。他们想通过跳跃式的阅读方式搜索他们认为重要的信息，同时避免看过多对自己无用的信息。因此，你在写文章的时候要时刻考虑你的读者，这样可以确保他们正确快速地理解你文章的用意所在。如果将上面这句话改成主动语态，阅读起来就容易让人明白。

改：公司已经通过了张经理提出的销售方案。

2）能用肯定句式，尽量不用否定句式

“不”、“不是的”、“没有”以及其他带有否定含义的词汇会在读者心中产生疑虑。

例：事情不划分优先次序就不会对我们有利，而且会不幸招致失败。

如果把这句话改为肯定句式就好多了。

改：将事情划分优先次序会帮助我们取得胜利。

3）能用短句，尽量不用长句

一位语言学家说过：“如果你不能一口气说完一句话，那么这句话就太长了。”

例：这是一台结构紧密、功能完整、拥有许多可以管理你的商务活动和个人生活的现代化功能的个人管理器，它同时还具备方便携带的特点。

改：这台管理器结构紧密、功能完整，它能够以多样化的功能管理你的个人和商务活动，它同时还具备一个优点：方便携带。

4）论述要详细具体

语意含混不清会造成词不达意或句意不完整。

例：关于我安排给你的工程请尽快与我进行商谈。

如果说得详细一点，意思就会简单明了。

改：请于明早9∶00与我商谈舍宾工程的预算一事。

5）巧妙使用字体字号

使用破折号、数字、项目符号、粗体字、下划线、斜体字和标点符号组织你的文章。很多时候，人们没有耐性通篇阅读完整的商务文书。为你的读者简化文章有两点好处：一是使读者对内容的理解程度实现最大化；二是帮助你整理自己的思维。

例：为安全起见，我们应该建立一种任何人不得在任何情况下划拨资金的机制，除非这个人是副董事长、经理或主管。

改：为安全起见，我们应该建立如下机制：任何人不得在任何情况下划拨资金，除非这个人是：

① 董事长；

② 总经理；

③ 主管。