办公室管理

项目二　办公室管理

知识目标

1.掌握值班工作要点;

2.熟悉信访工作的基本原则;

3.掌握印信管理的基本知识。

能力目标

1.能编制恰当的值班表，安排好值班工作;

2.能处理信访中出现的各种问题;

3.能对印信进行规范化管理。

案例导入

小吴值班

市第三农药厂是以生产甲基农药为主的企业，由于这种农药有剧毒，人畜饮用含有这种药物的水就会中毒，有严重的生命危险。为此，企业除建立了各项安全措施外，还专门制定了值班工作制度，无论是双休日还是节庆日，企业领导和管理人员都轮流值班。

今天轮到秘书小吴值班，虽然是星期天，小吴还是早早地来到了办公室。首先是查看昨天的值班记录，随后小吴用了20分钟时间在厂区转了一圈，发现了两个问题:一是仓库的门快掉下来了;二是接待室的窗户没有关上。上午9点左右，厂长的一位老乡来厂里找厂长，说是厂长的家人托他带来一些干果，要转交给厂长。小吴热情地接待了他，并答应“我一定转交给厂长”。午饭后，天气骤然大变，乌云密布，好像是要下暴雨了。下午2:15，电话铃响了，小吴拿起话筒说:“您好，市第三农药厂办公室，请问您找谁?”“您好!我是市政府办公室秘书小明，有一个紧急通知”。听到这里，小吴赶紧拿出笔和纸做记录。原来根据气象台消息，由于台风的影响，今天晚上将有大到暴雨，降水量可能达到30年之最，市政府要求各部门积极做好抗灾工作，确保人民群众和国家财产不受损失。放下电话后，小吴思索了几分钟，又拿起了话筒……

案例探究

1.在本案例中，小吴在接到市政府办公室的电话之后应该进行什么工作?

2.你认为小吴值班工作称职吗?体现在什么地方?

案例分析

在本案例中，小吴在值班时提前到办公室，符合值班交接的要求;同时仔细检查前面的值班日志，以免在工作中遗漏了一些重要情况;在值班时尽忠职守，四处巡视，及时发现办公场所的隐患;热情接待来访者，做好值班期间的接待工作;在遇到突发情况时，能及时进行处理，这都反映了小吴的秘书工作非常称职。

在本案例中，小吴在接到市政府办公室的电话之后，应该及时向领导进行汇报，如果领导不在的话，小吴要及时通知相关部门，让他们及时做好准备，防止出现意外情况。