办公室日常事务管理理论概要

2.1　办公室日常事务管理理论概要

2.1.1　值班工作

1.值班室日常事务的处理

值班室管理工作是秘书部门的日常工作之一，各单位和部门值班室的任务都非常庞杂，且各有不同的特点，一般来说，其管理工作主要有以下几个方面:

1)办理领导交办的事务

领导有很多临时性紧迫性工作，在一时找不到其他部门办理时，多数交由值班室。因此值班室工作很大一部分是承办领导交办的事务。常见的事务有:①临时性的会议通知，一些临时决定召开的会议，因时间紧，发书面通知已来不及，或会议内容与各个业务部门有交叉，难以确定哪个业务部门主办，在这种情况下，经常交由值班室处理，使用电话或其他方式召集有关部门和有关人员参加会议;②查问有关部门和有关人员对领导某一批示、要求的贯彻落实情况，并将查问的结果及时回复交办的领导，在工作过程中，值班室要恰当发挥机关一些职能部门的作用，以便顺利完成任务;③受委托做好接待工作，由于领导的工作原因或精力所限，有的接待工作就委托值班室来完成，值班室根据具体情况或自己承担或通知有关部门做接待者的工作;④根据领导指示了解在本地区工作考察的上级领导的活动及生活接待情况;⑤向有关单位人员转告领导的指示等，领导交办的事务很多，范围也很广，需要根据具体情况灵活办理。

2)上传下达，沟通内外

上级机关经常派人到下级机关检查工作，了解情况，下级单位经常派人到上级机关汇报工作，反映问题，平级单位或无隶属关系的单位也常相互联系，协调工作，上述情况经常需值班室来处理。不论来自哪个部门的同志，值班人员都要认真接待，或请有关领导接洽，或介绍给有关部门。对上级的各项指示、通知和下级的请示、汇报，都要认真登记，及时汇报，及时处理。本单位的一些突发事件，值班室也有责任将新掌握的情况报告领导，通知有关人员。

3)认真处理来函、来电

日常的来电来函是由业务部门办理的，但在下班后或节假日，由于有些业务部门无人值班，应当由值班室担负起来电接收的工作，对于其中的急电、急件，应及时通知具体承办单位、部门或报告分管领导，对电话请示、文电内容，值班人员一般只传达不答复或不随意表态，以免造成机关和领导工作被动。若领导有批示或指示，再按领导的要求及时办理。

4)负责值班人员安排

只有党政领导机关、大的企事业单位或一些性质比较特殊的单位才可能设立有固定人员值班的值班室，平时有固定的人员值班，法定节假日则由业务部门的人员轮流值班。较小的单位多采取轮流值班的办法，轮流值班人员名单由秘书部门具体编写，与有关部门协商并报领导审定后执行。

5)随时掌握领导的外出活动

领导同志外出时应由秘书人员告知值班室，以便随时取得联系，值班要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差在外，要及时与领导联系，了解领导外出所在地的住址和电话号码，以便遇到急事能随时找到领导，保证工作的正常开展。

6)协调处理安全保卫工作

值班人员在单位、机关下班后，除做好上述工作外，还要协助有关人员做好安全保卫工作，防止丢失、被盗、破坏等问题的发生。

2.值班室工作的基本内容和要求

值班室工作包括工作内容、工作制度和人员素质三个方面。一般来说，以下几条具有共性的要求。

(1)坚守值班岗位。值班人员在规定的值班时间内，必须做到人不离岗、人不离机(电话机)，始终保持通信联络畅通。值班室要接纳来自四面八方的函电信息，必须有人接收、传送、处理。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，随时都可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件。因此，值班室人员必须坚守岗位，有事要提前请假，如无临时接班人，不得离开岗位。

(2)认真处理事务。值班室工作庞杂、琐碎、无规律性，处理起来有时比较麻烦，但值班人员不得有丝毫大意和马虎，如果出现差错或处理不当，轻则耽误工作，重则造成严重后果。因此，值班人员必须要有认真负责的态度处理好每一件事情。如认真接转电话、认真做好记录、认真接待来访人员等，真正起到问事员、联络员、收发员的作用。

(3)做好值班记录。一是记好值班电话记录。值班人员除接待来访人员外，相当一部分值班工作都是靠电话来联系处理的，因此，必须认真记好值班电话记录。电话记录基本上有5个要素:来电时间，来电单位、姓名、对方的电话号码、来电内容，简明扼要地记下主要精神，领导批示和处理意见，记录人署名。对这5个要素，一定要记准确，记清楚。二是做好接待记录。对外来人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位要一一登记清楚，以备查考。三是做好值班日记，对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，都要认真登记，使接班人员保持工作的连续性。

(4)热情接待来人。因事来值班室联系接洽的人很多，值班室对各种来人要根据不同情况做出恰当的处理。对于来洽谈的工作者，验明身份证件，问清意图后，协助并指引其办理有关事务，对于一般问题，只要不涉及机密，应尽可能地给予帮助。

(5)加强安全保卫。值班员的职责之一就是做好机关的安全保卫工作，值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系。既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案。如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导、公安和保卫部门报告。值班人员要有坚强的保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄露机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅。

3.注意事项

(1)注意建立和健全值班制度，使值班工作制度化、规范化。

(2)注意值班工作的督促检查，发现问题及时处理。

2.1.2　信访工作

1.信访工作的类型

1)来信的类型

(1)反映个人的看法和意愿

任何单位、机构的工作与管理都不可能十全十美，当这些行为触及一些单位和个人的利益，或不符合一些单位和个人意愿的时候，他们就会通过书信的方式向政府反映情况，把自己的意见和要求提出来，以引起政府的注意和重视。这类书信有针对某一机构的，有针对某一项具体工作的，也有针对个人的。一般来说，内容比较丰富，涉及的面也非常广泛。

(2)检举揭发

对社会上一些错误的、违法的，甚至是阴暗的、丑恶的人和事进行检举揭发，是群众来信中常见的一种形式。由于这些来信是以写信者个人的看法和标准衡量而得出的结论，因此，在处理时一定要非常谨慎，要深入细致地调查了解弄清事实真相后方可得出结论;有的还需交纪检、公安、监察部门调查处理。这种来信又可分为三种类型:一是检举揭发坏人坏事，维护法律的尊严和社会的公正;二是诬告、陷害或挑拨离间，以达到自己不可告人的目的;三是道听途说，不负责任，缺乏事实根据。

(3)要求落实政策或解决某些问题

当认为自身利益受损或涉及自己利益的某一项要求没有得到满足时，反映问题，表达自己的意愿，这类来信比较多，重复率比较高，可能会反复来信，直到反映的问题有一个满意的结果。这种来信也可分为两种类型:一是来信反映问题，反映应该给予解决的某一环节中出现的问题或遇到的困难，希望政府帮助解决;二是提出不合理的要求，企图“瞒天过海”，通过信访的形式达到个人的目的。

一般来信的内容涵盖的面比较广，上述三种类型不能完全包括，如有请示的、查询的、提建议的等，对信访的处理需要人们在实际工作中不断地实践和研究。

2)来访的类型

(1)文明平静型

这类上访者多有一定的知识和涵养，或要解决的问题不紧迫，或与本身关系不紧，还有的来访者是了解情况、咨询政策。

(2)感情冲动型

由于这类上访者反映的问题触及到切身利益，因此感情强烈，言辞激烈尖刻、质问责问不断;有的拍桌瞪眼，大发脾气，大吵大闹;有的自觉委屈冤枉，大哭大闹，寻死觅活;有的甚至要冲进机关或领导办公室。

(3)反复纠缠型

这类上访者多为历史、人事、政治等复杂因素所致，所反映的问题，经过多次调查处理未能得出比较符合客观的结论，或未全面落实和兑现;或是要求过高，超出政策允许范围，又不愿放弃个人意愿;或胡搅蛮缠，想通过反复上访和纠缠捞取好处。

(4)集体上访型

这类上访者一般在三人以上，有时十几人，甚至几十人，上访的内容是统一的，属于一个团体的共同的利益，有的有推选出的代表，有的没有代表，你一言，我一语，吵吵嚷嚷。

2.信访工作的处理方法

1)一般来信的处理

(1)转办

反映一般性问题的来信，按分级归口的原则，转交下一级责任单位或有关部门处理。一封来信提出几个问题或问题涉及几个单位的，按主要问题的责任单位转办。如几个问题都很重要，应将来信复印后分别转办。转办信由秘书部门负责汇总，标明件数，并在3日内转出。

(2)函转

对来信内容和反映的问题比较重要的，将来信摘录，给主管领导审定后以信函的形式附原信转下级责任单位或有关部门处理，但不要求办理结果。

(3)直送

对领导私人交往信件和知名人士来信，以及内容比较重要、文字简朴、书写清楚的来信，直接呈送领导。

(4)批转

对反映问题比较重要，且表述清楚或内容不易扩散的来信，经主管领导审核后批示，直接转送下一级责任单位或有关部门的主要领导。

(5)摘报

来信文字较长或表达条理不太清楚，但内容重要的来信，摘录整理来信要点，经主管领导审核后呈报主要领导。

(6)自处

对于领导交办或需要直接处理的来信，办信人经主管领导同意后，直接协调解决问题并答复来信人。

(7)不处

没有办理意义的来信。主要包括:精神病患者的来信;来信人和反映对象都没有姓名、单位和住址，且内容无从查办的来信;有关单位做过恰当处理并做出明确答复的来信;没有实质内容的来信，对于这些来信经主管领导审核后保存。

2)一般来访的处理

(1)接待

凡是来访都要热情接待，主动问好让座，问清来访者的单位、姓名和事由。

(2)登记

对来访者的个人基本情况、反映问题的主要内容、来访次数进行详细的登记，同时记清来访的时间、来访人数、问题的性质。

(3)接洽

这是接待来访工作的主要内容。主要有七项工作:集中精力倾听来访人的陈述;尽可能详细地做好记录;为弄清问题进行必要的询问;明确告知来访人要对反映情况的真实性负责;向来访人确认所反映问题的主要内容，征求来访人对记录的意见;向来访人索要书面材料;告知来访人对其反映情况的处理程序。

(4)处理

对来访人反映情况的处理要符合政策、坚持原则、按照程序、遵守制度，其具体要求如下所述:

对来访人提出的询问或其他比较简单明了的问题，自己能当即答复解决的，应予以答复解决;

对来访人反映的问题，应该由所在地领导和单位处理的，可通过电话向有关单位进行初步核对弄清有关情况，酌情处理;

对来访人反映的问题比较重要的，要摘录来访要点，呈送主要领导批办和阅知;

对来访人要求合理、政策允许、应解决而长期得不到解决的问题，可交办或直接调查，查明情况后，督促有关单位处理;

对来访人留下的申诉材料，需要转办的，应及时转办，有关身份证明或其他证件，看后要退还来访人，必要时可将来访人的有关证件复制一份留下，以便处理问题时参考。

(5)立案

对来访人反映的重要问题，应根据立案标准立案查处。

(6)回访

回访就是受理来访问题的部门去拜访来访者。回访的过程就是调查研究、解决问题、了结案件的过程。回访的重复一般应放在问题已恰当处理而本人思想不通的人身上，以便有针对性地做疏导工作。

3.办理来信来访的基本要求

1)办理来信的基本要求

办理好来信是信访工作的重要组成部分，是获取信息的重要渠道，同时也是一项非常繁杂和细致的工作，其基本的要求是:及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理，做到件件有着落，事事有结果。

(1)及时拆封

对来信及时拆封是对办理来信的首要要求和先决条件，只有及时拆封，才能及时了解信件的内容，为正确处理来信中反映的问题和意见赢得时间，同时也不会造成来信的积压和贻误及时处理的时机。在及时拆封中应注意以下几个环节:一是每天定时取回群众的来信，或者随到随取，为日后的处理工作争取时间;二是做到当日来信当日拆封，不积压信件;三是拆封工作要按程序和要求进行，不搞随意性;四是加强管理，凡是群众来信都要妥善保管防止丢失，以免给日后的处理工作造成被动。

(2)详细阅读

详细阅读是处理来信的重要一环，只有通过阅读弄清了信件的内容，才能为处理工作奠定基础，信访工作耗时、枯燥，是对工作人员的工作责任心和文化水平的一个考核标准。要达到准确领会来信含义的目的，就要做到以下几点:一是阅读，凡接到来信必须逐一阅读，不能抽读，也不能只读头、尾，不读中间;二是细致，阅读来信要精力集中，不能“一目十行”，确定弄清来信的内容;三是分析，要通过阅读分析来信的意图，考虑处理的途径以及可能产生的结果。

(3)认真登记

凡是收取的来信必须按程序和要求进行登记，以便为处理工作提供依据和创造便利条件。之所以强调对群众来信进行登记，有以下几条原因:一是对群众来信的处理工作很大一部分不是一朝一夕的事情，它需要一个过程，甚至在处理过程中工作人员有变更，应认真登记，留下依据，这是保持处理过程连续性的重要条件;二是便于对来信的查阅、分析和统计;三是工作成果的反映。

(4)准确交办

来信中反映的情况和要求解决的问题，许多是信访工作本身难以解决的。因此，需要信访工作考虑准确的“送”和“转”，“送”就是根据来信反映情况的批示进行处理;“转”就是来信反映的情况和问题不在本单位和部门处理的，可转给有关单位的部门处理。何时送、何时转，送给谁，转给谁，要根据来信内容和政策要求确定。

(5)妥善处理

回答来信反映的情况，解决来信提出的问题，是信访工作的最终目的，不回答问题，不解决问题，就失去了信访工作的存在和必要。在实际工作中，首先，要有对工作和人民负责的精神，严肃正规，不敷衍了事，不粗心大意;其次，在工作中，要想方设法解决问题，有不怕吃苦、不怕困难、不怕挫折的劲头;再次，在处理工作中要讲政策，讲原则，不能感情用事，意气用事，避免由于工作不当造成问题不能解决，甚至矛盾激化;最后，要注意积累工作经验，妥善处理各种复杂问题。

2)接待来访的基本要求

来访是反映情况、问题经常采用的一种方式，也是信访工作中难度较大，花费精力比较大的一项工作。信访工作对接待群众来访的基本要求是:热情友善、坚持原则、耐心疏导、严肃认真、高度负责。

(1)热情友善

来访是为了寻求帮助，是希望解决自己希望解决的问题，同时也表明了他们的信赖，不论来访者反映的是什么问题和情况，接待人员都应本着全心全意为人民服务的态度，热情、礼貌地接待，这有利于双方的沟通，有利于问题的解决。

(2)坚持原则

在处理来访时，遇到的情况可能会比较复杂，有吵闹的、哭诉的、愤怒的，甚至还有无理取闹的，不论遇到什么样的情况，信访工作者都必须保持冷静，坚持实事求是原则，不为来访者的情绪左右，把精力集中在弄清来访者反映的情况和问题上。在处理过程中，要讲政策，讲原则，不能随意许愿，更不能违反原则，答复办理来访者提出的要求，这是信访工作人员需特别注意的问题。

(3)耐心疏导

凡来访者都希望尽快解决问题，因此，他们的心情难免比较复杂、急躁，有的来访者甚至想法单一或认识偏激。遇到这种情况，信访工作者一定要有耐心，在听取他们讲述之后，根据实际情况及时准确处理。当遇到政策不允许或现实情况无法解决的情况时，也不能一推了之，要做来访者的思想工作，耐心说服疏导，为缓解矛盾、消除矛盾奠定基础。

(4)严肃认真

对来访者反映的任何情况和问题，都要按程序和要求认真登记处理、立案、回访，每个环节的工作都要认真细致、准确及时，不能丢三落四、马马虎虎。凡是涉及政策性、原则性的问题，更要严肃谨慎，不能有随意性，对一些反映问题不大、情况不严重的问题，也不能不重视不办理，更不能有“事不关己，高高挂起”的错误思想和不良作风。

(5)高度负责

要把处理好来访者反映的情况和问题看成是改进工作和稳定社会的大事来抓，该处理的要按政策及时处理，该立案的一定要根据立案标准坚决立案查处，要有不怕困难、不怕挫折的精神。对解决不了的问题，要及时向群众解释，不能拖着不管，对已解决的问题要及时给群众回复，通过自身的努力，充分发挥信访工作的职能作用。

2.1.3　领导公务活动安排

1.活动安排原则

合理安排领导的公务活动是办公室的一项经常性任务。主要有外事接见、洽谈和宴请，内事有礼仪性庆典、接见、与会、陪客、外出参观以及下去视察等。安排领导的公务活动大多表现为对领导活动布局的协调。

(1)适当分担，各就其宜。

(2)需要为准，能少则少。

(3)社会活动，老人、德高望重者宜多安排。

(4)业务活动任务重者，年轻领导人、第一线领导人宜多安排。

(5)自愿为主，商谈为辅，决不强请。办公室要根据这些原则合理安排领导人的公务活动，做到布局恰当，各乐其行。

2.活动安排方法

领导活动可分为两大类:一类是外事活动，主要由外事部门负责具体安排、落实，办公室只起配合、协调作用;另一类是内事活动，这类活动是大量的，需要办公室部门进行安排、落实。具体方法如下:

(1)制定详细的活动计划

计划要包括活动时间、地点、参加人的范围、人数等。同时要有活动前和活动中的具体安排。

(2)搞好协调

有些重要活动需要事前把有关单位请来，开好协调会。要向各单位讲清任务，提出要求，明确责任，分头落实。对各单位的工作人员要明确提出到达岗位的时间，尤其是一些有重要任务的单位，如新闻单位，千万不可迟到。

(3)查看现场

凡重要活动必须查看现场，千万不可只在电话中落实，也不可只根据有关单位报来的材料纸上谈兵。有关工作人员要亲自到现场看一看，到领导要去的路线走一遍，到劳动现场转一转。对行车道路是否畅通，是否会停电等，都要考虑周全，做好充分的准备，做到万无一失。

3.活动安排的现实性因素

在日常工作中，各部门、单位开一些会议或搞一些社会活动，总想通过办公室邀请领导同志出席，以此表明对其工作的重视程度，更好地推动工作开展。应当肯定，领导同志参加必要的事务性活动确属工作的需要。但是，如果办公室对领导同志的活动不能恰当地做出安排，不但使精简会议、改进工作的措施得不到落实，领导同志精力受到影响，而且还会在群众中造成“会议、活动成灾，领导成了摆设”的不良影响。事实说明，合理妥善地安排好领导同志的事务性活动，是办公室工作的一项内容，它有利于领导深入基层办实事，集中精力抓大事。因此，在安排领导同志活动方面，既要把关，又要协调。如纯属一般性的总结、表彰、联欢、参观等活动，能不安排领导出席的，尽量做到不安排，事先把道理讲明，取得主办单位的理解。同时，要向领导同志汇报，向领导讲明某单位举办了什么活动。如主办单位所请的不止一两位领导，人们就向所有被请领导同志汇报，使领导心中有数，不能出现办公室把关后，领导尚不知此事的情况。这样既为领导把住了关，又向主办单位讲清了道理，这就是人们在安排领导同志活动中所采取的把关与协调相结合的做法。

4.活动安排的注意事项

安排、精简领导同志的活动，是一项比较难做的工作，只讲原则没有一点灵活不行，只灵活无原则更不行，在具体工作中还需细致、周密地做好各方面的协调工作，才能把工作做好。

2.1.4　印信管理

1.印章

1)印章的概念

印章是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代表机关、组织或个人权力、职责的凭据。盖印标志着文书生效和对文书负责。印的历史可以上溯到商代。清代史学家朱简所著《印章要记》中记载:“印始于商周，盛于汉。”秦代开始有印、玺之分，皇帝的印称作“玺”，专用玉材，大臣的印称作“印”。到了汉代，官印中又有“章”和“印章”之称。明代官印为长方形半印，君臣各持其半，便于拼对验证。清代官印用正方形，官级较高的官印多用九叠篆文刻制。现代机关、单位印章具有三个特性:一是法定性，我国党政机关都是依法成立的，合法的机关印章才合法，印章经过依法批准才合法，即使公安部门管理着特种行业，但其本身公章的制发也必须按规定办理;二是权威性，印章是机关权威的象征;三是效用性，有了以上两点，印章才有效用，发的文件才能被承认和执行。

2)印章的种类

印章按其性质、作用、质量可分为正式印章、专用印章、套印章、钢印、手章、名章、戳记七大类。

(1)正式印章

正式印章是按照国家规定由上级领导机构正式颁发给所属领导机构使用的代表一定职责、权力的印信凭证。

(2)专用印章

专用印章是各级各类领导机构为履行某一项专门职责，经过一定批准手续，颁发给所属某一专门机构使用的印章，这种印章不代表整个领导机构，只代表领导机构某项专门业务内容和权力。它包括财务专用章、合同专用章、业务专用章等。

(3)套印章

套印章是根据需要，按照正式印章或专用印章的原样复制而成、专供印刷用的模印。它主要用于印刷需加盖印章的文件、颁发的通和、布告以及经缩微后在各种凭证的印刷品上使用，它用制版印刷的方式代替手工盖印，适用于大宗公文凭证用印。

(4)钢印

钢印是用钢材制作的印章，它用于加盖各种证件。既有相当于正式印章的钢印，又有相当于专用印章的钢印。加盖钢印就是使用加压设备，采用模压方法加盖无色印章，只显出印章凸出的字样、式样和图样，而不显出图样、字样的颜色。一般加盖在证件与照片的交接处。

(5)手章

手章是指刻有某人姓名的图章，各级领导机构的领导的个人手章代表行使法定职能的领导的个人印信。例如，在各级机构使用的支票上，除要盖有专用印章外，还需要盖有主管领导的手章。

(6)名章

名章属于私人印章，使用名章可以代替手写姓名，加盖个人名章可作为个人对某事负责的凭信。

(7)戳记

戳记是刻有一定字样的，带有标识性质的印章。这种印章字迹醒目，常加盖在显要的位置上，起着提示的作用。例如，财务单据上盖的“现金收讫”，文书处理中所盖的“急”、“特急”等。

3)印章的效用

有人说:“印下有性命关天，印下有财产百万。”极言印章的重要。印章的效用有两点:一是权威性或立法性，二是凭信作用。权威性就是代表一个单位、组织或个人的权力，凭信就是代表组织或个人对事务起证明作用。凡是以单位的名义发出的文书都要加盖本单位公章才能生效。如果开具证明信、介绍信，不加盖本单位印章，那么这个证明信或介绍信就不起作用，是个白条子。

印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理的不同环节中，其作用也各不相同，主要有如下几种:

(1)落款处

盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。凡文书都应加盖落款章，无印的机构可以借印，例如，派出机构可以借用所驻机关(单位)的印章，共同机构(如在水利局设抗洪指挥部)可借用实体机关(水利局)的印章等。

(2)更正章

对文书书写中的夺(脱字)、衍(多字)、讹(错字)、倒(颠倒)进行改正后，要加盖更正章，以作为法定作者自行更正的凭信。一般不要使用刊有“校对”字样的小色章作为更正专用章，以避免作弊现象。

(3)证见章

对以他人名义出现的文书盖章作证，例如，两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印证见章;旁证材料由旁证人所在单位证见，摘抄档案内容要由档案保管部门证见。

(4)骑缝章

介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。

(5)骑边章

重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料很多是由调查人自作笔录，为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在单位盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页骑页边加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，避免日后改易之弊。

(6)弥封盖

在公文封套封口处加盖公章以确保在传递中无私拆之弊。调查档案时，于封口处用盖有印章的纸条加以密封。

(7)封存章

在封条上加盖印章，以封存财册、文件橱、财物、仓库、住房等。常在节假日前夕或特殊情况下使用。

4)印章的刻制

印章的刻制是印章工作一个重要环节，不论刻制哪一级单位的印章都要有上级单位批准成立该单位的正式公文。刻制印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准。到单位所在地的公安部门办理登记手续。印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。在刻制过程中，要严格按保密要求办理。承担刻制印章的单位和刻字者一律不许留样和仿制。本单位不许自行刻制自己单位的印章。刻制本单位的业务用章，也须持有本单位的正式公函，刻字单位才能办理刻制手续。公安部门虽然管理着刻制印章的行业，但其自身公章的制发，也必须按规定办理。对于伪造印章和使用伪造印章者，应当依法惩处。我国《刑法》第一百六十七条规定:“伪造、变造、或者盗窃、抢夺、毁灭公文、证件、印章罪的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利;情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑”。

5)印章的颁发

印章的颁发是指上级单位给下级单位颁发印章。颁发印章的对象必须是有使用印章的实际需要的法定机构，这两者是颁发印章的基本原则，两者缺一不可，这在刻制印章之前就应该严格审查。颁发印章时，要严格履行颁发手续，确保安全。特别是正式印章的颁发，更应该郑重其事，安全可靠;即使是其他印章，也不能够滥发乱发。制发印章单位颁发印章时，要进行详细的登记，并要留下印模。颁发印章时，可以派专人送给受印单位，也可以打电话通知受印单位来专人领取，取送印章要按照取送机密文件一样对待。取送重要印章时必须两人同行。

6)印章的启用

印章的启用是指印章从何时开始生效使用。受印单位在收到上级单位颁发的印章后，是不能随便启用的，应该从便于工作的衔接上考虑，来确定印章的启用时间。在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归档，永久保存，在启用印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。要强调印章的启用日期，并要永久保存，假若以后出现一张票据或证明的日期在印章启用之前，那么，印章的启用日期就能起到辨别真伪的作用。印章启用通知可用大字头文件，也可用小字头文件，但一般以上级单位或代管办公室小字头文件为宜。启用通知上的印模应用蓝色印油，以表示第一次使用。启用通知的发放范围视该印章的使用范围而定。

业务用章的启用可以由各单位的领导自行决定。对外产生效用的印章，如财务专用章、收发文件专用章等，在启用时，应该将启用的时间、印章式样通知有关单位。

7)印章的保管

(1)选择好单位印章放置的地方

一般放在单位的机要室或办公室较好。若该单位不设机要室或办公室，则应指定专人负责保管印章，并存柜加锁。

(2)选择好管理印章的人员

(3)印章的保管应建立起严密的制度

单位、机关办公室负责人要对本单位或本机关有哪些印章及由哪些人负责保管心中有数。要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项。印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时，应该报告公安机关协助查找。印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。印章使用的时间一长，表面就会被印泥渣子糊住，使盖印时字迹不清楚，难于辨认。保管人员可以先把印章浸湿，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或旧牙刷反复在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。

8)用印

机关、单位在使用印章时要十分谨慎，要求每次用印都要履行批准手续，并进行登记。印章管理人员在使用印章时应做到以下几点:

(1)检查批准用印的签字

用印时，首先应检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。原则上，机关或单位都制定有关用印的规定，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准。但是，有的机关或单位为避免使领导人陷入一般性行政事务，对一些不涉及重大问题的事项用印时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室负责人或印章管理人员。但这也有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示领导人批准。

(2)审阅、了解用印内容

要求不能不看内容就盲目盖印。同时，还要检查留存材料是否交全。一般用印要保留的材料有:

一般信件应保留有领导人签批的草稿。

协议书、合同应保留一份文本。

毕业证书、荣誉证书等各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同。

若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。这主要有两种情况:一种情况是机关或单位领导人在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖公章，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见，发往何处等;另一种情况是为了证明某人为某机关单位职工，如在汇款单上加盖公章，这种用印虽然不用留底，但也须进行登记，不能随便拿来就盖，因为加盖公章后就起着凭信作用，是要对此负责的。

(3)用印登记

每次用印都要进行登记。登记项目包括用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。

除了机关单位的介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事，都应进行登记。

(4)盖印

对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或盖得颠倒。以机关名义发出的公文、函件必须加盖机关的印章。机关的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函连接线上。凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中4个字(视印章大小而定)，俗称“齐年盖月”。如果在日期上方有发文单位落款，按目前通常的做法，印章应该压在发文机关或成文日期上面。若没有机关落款，只要把印盖下压年月日即可。大批量印发的带有固定版头的机关文件可以加盖机关印章。

(5)整理留存材料

把用印留存的材料进行编号整理，对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。

(6)正式印章使用的地点

使用正式印章要在办公室内，一般不能将印章携带出机关或单位外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有单位印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印，这个问题还没引起一些机关、单位的足够重视。例如，两个单位发联合通知，需要套印单位印章，主办单位派人到另外一个单位“借”印章到印刷厂套印，这种做法是不对的。因为印章不是一般的物品，印章使用后，机关、单位都要对此负责任，它是不能随便借用的。正确的做法应该是:主办单位请另一个单位的印章管理人员携带印章，一同到印刷厂监印。

(7)不允许盖空白凭证

印章管理人员应不允许出现盖有印章的空白凭证，因为他对于印章使用的后果要负有责任，因而，对于一切用印情况都应该具体掌握。但在有些特殊情况下，需做特殊处理。例如，有的业务部门以领导单位的名义颁发凭证，如土地使用证等，需要事先加盖领导单位的印章或套印，然后再填发。在这种特殊情况下，就按以下要求进行处理:

要有单位领导人的特别批准;

此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用做别的凭证;

此类凭证要逐页编号，最好将它装订成册，并须有存根;

领导单位的印章管理人员对于此类只进行宏观上的管理，即只办理领取登记的手续，登记的项目包括凭证名称、起止号码、张数、领取人签名项目;

此类凭证的具体管理应由领用部门负责，领用部门要派专人负责管理，填发时应履行批准手续。

(8)代章

有的单位或者因为刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有刻制出来，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的办法，即用其他印章代替应使用的印章。代章要在落款的后边注明“代”字。另外，党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级，下级或是没有任何关系的单位一般不能代章，代章使用手续与正式印章相同。

9)印章的停用

单位印章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变或其他原因时，停止使用印章。应该按照上级规定及领导的指示认真负责地做好印章停用后的善后工作。首先，要发文给该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。其次，要彻底清查所有的印章，停用的废印章不能在原单位长期留存，要及时地送交颁发单位处理。

正式印章停用或作废并启用新章时，要发旧章作废并启用新章的通知。作废的旧章印在“印模栏”内，用红色;启用的新章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。

按规定，旧章停用后，已失去原有的法人标志，不能作为现行机关、单位职权和活动的凭证。在特殊情况下，必须使用原单位名称时，例如，某人毕业于某大学，后来该大学改名，而此时此人准备出国留学，需要出具该大学有关证明，要求同此人原来持有的毕业证书等材料上的学校名称相符。在这种情况下，也要坚持原则，必须使用新印章，不能使用旧印章，但是可到公证处进行公证，公证“××”单位就是“原××单位”。这样，既遵守了印章使用制度，又做出了灵活处理。

10)废印章的存档和销毁

旧印章停用后，应清查全部印章，并把清查结果报告领导，请领导审定旧印章的处理办法。根据领导的批示，分不同的情况或者上缴颁发机构切角封存;或由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆(室)立卷备查，并将作废印章予以销毁;或由本单位自行销毁。对于那些重要单位的、具有保存价值的印章要分期妥善保存;对于那些临时性单位、一般单位的、没有保存价值或保存价值不大的印章，应该集中起来，定期销毁;属于领导个人的手章，应该退给本人;一般戳记可经批准销毁。如果要销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查考。

2.介绍信管理

介绍信是一种使用相当广泛的身份证明。一个单位的人员要出差办事，需有说明任务、证明身份的介绍信。介绍信的形式一般有两种:一种是秘书部门掌管的工作介绍信，按照统一格式印制，使用比较简单。有制发单位名称、使用人姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等，只要填写即可。另一种是用公用信笺书写的介绍信，这是为请求或希望或证明某种情况而使用的。这类介绍信书写时要求叙事清楚，语气和婉。使用介绍信时，应严格掌握制度，当开则开，不开空白介绍信。介绍信的使用要严格管理，开出介绍信、转介绍信以及进入特区介绍信，都要履行一定的手续。

1)开具介绍信的手续

需要单位介绍信者，应填写单位介绍信签批单，经主管领导批准后，秘书根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信，二可使机关、单位领导掌握情况。

2)介绍信本的管理

对机关、单位介绍信的管理，应建立一种严密的有据可查的方法。大机关、大单位的介绍信要分给几个部门管理使用，秘书部门在给职能部门分发空白介绍信本时，必须严格履行登记签收手续。

3)使用介绍信须知

负责管理介绍信的秘书应严格执行使用介绍信签批手续，否则，出现问题无处查找。严禁发出空白信。

介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档。保管期为五年。

因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还，未及时退还的，秘书要去收回，收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。

如若发现介绍信丢失，领用人应立即向机关、单位反映，及时采取相应措施。

秘书在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。

一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，秘书一定要将来人的介绍信收下备查。

对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，秘书要该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到有关资料几件，以便日后查对。

4)使用介绍信注意事项

(1)使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要一一写清楚，防止冒用和伪造。

(2)单位名称要用全称或规范化的简称。签署、用印、时间等要写明。

(3)介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的信要一致。