办公设备使用

项目三　办公设备使用

知识目标

1.熟悉日常办公设备的功能;

2.掌握常用办公设备的操作方法;

3.了解常用办公设备的日常维护，排除简单的故障;

4.熟悉添置办公设备和领取办公用品的程序;

5.掌握对办公用品进行有效管理的方法。

能力目标

1.能够正确、快捷地利用办公设备进行有效工作，提高工作效率;

2.能够对常用办公设备进行日常维护，排除简单的故障;

3.能制定出完备的办公设备库存统计表及办公用品领取单;

4.能够妥善保管办公设备，根据需要及时添置必需的办公用品。

案例导入

办公用品的使用与管理

(一)2007年10月9日第六届中国投资贸易洽谈会在上海召开，北京联视传播股份有限公司总经理前往参加。会议期间，北京联视传播股份有限公司总经理急需本公司的一项业务资料，他要求其公司秘书郑小姐务必在晚上6:00前将整理好的资料传送给他。

(二)公司办公用品的管理也属于行政秘书郑小姐的工作。按照惯例，每月郑秘书都会对办公用品的库存与使用情况进行查看清点。这天，她查看办公用品库存记录，发现打印机消耗品已显不足，需要购置。随后，公司营销部职员王芳代部门申请添置一台传真机，同时欲领取两箱A4纸张。

案例探究

1.在本案例(一)中，可能涉及哪些办公设备的使用?

2.在案例(二)中，办公设备的添置与领取的程序是怎样的?

3.根据案例中的情境，郑秘书应该如何处理以上事务?

案例分析

作为公司的行政秘书，以上案例中涉及的是郑小姐对办公设备的使用与管理方面的工作，为做好此次工作，针对两则案例，这里分别做如下分析:

(一)案例一:要求对所需资料进行有效整理和及时传送

(1)搜集所需资料。郑秘书可调动多种信息收集手段和渠道，如网络查找、电话咨询、信息库检索等，对所需要的信息进行多方面的收集和整理，从而形成准确、全面、有效的信息支撑。

(2)对所收集的信息进行有效的整合。利用计算机处理文字信息，利用扫描仪处理文本信息，即利用多种办公设备将所需信息进行整合、处理，形成条理清晰、信息完备的资料报告。

(3)对整理完毕的资料传送给异地的总经理。这项工作可以有多种途径，如电子邮件传输、发送即时传真等，总之以最快捷的方式输出。

(二)案例二:添置办公用品及办理办公用品的领取手续

郑秘书在此次工作中首先应拟定三份表格，一份是办公设备库存记录表，一份是添置办公设备申请表，此外还有一份是领取办公用品的领取表。郑秘书根据库存记录，发现办公设备出现短缺，于是按程序填写添置办公设备申请表，由领导审批盖章后，按要求添置相应的办公设备。而领取办公用品是首先要填写办公用品领取表，注明领取用品的名称、型号、数量以及用途或原因，并到所属部门盖章后，领取人以办公用品领取表方可领取用品。