工作任务及操作要点

4.2　工作任务及操作要点

4.2.1　环境布置情境及操作

1.具体情境

地标信息咨询有限公司新增设销售部，需要办公场所，公司总经理办公室主任责成办公室秘书负责为新设办公部门提供办公场所及有关设备。这位秘书需要根据公司总体场地条件，重新规划办公空间，对原有办公场所布局做出调整，提交办公室格局及设备购置设计方案。

2.操作要点

1)办公室的布置要素

办公室的物质条件应加以适当的设计，所有物质工作条件的主要要素有光线、颜色、音乐、空气和声音。这些要素不应分开设计，它们相互之间不仅具有密切的关系，且与办公室的位置、布置、设计和机械等也有关。例如，光线与颜色有关，而颜色又与办公室的布置有关。因此，上述要素的设计应注意互相协调。

(1)光线

充足的光线是办公室环境的重要因素之一。办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。只有光线充足、舒适，才能够使工作人员减少疲劳、错误，做更多的工作，保持充沛的精力。

办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。自然光有益于心理的健康，但因早晚光线不一，因此，需有人造光以弥补光线不足。日光灯能提供大量的照明，最适宜办公室布置。

办公室光线系统的基本设计共有五种:直接光、半直接光、间接光、半间接光和直接间接光。其中，采用间接光或直接间接光较好。适当地提高办公室的光线的经费是一种健全的投资，良好的光线约占办公室总工作成本的2%，而不良光线亦占总工作成本的0.5%。许多研究显示，如果能提供适当的光线，则办公室的效率能提高10%～15%。

(2)颜色

颜色会影响人类的情绪、意识及思维。例如，颜色通常对于人类的血压及性情产生重要的影响。某颜色对于某些人有舒适的感觉;另外的颜色却有相反的效果，有些颜色使人心情放松，有些颜色则令人感觉郁闷;有些颜色能加速人们的心智活动;有些颜色则降低人们的心智活动。

黄色、橙色与红色称为暖色，这些颜色令人在心理上感到温暖与愉快。反之，蓝色、紫色与绿色称为冷色，它们令人感到平静。浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色令人有适度的兴奋感。

目前，办公室的颜色趋向于单色化，即地板、墙与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。例如，先选择桌子的颜色，然后选择地毯的颜色与桌子的颜色相调和，而比地毯浅的颜色可作为墙壁与窗帘的颜色。椅子或附属品(如图画、桌子附属品、灯)则可以用鲜艳的颜色。

总之，地板的颜色宜较墙壁的颜色深，墙壁的颜色则应较天花板的颜色深;会议室和会客室宜用黄色;办公室夏季宜用蓝色与绿色，冬季宜用黄色与橙色;天花板的颜色以白色为最佳;地板的颜色宜采用棕色，较不易污染;桌面的颜色则宜浅。下列地点的颜色采纳原则及建议如下:

①普通办公室:天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色(如浅黄色)。所有墙壁的颜色应注意互相调和。

②会议室:以浅色与中性的颜色为最佳。

③会客室:以欢愉的、中性的颜色为最佳。

④走廊:宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。

⑤休息室:男休息室宜用蓝色，女休息室宜用淡红色。

⑥私人办公室:可以用深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。

⑦地下室与储藏室:宜用具有高度反射光线的颜色。

(3)空气调节

空气调节即控制办公室中空气的温度、流通、湿度与清洁四个基本因素。如只控制其中的三个因素、两个因素或一个因素，只能称为部分的空气调节，而非全部的空气调节。许多办公室的温度太高，工作人员有不舒适与头昏之感。应于冷暖机上装设调节器，以调节温度。

湿度会影响人类的舒适与效率。在同样温度下，潮湿的空气令人感觉热，而干燥的空气则令人感觉冷。特别潮湿的空气会引起呼吸器官的不舒适，并引起人们的沉闷、疲倦之感。同样，特别干燥的空气则经常引起人们的焦虑与精神急躁之感。办公室理想的相对湿度是40%～60%。如相对湿度20%以下，则办公室的空气太干燥;而相对湿度达到70%，则空气太潮湿。室内如缺乏适当的通风，则令人感到昏昏沉沉与极度的疲劳。正常的通风标准是每个人每小时约需2 000m³的空气。

(4)声音

噪声会令人感到不愉快，分散注意力，增加工作成本，且容易造成人们工作上的错误。一个效率高的办公室应注意声音的调节，防止噪声，力求办公室的安静。

①减少或尽可能消除声音的来源。在打字机与计算机底下垫毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫，在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。此外，在档案柜、门、桌子、椅子上涂一些润滑剂，并请求职员为别人设想，减少不必要的谈话，使职员养成相互低谈的习惯，均能减少声音。

②将办公室设于安静之处。建筑物之顶楼通常是声音较低之处，因为其远离街道车辆与行人。此外，避免将办公室直接暴露于声源或太拥挤之处。

③把办公室与声源隔离。将所有发出音响的设备与机器置于一个单独的房间，尚不可能的，将主要的声源设备与机器集中于一处，较散置于办公室各处为优。

④办公室的地板、天花板与墙壁采用防音板或吸音的材料时，声音会很快地消失。地板采用地毯可吸收声音。同样，窗帘亦能吸收声音。天花板及墙壁可采用多孔纤维状的矿物瓦。

⑤窗户宜用两层玻璃，当街市声音太嘈杂时，将窗户关闭。

⑥任何办公器具不得放于金属墙之前，以减少回音。

⑦按照工作流程布置座位，以减少人员往返走动之声。

⑧宜专设会客室接待来宾，以免谈话影响办公。

(5)音乐

当职员工作时，如播放适当音乐，则可改进工作的条件，减轻职员心理与视觉的疲劳，减少其精神的紧张，并使职员有愉快之感。

办公室因播放音乐而受益最大的工作包括档案、收发、打字、接待、打孔与查对等。在对35 000名以上职员所做的一项调查显示，90%以上的职员喜欢在工作时播放音乐;同数的职员相信音乐能使工作更加愉快;并且几乎85%的职员称播放音乐时，工作就不会感到单调。

音乐需加适当的控制，即为实现特别目的，音乐应预先安排。凡令人分散注意力与引起人们注意力的音乐，如沉闷的管乐与独奏曲应予排除。音乐之选播应配合特别的办公室工作，视职员的性情需要。早晨宜选用轻松愉快的音乐，最大激励的音乐可于中午前及下午播放。办公室的音乐以选播轻快的古典音乐与节奏轻快的音乐为主。

2)办公室布置的程序

对各部门的业务、工作内容与性质加以考察与分析，以明确各部门及各员工间的关系，以此作为决定其位置时的依据与参考。

列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室空间大者可3～10m²，普通者1.5～8m²即可。

根据工作需要决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。

依据这些步骤所得结果加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

3.具体布置及效果

新增部门销售部的职能特点决定了他们的工作要与客户打交道，应进出便利，接待客户区域应位于靠近办公楼大门或办公室门口的位置，便于接待。因此，根据公司总体场地条件，将三层办公楼中第一层原作为库房的两间房间划归销售部使用，库房物品挪至他处。这两间库房南北相向，一间朝北约12m²(4m×3m)，一间朝南约40m²(4m×10m)。朝北的那间较小的房间作为经理办公室，南面的大房间作为销售人员办公室，并辟出一半空间作为会议室。

办公室内的布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序、错落有致、功能清楚、互不干扰。销售经理应有专门的办公室，以便其可以集中精力处理重要问题。秘书的位置则在上司销售经理办公室门外一侧，起守护挡驾的作用。在空间处理上，秘书和上司的办公室相连，其作用是既保证上司工作的相对私密性，又便于秘书接受上司的工作安排等。

销售人员在一间大办公室中，办公区域采用直线式条块布局，便于控制和监督。有条件时，应单独辟出会议室;这间办公室面积较大，故将其分成两间，里间为会议室，可以避免干扰。公用设备(如饮水机等)应摆放在交通便捷的公共区域;办公设备的位置要注意与工作位置的距离，以节省工作时间，方便人员使用;通道区域不能放置任何有碍行走的物品，办公桌椅和柜架的排列方式应尽量减小所占据的空间，扩大可利用的空间。特别要注意视觉感觉开阔，空间大了，办公心情自然会好，而且做事也容易施展得开，整体布局要美观。

4.2.2　环境布置案例

客舱服务部的办公室

我很喜欢参观各个航空公司的客舱服务部，这里是空中服务的管理部门，很多领导和工作人员都是从空中乘务员这个岗位成长起来的，他们大多是一些心思细腻的人。办公桌上最常见的物品是飞机模型，各种型号的都有;一些桌上放着从国外飞行带回来的新颖的办公用品，如胶水、笔、便笺等，似乎花自己的腰包买一些办公用品也没有关系，最重要的是工作时开心;偶尔在桌子的隔板上能够看到他们的飞行照片，因为大多数人仍在从事飞行工作，即使进入机关承担乘务管理，也不会完全脱离飞行，只有时刻了解当前的旅客需求、航线特点、服务现状，才能够实施有效的管理。如果一进门看到衣架上挂着飞行的制服，下面放着飞行箱也不要奇怪，一定是有人刚下飞机又赶来上班。尽管每个办公室的物品都很多，但却不会给人以凌乱污浊之感，这完全得益于他们对物品有效的归纳和整理，当然最重要的是营造出来的氛围。

讨论:好的办公环境应该具有哪些要素?

好的办公环境会使人有工作的欲望，客户也愿意拜访和交流。每一个身在职场的人，为了自己、为了同事、为了客户，有责任和义务创造一个舒适的办公环境。

(1)要尊重办公室的私人空间。尽管一个办公室里可能有两个以上的人在一起办公，但并不意味着办公室所有的地方都是两个人共有的，如办公桌、椅子、计算机等，就不能随意地使用。办公室里的私人空间是十分有限、十分宝贵的，互相尊重就显得尤为重要。当进入他人办公室之前，应敲门询问可否进去，而不能想当然地认为这是工作场合没有隐私。进去后，如果对方不在，想留下来等候，不能翻阅同事的私人物品，使用计算机、拆看私人信件或是翻看文件、名片盒、抽屉等，这些都是很不礼貌的行为。当主人不在时，尽量不要在其办公室里长时间逗留，留下一个字条，请对方回来后找你是比较妥当的做法。如果是同一个办公室的同事，需要使用对方的物品时，也要征询一下意见，例如:“我想用一下你的计算机，我的计算机又死机了，这个文件很着急。”获得对方许可后再使用。即便对方的计算机正在空闲，也不能自作主张使用，因为计算机里也许有一些对方的私人信息和打开的文件，征询的目的是为了得到允许，同时也是提醒对方关闭打开的文件及一些信息。

(2)要爱惜办公用品。使用复印机、打印机、扫描仪等公共办公用品时要爱惜，不能浪费，当纸张、墨盒用完时，要及时更换或通知有关部门，以方便其他同事使用，态度要谦让礼貌。当自己要复印较多文件时，如果等待的同事只复印一张，应让对方先用或暂时中断自己的复印。不要长时间占用工作电话来打私人电话，如果接到私人电话也要长话短说，避免影响和耽误工作。

(3)要正确使用办公场所。必须明确一点，办公室是用来工作的地方，不要在这里互诉衷肠、传播消息、打情骂俏和议论是非，这些聒噪的声音既令人厌恶，也是对办公环境的一种污染。当然，彼此可以健康地聊聊天、讲讲笑话调节一下气氛，但要视当时的状况及大家的情绪而定。

(4)要保持办公室的清洁。不仅要让自己衣着光鲜，也要确保办公室整洁有序，否则，你穿得再漂亮看上去再有身份，脏乱的办公室也会为你泄密。将办公物品码放整齐，合理归类，这样即使物品较多，看上去也不会觉得脏乱。此外，在办公桌用餐完毕后应及时清理并开窗流通空气，一次性的餐盒及时扔掉，开盖的饮料要尽快喝掉。在办公桌上摆放食品、饮料是很不雅观的，所以午饭时间吃的零食、饮料在下午上班时应尽可能处理掉，或者藏在不惹眼的角落。有强烈味道的食物(如大蒜、榴莲)不要拿到办公室;像大豆、核桃等吃的时候会发出较大声响的食品也尽量不在办公室食用。进餐的时间不宜过长，否则，气味很可能会影响其他同事的休息或工作。如果吃饭时有人和自己说话，要将食物咽下、擦一下嘴再说话，嘴里含着东西讲话既容易呛着自己，对别人也不够尊重。吃完后要及时擦嘴、洗手，吃块口香糖或者使用漱口水保持口气清新。如果有公共厨房，在冲泡咖啡或是加热食品时也要保持那里的整洁，时刻记着将清洁与方便留给同事。办公室里弥散着咖啡味道很提神也很诱人，但如果办公桌、公共厨房里到处是脏的咖啡杯和空的糖包，就会大煞风景。

办公室的环境如同每个职场人士身上的外套，要靠自己保持清洁，千万别忽视了自己的“第二张脸”，也许你给领导的印象会由此开始，同事对你的感觉也会由此而来，它的重要性不言而喻。