日常工作会议主要流程

6.1　日常工作会议主要流程

6.1.1　会前工作

1.安排会议主题或议题

会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。确定主题的主要方法有:一是要有确实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。提出议题有两种情况:一是由领导提出;二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是秘书部门征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。

2.确定会议相关事项

1)确定会议名称

有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成:

(1)会议主办单位的名称;

(2)会议的主题;

(3)会议的类型。

例如，“××集团公司经贸洽谈会”这个名称，其中，“××集团公司”是会议主办单位的名称，“经贸”是会议的内容或主题，“洽谈会”是会议的类型。另外，有的会议名称还可以包括时间和范围等因素。例如，“××集团公司×年全体员工总结大会”，其中，“×年”是会议内容针对的时间，“全体员工”是会议的范围，“总结大会”表明了会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。

2)确定会议的规模和规格

会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。

3)提出参加会议的范围或人员名单

在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般是指参加会议人员的级别、地位;这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。目前，社会上有些单位办会，动不动就请上一大堆“名人”，其实与会议的内容毫不相关，只是想借“名人”提高企业的知名度，这样做虽然可能会引起一时轰动，但增加了成本，很可能造成不必要的浪费。还有个别单位和地区存在着“陪会”现象，即应该一位领导出席的会议，但实际上却带着秘书、司机、家属等一行人，不仅给会议主办单位造成很大压力，更给与会者单位造成了不必要的经济负担。因此，在拟定会议范围或人员名单时，应尽量避免类似情况的出现，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。

3.拟订会议的时间与会期

1)提出会议召开的时间

召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后确定，原则上应尽量赶早不赶晚，但也要注意以下几点:

(1)要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间;

(2)主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以除外;

(3)会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后再确定会议召开的时间。

2)确定会期

会期是指召开会议时间的长短。确定会期应当与会议的内容紧密相联。即内容多、议题复杂，需要与会人员充分发表意见的会议，会期可长一些，反之则可短些。确定会期也应当遵循精简效能的原则，尽量开短会。为此，可以采取限定发言时间的做法，以提高会议的效率。

4.拟订会议的议程与日程安排

1)拟订会议议程

拟订会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。

一般议程的顺序如下:

(1)宣布议程;

(2)说明人员缺席情况;

(3)宣读并通过上次会议的备忘录;

(4)财务主管报告;

(5)其他报告;

(6)新的议题;

(7)有关人事任免;

(8)提名并选举新的负责人;

(9)通知有关事项;

(10)宣布休会。

2)安排会议日程

会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上三个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括时间(可具体到×小时×分钟)、内容和地点。

3)案例——简明的会议议程

××市管理协会技术训练专题研讨会会议议程

一、专题报告:《当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势》

二、销售与服务训练演示

三、座谈讨论

四、大会交流

实例

时间安排:

上午：8:00

　　　8:15

　　　10:00

　　　11:00

中午：12:00

××市管理协会技术训练中心秘书处

××××年×月×日

会议日程安排

××市管理协会技术训练专题研讨会日程安排

内容安排:

报到

报告会××

销售训练演示

服务训练演示

午餐

地点:××饭店一楼大厅

饭店五楼会议厅

下午1:30

分组研讨

第一组六楼会议室

第二组七楼会议室

第三组八楼会议室

××饭店五楼会议厅

5.准备会议文件

会议文件的准备工作主要是起草和印发。起草的文件主要有开幕词、讲话稿、工作报告以及决议草案。起草的原则有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务。

文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。

6.落实后勤工作会务

后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、规格高、参加人数较多的会议，如果后勤工作做得不好，将会严重影响会议效果。

准备阶段的后勤服务应做好以下工作:

(1)会议经费项目预算。主要包括会场租金、场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。

(2)落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作。

(3)制作会议证件。会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。

(4)制定会议的值班工作与保密工作方案。

6.1.2　会中工作

1.会议签到

按会议签到工作的基本要求完成会议的签到工作。

为了随时掌握报到人数，要认真做好签到工作。

秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。

1)簿式签到

簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口造成拥挤现象。因此，簿式签到方式比较适合于小型会议或庆典性会议。

2)卡片式签到

卡片式签到又可以分为两种:一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可;另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入计算机，与会者入场完毕后，签到情况便立即在计算机屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。

2.协助正确使用会场设备并发放会议用品

会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备以及必要的安全设施等。秘书人员应当会使用录音、摄像等设备，秘书人员还应提供会场用品，包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。

3.协助完成与会人员的食宿安排

与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。虽然在会议召开前食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见，秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。例如，有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给予调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意;有的与会者可能对饮食不习惯而提出意见，也应尽量改进。总之，应尽量采纳合理的意见要求，并给予满足。

4.会议记录

1)为会议记录做好准备工作

作为一个秘书，应在会议期间做好记录和笔记，担任好会议的记录员。会议记录员应协助主持人进行会议的筹划和安排工作。正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此，务必准确、完整和条理清楚。

(1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸;

(2)准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录;

(3)要备有一份议程表和其他的相关资料文件，需要核对相关数据和事实时随时使用;

(4)提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者;

(5)在利用录音机的同时必须手工记录，这样可以防止录音机中途出故障所带来的一系列问题。

2)会议记录的内容

(1)会议描述。包括会议类型、时间、日期和地点。

(2)与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。

(3)会议过程。宣读上次会议记录、在会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务，决议应包括会议上的确切措辞、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。

(4)主席、记录员签名。

3)会议记录的方法

(1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要概括地记录;

(2)漏记的内容可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释;

(3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

4)会议记录的修改

(1)在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准;

(2)如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误;

(3)会议记录一经签名，任何地方都不能再做改动。

5)会议记录的要求

(1)真实。正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名和全体成员通过，就不得再改动。

(2)完整。会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。

(3)简洁。会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。

(4)准确。会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，不能有任何内容错误。

6)会议记录的结构与写法

会议记录的结构是:标题+正文+尾部。

(1)标题

①会议名称+文种，如“××集团公司第三届董事会会议记录”。

②文种，如“会议记录”。

(2)正文

正文的结构是:首部+主体+结尾。

①首部。会议概况，包括会议名称;会议时间;会议地点;会议主席(主持人);会议出席、列席和缺席情况;会议记录人签名等。以上六项应在主持人宣布开会前填写好。

②主体。会议内容，包括以下内容:

(a)会议议题。如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。

(b)发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。

(c)会议决议。决议事项应分条列出。有表决程序的要记录表决的方式和结果。

③结尾。另起一行，写明“散会”，并注明散会时间。

(3)尾部

右下方写明“主持人:(签字)”、“记录人:(签字)”。

例文

天地公司项目会议记录

时间:2004年6月10日上午9:00

地点:公司第一会议室

出席人:各分公司与直属部门经理

主持人:赵亮(集团公司副总裁)

记录:董晴(总经理室秘书)

一、主持人讲话:今天主要讨论一下前期工作的问题。(略)

二、发言:“美廉娱乐城”的兴建立项以及如何开展。

第一分公司齐总:该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……(略)

第二分公司刘总:该项目应以体育健身为龙头，带动其他餐饮娱乐项目。(略)

市场部郭总:汇报市场调查与预测的结果。(略)

财务部黄总:汇报公司的资金状况。(略)

技术部王总:汇报建筑项目投、招标情况。(略)

三、决议:

(一)～(四)(略)

四、散会(上午12:00)

5.编写会议简报

会议简报反映会议进程、动态和主要问题，旨在协助领导掌握会议的全局和主要信息，以便及时指导，开好会议。写会议简报要做到简要明确，迅速及时。

简报的结构是:报头+报核+报尾。

1)报头

报头设在第一页的上方，与正文部分隔开。约占全页三分之一的位置，下边用横线。报头有如下内容:

(1)简报名称。一般用套红印刷的大号字体，如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。

(2)期号。写在名称下一行，用括号标注。

(3)编印单位。在期号下、间隔线上居左书写。

(4)印发日期。写在与编印单位平行的右侧。

再下面，用间隔横线将报头与报核隔开。

2)报核

即简报的中间部分，主要结构是:按语+标题+导语+主体+结尾。

(1)按语。部分简报在标题上端加注编者“按语”，以说明编发这份简报的目的，或对文中所列事项进行评价。

(2)标题。简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。

(3)导语。简报的导语应简明扼要地概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语一般有4种写法:提问式、结论式、描写式和叙述式等。导语一般要交代清楚谁(某人或某单位)、什么时间、干什么(事件)和结果怎样等内容。

(4)主体。即简报的主要内容。用足够的、典型的、有说服力的材料将导语的内容加以具体化。

(5)结尾。或对主体部分进行归纳和概括，或提出希望及今后的打算。

3)报尾

在简报最后一页下部，用间隔横线与报核隔开，横线下居左写明发送范围，最后在间隔横线下居右的括弧内注明共印多少份。

例文

铁通公司××分公司

会议简报

第(8)期

铁通××分公司办公室　　　　　　　二○○四年六月十四日

编者按:6月13日，铁通公司总部召开了贯彻信息产业部精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议，这是铁通公司成立以来召开的精神文明建设和行风建设的第一次电话会议，会议内容很重要。本期《情况简报》转发×××副书记的讲话要点，望各单位接到《情况简报》后立即着手这方面的工作，待公司总部正式发文后，分公司再根据实际情况做出具体安排。

会上铁通公司副总经理×××传达了会议精神及信息产业部精神文明建设领导小组和行风建设领导小组下发的关于规范市场秩序，深化创建活动的文件。铁通公司党委副书记×××就如何贯彻会议精神做了重要讲话，他提出4点意见:

一、提高认识，统一思想，把精神文明建设当作企业的一项重要工作来抓。

二、结合实际，突出重点，抓好当前精神文明建设的重要任务。

三、运用媒体，抓住典型，把精神文明创建活动引向深入。

四、加强领导，形成机制，把精神文明建设落到实处。

最后再次强调，开展这项活动，一定要和建党80周年活动以及公司上下正在开展的主题活动结合起来、统一起来。在通信工作会议上已经形成了这样的共识，即铁通公司的思想政治工作要紧密地围绕企业效益最大化来展开，所以，凡属政治工作的内容，都要紧密地结合企业的经营、生产与管理活动，避免“两张皮”，克服“假、大、空”。

送:××办公室、公司各部　　　　　　　　(共印30份)

6.做好会议值班、保卫工作

(1)会议值班制度要健全，人员要坚守岗位。中大型会议一般要有会务秘书坚持24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。

①在会议中协助搜集有关情况，整理文件和资料，传递各种信息。

②要控制与会议无关人员随便出入会场，特别是保密性较强的会议，更不能让外人随意进出。

③手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题时，及时与之联络、请示。

④要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

⑤要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

⑥必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者提供各项具体的服务。

⑦做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

⑧必要时，应建立主管领导带班制度。

(2)会议保卫工作。会议安全保卫应包括如下内容:

①与会的重要人员人身的安全保卫;

②会议重要文件的保卫;

③会场和驻地的保卫;

④会议的各种设备用品的保卫;

⑤与会者私人贵重物品的保卫。

6.1.3　会后工作

1.会议文件资料的立卷归档

1)会议文件的收集整理工作

(1)确定会议文件的收集范围;

(2)选择收集会议文件的渠道;

(3)运用收集文件的不同方法。

2)会议文件的立卷归档

把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报以及会议报道等，进行分类立卷归档。

2.会议经费结算工作

(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法;

②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等);

③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等;

④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。

(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。

3.安排与会人员返程

案例

天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

分析

会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点:

(1)提早做好与会者的票务登记预订工作

①应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。

②要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。

③一般情况下，要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。

④届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。

(2)帮助与会者提前做好返程准备

①提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。

②提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。

③帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。

④准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。

⑤帮助部分与会者托运大件物品。

4.会议总结

总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。

(1)会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下:

①检查会议目标的实现情况;

②检查各个小组的分工执行情况;

③将员工自我总结和集体总结相结合;

④以总结经验、激励下属和提高工作水平为目的。

(2)决定会议效果的主要因素有以下几个:

①是否具有召开会议的必要;

②会议准备得是否充分;

③议程是否科学合理;

④主持人的能力水平;

⑤是否严格控制了会议人数;

⑥与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。