总结会管理

项目九　总结会管理

知识目标

1.掌握日常总结会会务的要点和程序;

2.熟悉总结会的基本内容和要求;

3.掌握总结会会务工作的具体环节和技巧;

4.能科学合理地安排会议的规模、模式、性质、公开程度、地点及方式等。

能力目标

1.能制定出完备的总结会会议策划书;

2.综合协调会议中的各类事项;

3.能够妥善处理会议中出现的各类突发事件。

案例导入

企业经验总结交流会

浙江永兴控股集团有限公司是国内一家经营办公椅、休闲椅、沙发的龙头企业，年销售各类办公转椅、休闲椅、沙发180万把(套)，被誉为“中国椅王”。公司成立至今，已形成独具特色的产业链，产品多次赢得“中国消费者信得过名优产品”的称号，“永兴”被授予浙江省著名商标、浙江省名牌产品等称号。据中国家具行业协会统计，永兴集团在中国家具行业排名第28位，在家具办公椅行业排名第一位，成为中国坐椅产业的领军企业。2007年，公司实现销售收入6.1亿元，创利税6 900万元。

目前，永兴集团产业已涉及家具、房地产、旅游以及商务咨询等领域和行业，现有员工3 000余名，下属分公司有:湖州肯萨斯家具有限公司、浙江博美投资有限公司和湖州伟升皮业有限公司。永兴集团下设办公椅厂、沙发厂、休闲椅厂、皮革厂、五金厂和油漆厂等。公司办公椅产品远销COSCO、IKEA、WAL－MANT等欧美集团，沙发销往全国各地，优质的产品赢得了国内外客户的青睐。销售收入多年保持150%以上的增幅。永兴已成为中国转椅业的企业——安吉家具转椅业的一面旗帜，正领跑安吉县工业经济又好又快地发展。

永兴集团成立至今已有15年，15年风雨兼程，15年沧桑剧变，15年商海弄潮，15年激情跨越;永兴一直遵循着自己的理念经营，不断在做大、做强;永兴的品牌形象就这样不断闪光，15年来，永兴演奏了激情澎湃而优美灵动的华彩乐章。

为了促进安吉经济的快速腾飞，安吉县经贸委决定召集全县制椅企业召开经验交流会，会议采用现场参观等多种生动形象的形式重点介绍永兴的先进经验。

案例探究

1.在本案例中，应该由谁来组织策划会议?

2.会议筹备组在拟定策划方案之前，应做好哪些准备工作?

3.会议策划方案指的是什么?应该有哪些主要内容?

案例分析

作为安吉县经贸委办公室秘书，需要在举办此次会议的过程中注意和遵循的原则程序如下:

1.获取全面的经验资料

为了能有效地宣传“中国椅王”永兴集团，使本次经验交流会达到预期的目的，必须要做好“中国椅王”永兴集团的宣传工作，秘书工作的核心是围绕董事长的专题发言和集团的现场参观，与永兴集团董事长进行沟通交流，收集永兴集团各方面的经验资料。

2.做好组织工作与接待工作

本次会议的主要任务可以分为两个部分:专场报告会和现场参观。联系参会人员，合理选择地点，预定会场和布置会场等是秘书必做的工作。

3.草拟总结会会议计划

1)会前事项的联系沟通工作要点

根据公司领导的要求和会议的性质，确定时间、地点、规模、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务组的组成人员与分工，与相关部门进行沟通，培训参观解说人员，制作并寄发请柬，设立接待服务处，准备礼品或纪念品。

2)会中各项工作任务要点

(1)布置会场;

(2)编写会议期间各种文字资料;(3)安排食宿、交通工作;

(4)突发事件的处理协调工作。

3)会后各项工作任务要点

(1)整理会议记录、发言稿、原始材料等，均应立卷、归档，正式印发的文件应及时印发;

(2)做好与会人员的财务结账工作，做好驻地、会场的善后工作。

4.报请上司审批

会议策划方案拟订之后，应及时报送主管审批。一经主管领导批准，该接待计划一般就不再改动了。