新产品信息发布会会务工作理论概要

11.1　新产品信息发布会会务工作理论概要

11.1.1　新产品信息发布会

新产品信息发布会是一个企业组织直接向新闻界发布有关本企业新开发产品的信息而举办的活动。

11.1.2　新产品信息发布会工作的一般程序

1.制定信息发布会会务工作计划

1)会前

为了使会议能有条不紊地进行，秘书必须要对会议做全盘的规划和控制，从时间上来说，按照会前、会中和会后做好预案;从职责上来说，要有明确的分工分组;从内容上来说，主要可分为文稿制作、反馈落实和总体控制三个方面。

(1)文稿制作

①整理制作信息发布系列产品文字介绍。本公司图文简介内容、产品介绍及已取得的良好社会效果文字介绍。

②拟写会议宣传海报。在撰写海报时，要能体现海报的主要要求:图文并茂，文字力求简洁、条目清楚明了。根据内容需要，加上美术图案，色彩和构图要醒目、简洁、明快，具有时代气息和装饰美。尽量使海报的设计有创意，让人感觉耳目一新，以扩大宣传效果。

③拟写会议方案。根据所收集到的材料拟订会议议程和日程，并写出完整、详细的会议方案。

④拟写领导发言稿和现场演示人员解说词。

⑤现场演示活动宣传资料。准备一份简明的说明书，制作电影、录像片。

(2)服务接待

①会前事项的联系沟通工作要点。根据公司领导的要求和会议的性质确定时间、地点、规模、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排以及会务组的组成人员与分工。

②与各家媒体和相关部门进行沟通，制作并寄发请柬。培训现场演示解说人员。设立接待服务处，准备礼品或纪念品。

③会场布置工作要点。秘书要事先按照出席人员的名单安排好座位顺序，并准备好座位卡，放置在会议桌上，以便各人对号入座。座位安排原则是客方坐于主方的右侧，秘书与随行人员各以身份高低坐于主方或主宾旁边。按座位放置参会人员用品，如文具、饮料、水果、餐巾纸和茶杯等必须用品。调试好会议的音响等设备，做好会场的气氛渲染。如果本次会议的气氛是轻松、愉快的，那么在装饰品的选择和条幅及旗帜的选择上都要突出这一气氛。精心做好展示准备工作，如场景的布置、系统仪器的陈列、文字的说明以及解说人员的配备等。尽量做到系统功能介绍明确，又不使技术机密外泄。

2)会中

(1)宣传方面

①接待各方媒体记者;

②做好各种会议记录。

(2)服务方面

①会议期间的食宿、交通工作;

②突发事件的处理协调工作。

3)会后

(1)宣传方面

①整理会议期间产生的各类记录、发言稿等原始材料，并立卷、归档;

②正式印发的文件及时印发。

(2)服务方面

①做好与会人员的财务结账工作;

②做好驻地、会场的善后工作。

2.一般信息发布会会务工作流程

1)会前准备

(1)确定信息发布会的主题。信息发布会的主题大致有两类:

①说明性主题。如企业推出新产品、企业经营方针发生改变等，此时，信息发布会主要是对外宣布决定。

②解释性主题。如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等，此时，信息发布会主要是对所发生的事件进行解释。

(2)选定信息发布会举行的时机。时机选择是否理想对信息发布会的效果有着重要影响。适于举办信息发布会的时机有:公司及产品(服务)已成为公众关注问题的一部分;公司或其成员已成为众矢之的;新产品上市;开始聘用某大腕明星做自己的广告模特或代言人;公司人员重大调整;公司扩大生产规模;公司取得最新纪录的销售业绩，等等。

选定时机要注意避开节日与假日，避免与重大社会活动相冲突，防止与新闻界的宣传报道重点相冲突。

(3)确定信息发布会举行的地点。可考虑以下地点:本单位所在地;事件发生地;当地著名的宾馆、会议厅等;发布会现场还应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，照明设备是否完好、齐备，座位是否够用等。

(4)确定邀请的对象。应根据信息发布会的主题确定邀请对象。新闻记者是信息发布会的主宾之一，邀请哪些记者参加应根据信息发布会的性质而定。如果是为了扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地多邀请记者;如果只是进行宣传解释，则邀请面可小一些。此外，广告公司、客户、同行等也是受邀请的对象。要拟订详细的邀请名单，提前7～10天发出邀请，临近开会时还应打电话联系落实。

(5)选择信息发布会的主持人和发言人。信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。信息发布会的发言人通常由本单位的领导者担任，因领导者对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，所以由他们回答记者的提问更具权威性。

(6)准备会议材料。信息发布会应准备四方面的材料:

①发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。

②回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案。

③报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。

④其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光盘等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。

(7)预算会议所需费用。根据信息发布会的规格和规模做出可行的经费预算。费用项目一般有:场地、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材、邮费、电话费以及交通费等。需要用餐时还应加上餐费。

(8)其他准备工作。如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作以及与会人员的仪态举止训练等。

2)会中工作

(1)签到。

(2)分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中有信息发布稿、技术性说明(必要时发放)、主持人的传略材料和照片以及会上要展示的产品或模型的照片。

(3)宣布会议开始。会议开始时，主持人应简要说明召集会议的目的、所要发布的信息或事件发生的背景和经过等。

(4)发言人讲话。

(5)回答客户、记者等与会者的提问。

(6)接受重点采访。

3)会后工作

发布会结束后，应在一定时间内对其进行一次认真的评估。

3.重要的信息发布会会务工作流程

1)宣传资料的撰写

如产品成功案例介绍。

2)主持人相关事宜

(1)主持人人选

会议主持人是会议进行中的一个核心角色，他应该能够有效地控制会议的进度和会场上的气氛，并得到大多数与会者的认可。一个合适、优秀的会议主持人可以挽救一场濒临崩溃的会议，同样，一个错位的会议主持人则可能会断送一场原本可以取得高效的会议。所以在选择会议主持人时必须相当谨慎小心。

(2)主持人的职责

会议主持人是作为会议主体的代表对会议活动的整个过程担任主要指导责任，进行全面组织和对会议进程实施有效控制的人，会议主持人的职责就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员、完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。

(3)会议主持的方法

会议主持的方法是指会议主持人在主持会议的过程中，为使会议尽快地达到预期的目的、更迅速地取得成果而使用的一些特定的技巧，其中包括如何优化会议时间和会议议题的技巧;如何合理控制会议节奏的技巧;如何使与会者充分发表意见的技巧;如何激发与会者创造性思维的技巧;如何改变会议沉默现象的技巧;如何向与会者提问的技巧等。会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，使会议的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在规定的有限的时间内取得最有成效的成果。

(4)有效控制会议的进程

①控制会议进程的要点。在会议进行过程中，作为会议主持人，要合理地控制会议节奏，提高会议效率，就要对以下三个方面给予特别的关注:为会议规定节奏，为会议创造节奏，灵活、合理地调整会议节奏。

②控制会议进程的技巧。会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况灵活地采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，就需要会议主持人掌握一定的控制技巧。