秘书文档管理

项目十三　秘书文档管理

知识目标

1.掌握文件归档的步骤和制度;

2.掌握归档文件整理的内容和要点;

3.掌握档案鉴定的价值标准和档案销毁的注意事项;

4.掌握档案保管的任务，熟悉档案库房日常管理;

5.掌握档案著录规则;

6.掌握档案阅览及外借的手续及注意要点。

能力目标

1.能制定档案归档制度，并能正确判断具体文件是否需要归档;

2.能按照归档文件整理的程序和要求进行归档文件的整理;

3.能够编制档案保管期限表，并能对具体文件的保管期限进行鉴定;

4.能够依据规则对档案库房及架柜进行编号，并编制档案存放位置索引;

5.能够根据著录规则进行文件及条目著录;

6.能够编制档案阅览室制度，正确填写档案代理卡。

案例导入

通达公司的档案管理

通达公司是一家经营服装加工设备、零配件、耗材及周边产品的专业公司。公司下设市场开发部(组织新产品的市场开发，开发新产品、新用户)、财务部(负责资金的运用与监管)、业务部(负责订单下达、货款管理和结算发票管理)、采购部(负责集团物资的采购和管理)、综合管理部(负责劳动、人事和工资等各方面基础管理及党务工作)、营销管理部(对资源、价格、信息、网站和考核等工作进行管理)。

由于通达公司刚成立不久，很多规章制度还很不健全。鉴于文档管理工作的重要性，公司准备制定档案管理制度，具体任务交给了秘书小陈。

案例探究

1.什么是档案管理制度?它应该包括哪些内容?

2.陈秘书在拟定档案管理制度之前，应做好哪些准备工作?

案例分析

陈秘书在拟定公司档案管理制度时，应做好以下工作。

1.了解档案管理制度的含义及内容

档案管理制度是对公司有保存和长久利用价值的文书进行收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等的制度。

档案管理制度应从档案管理机构及其职责、归档制度、档案保管、档案鉴定和档案利用等方面进行拟制。

2.拟制档案管理制度前应做的准备工作

(1)确定归档范围和归档时间;

(2)编制公司档案保管期限表;

(3)确定档案整理分类方案;

(4)制定档案利用的各种登记表格。