档案管理工作理论概要

13.1　档案管理工作理论概要

13.1.1　档案的收集工作

1.含义

档案的收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作中极为重要的一个环节。档案收集工作就是按照规定，通过例行的归档制度和专门征集的办法，将分散在个人和职能部门的具有保存和利用价值的文件，分别集中到相应的档案管理部门的一项工作。归档是档案的主要来源。

企业文件归档是指企业内部的各职能机构和所属单位，将各项事务活动中形成的、具有保存价值的文件，按照归档制度移交给档案部门集中保管的工作。归档和收集是一项完整工作的不同方面，是企业文件工作和档案工作的连接点，归档是企业文件工作的终点，接收归档文件(即档案收集)则是档案工作的起点。

在设有档案部门的企业中，秘书要严格按照相关的制度和规定负责做好文件的归档工作。

2.归档的步骤

(1)归档之前，秘书人员要根据归档制度确定归档范围;

(2)档案部门要事先检查验收归档案卷的质量;

(3)履行归档手续，进行案卷的移交，完成归档工作。

3.归档制度

1)归档范围

归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。文件材料归档与否主要取决于文件本身的保存价值。凡是在本企业活动中直接形成的，在当前或一定时期内具有凭证作用和长远的历史查考作用的文件均属归档范围。

各单位应根据本单位的实际情况，制定归档文件的范围，对哪些文件应该归档、哪些文件不应该归档做出相应的规定，秘书人员应该熟悉这些规定。如果公司现在还没有类似的规定，秘书应协助有关人员制定。

2)归档时间

归档时间是指文书(文件)处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。

当然，为了促进文档一体化管理的实现，事情办理完毕后，对相关文件进行价值判定和简单的排列、编号即可归档，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”。尤其是某些小企业，工作人员数量少，文书(文件)处理集中，文书处理和档案工作由一人兼管，可不专门规定归档时间。

3)归档文件的质量要求

归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

4)归档手续

文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据归档文件目录详细清点。经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将归档文件目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。

在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关，不需要履行上述归档手续。但是在档案人员调动工作时，应参照上述办法办理交接手续，即“明立案验，依例交接”。

13.1.2　档案的整理工作

归档文件的整理是指将文件进行修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。秘书人员在对文件进行整理时必须遵循归档文件整理规则，按程序进行系统整理，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管和利用。

1.修整

为保证档案能够长期保存和有效地利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

2.装订

归档文件材料修整完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态;同时可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

3.分类

分类是指将所有归档的文书，按照自身的内容、形式、时间以及来源等方面的异同，分门别类地组织在一起，使所有归档文件构成一个有机的整体。

常用的分类方法有年度分类法、保管期限分类法和组织机构(问题)分类法。

(1)年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类;

(2)机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类;

(3)问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类;

(4)保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

在实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种方法结合使用，称之为复式分类法。

4.排列

文件经过分类后，整体上具有一定的系统性，但具体到每一类文件，仍然处于零散杂乱的状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套的文件可集中排列。

5.编号

编号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖档章并填写相关内容。

6.编目

编目是编制归档文件目录。归档文件目录用于介绍文件的成分和内容，便于查阅和统计。编目应以“件”为单位，根据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，系统、全面地反映归档文件面貌。

7.装盒

归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。

13.1.3　档案的鉴定工作

1.档案鉴定工作的基本内容

档案的鉴定工作就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无需保存的档案予以处理。

具体地说，档案鉴定工作的基本内容包括三个方面:

(1)制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等;

(2)具体判定档案材料的价值，确定其保管期限;

(3)剔除无保存价值和保管期限的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。

档案价值的鉴定，可从档案来源、档案内容和档案形式等方面来考虑。

2.档案鉴定工作的步骤

为保证企业档案工作的质量，必须有计划、有步骤地做好档案鉴定工作。通常企业档案的鉴定必须遵照以下程序，有领导、有组织地进行。

(1)选择和配备合适的人员，组织起临时性的鉴定委员会或鉴定小组，专门从事鉴定工作。鉴定工作组织一般由企业领导、相关业务人员和从事档案管理的人员三个部分组成。

(2)制定一个周密可行的鉴定工作计划，其内容包括鉴定目的与内容，鉴定范围与对象，库藏档案状况与分析，鉴定方法与步骤，具体时间安排和人员分工等。

(3)采取个人阅卷与集体审查相结合的办法，定性与定量相结合地进行价值判定。

(4)对应剔除的档案材料进行销毁处理，针对档案的变化情况调整档案管理体系，总结鉴定工作，做好善后处理工作。

3.档案的销毁

档案的销毁工作通常是在两种情况下进行的:一是从档案的内容来看，没有保存必要的档案;二是从保管期限来看，保管期满的档案。在对上述两种档案进行销毁时，应特别慎重，以免因错误地销毁档案而造成无可挽回的损失。

档案销毁前要编制“档案销毁清册”，经有关领导批准同意后才能销毁。

13.1.4　档案的保管工作

档案的保管工作有防止档案的损坏、延长档案的寿命和维护档案的安全三项任务。

档案保管工作包括以下三个方面:

1.档案库房管理

即库房内档案科学管理的日常工作，主要包括档案库房的使用和安排，档案装具的选择，档案及其柜具的有序化摆放。为了有条不紊地管理库房，应将各个库房及档案架(柜)加以统一编号。为了切实掌握档案的存放情况和迅速地取放档案，应编制存放位置索引。

2.档案流动中的保护

即档案在各个流动环节中的安全防护。为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，应填制档案代理卡。

3.档案保护的专门措施

即为延长档案的寿命而采取的复制和修补等各种专门的技术处理。同时对一切可能损毁档案的因素采取必要的措施，档案管理场所的管理要做到八防:防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。

13.1.5　档案的检索工作

档案的检索工作包括两个方面:一是对档案信息进行系统存储，即将档案中具有检索意义的特征标识出来，按照一定的顺序加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程。二是根据利用者和管理者的需要，通过已经建立的检索工具或数据库从档案群体中查找所需档案的过程。

1.存储阶段的主要内容

1)著录标引

著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来的工作。对每件档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。

2)组织检索工具

组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具或输入计算机，建立数据库的过程。

2.查找阶段的主要内容

1)确定查找内容

确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识的过程。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助于检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。

2)查找操作

档案工作人员采用各种手段，根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。

3.档案著录

档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是编制出档案条目，条目是编制档案目录的基础，许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。

13.1.6　档案的利用工作

1.档案利用工作的方式

档案的利用工作一般有如下几种。

为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法。

在提供利用时，要正确处理利用和保密之间的关系，避免泄露机密。

2.开设阅览室

开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室，直接向用户提供信息的一种服务方式。

开设阅览室必须具备一定的条件:

(1)人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力，了解所藏档案的成分和位置，熟练掌握各种检索工具，能协助用户满足其利用需求。

(2)物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备以及检索工具等必要的物质设施。

(3)制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度，明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续，以及其他相关事项。

阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单，档案管理人员根据调阅单填写情况，入库调档，取出所需文件，并在相应位置上放置代理卡。

阅毕的档案应及时归还，认真清点。

3.档案外借

档案外借服务是指档案馆为满足某些利用需求，暂且将档案借出馆的一种服务方式。

档案外借服务应该注重以下几点:

(1)档案的外借使用要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。

(2)借出档案时，应履行严格的交接手续，并查明外借档案文件的份数及状况，做好外借档案的登记与记录工作，文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名和归还签收人等都属于登记内容。

(3)在借出档案时应点交清楚，并责成借用单位注意保密和保护档案，借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任，保证借出的档案能完整地按时收回。

(4)借出使用的期限不宜过长，对外借档案的数量也应做必要的控制。

(5)档案借出后，应填制代理卡，放置在档案原来的位置上，以便掌握档案的流动和利用情况。

(6)归还档案时，必须认真清点，检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换和散失等情况，并在借阅登记簿上注销。

(7)档案工作人员应经常掌握档案的借出情况，督促借阅者按期归还。