秘书信息管理

项目十四　秘书信息管理

知识目标

1.熟悉文秘信息工作的基本内容和要求;

2.掌握常用的信息采集手段;

3.掌握信息资料收集、整理、传递与反馈、开发与利用的方法;

4.能根据实际情况，综合运用多种信息采集手段，准确、全面地提供信息资料。

能力目标

1.能够明确信息来源，掌握收集信息的渠道与方法;

2.能够运用合理恰当的收集方法收集信息;

3.能够对所收集的信息进行有效的分类与整理;

4.能够灵活运用和处理信息，以提供给领导最准确、最全面的信息支撑。

案例导入

经验交流会的信息收集

目前，我国酒店业的一大弱势就是酒店之间竞争激烈，合作意识太弱，大家都在自己封闭的个体世界里与同一封闭的个体开展竞争，信息交流不畅。世纪酒店管理公司总裁徐总在上任后，充分意识到了酒店业内这种不良竞争状态所导致的严重后果，于是他决定召开公司旗下所属各酒店的经验交流会，力图打破这种狭隘的竞争观念，让大家互相学习、互相促进，从而建立起公司集团的整体竞争优势，使各酒店能在更大的市场范围内开展竞争，在市场沉浮中立于不败之地。

而公司此前的历届总裁都未召开过此类会议，他们主要考虑各酒店之间竞争激烈，没有人能保证各饭店会毫无顾忌地把自己的成功与失败公示于众，尤其在涉及酒店经营业绩和财务信息等方面，所以前任总裁担心好心办坏事，对公司产生不利影响，未敢进行这种大胆的尝试。因此，此番会议的召开可谓是一种突破与尝试。

会议召开日期确定在10月18日，徐总鉴于总裁秘书吴珍工作以来始终拥有认真、稳重和出色的工作作风，任命吴珍为本次会议的全权组织者。而对吴珍而言，这项工作不仅是任务，更是一次重大的挑战，因为她无先例可借鉴，无同仁可请教，她对各酒店的总经理们能否予以合作完全没有把握，全凭自己“摸着石头过河”。但吴珍相信困难可以克服，问题总可以解决，于是她勇敢地承担起了这次重任，开始了会议筹备工作。

吴珍认为，会议成功的关键应是充分的信息准备工作。只有找到充分的信息和数据，为徐总的思路和决策提供有力的支持，才能保证会议的成功，否则，一切语言都将是苍白无力的。为此，吴珍针对会议需要，开展了全面细致的信息收集、整理工作，两天后，吴珍对各项信息进行了系统的统计与分析，并形成了一份详尽的书面报告提交给了徐总。

经多方面的准备，经验交流会顺利召开，徐总在会上提出了非常有力的数据分析和论证材料，很好地印证了徐总对公司采取的改革措施，会议取得了重大成功，从而使世纪集团的整体经营形势得到了有力的扭转。

案例探究

1.在本案例中，秘书吴珍要收集的是哪些方面的信息?

2.吴珍在进行信息收集之前，应做好哪些准备工作?

3.信息收集工作中应该有哪些步骤和内容?

案例分析

作为总裁秘书，吴珍在做好此次会议筹备工作中需要注意和遵循的原则可以做如下分析:

1.了解和掌握背景资料

(1)与会公司的负责人以及具体联系方式。吴珍首先应准确了解与会公司的具体负责人和联系方式，这样才能有针对性地同对方第一时间取得联系，获得最有效的沟通与反馈。

(2)了解与会公司的基本情况。为了使本次经验交流会能达到预期目的和效果，吴珍必须事先对与会公司的经营业绩与财务状况等信息进行具体的收集和调研，了解得越多、越具体，准备工作就越有针对性，会议成功的把握就越大。这些内容吴珍除了向公司总部获取资料信息外，还可以调查问卷的形式，向与会的子公司进行了解。

2.草拟调查问卷，并报请上司审批

为更确切地了解各与会公司的基本经营状况，吴珍需要制作一份调查问卷，将所要了解的内容以调查问卷的形式进行收集和反馈，既可以避免对公司内部信息暴露的顾虑，又可以得到第一手的真实资料。同时，对问卷内容要报请上司审批，以便能有的放矢。

3.同与会公司负责人或部门沟通情况

调查问卷需要及时反馈，同与会公司负责人或部门及时沟通，这样可以为会议筹备争取更多的时间。

4.对各与会公司反馈的信息资料进行筛选、整理和分析

在收到各与会公司反馈的调查问卷后，吴珍需要对所调查的信息进行分类整理、综合分析，将分析整理的结果形成可靠的数据，并以书面报告的形式提交给领导，以便为改革提供最有力的信息支持。